Dados e informações podem ser armazenados em diversos tipos de documentos e arquivos e de diferentes formas (RODRIGUES, 1999). A diferença entre um e outro é expressa da seguinte maneira:
- A. os dados são relevantes para os mecanismos de consulta, os quais apresentam informações dos fatos.
- B. os dados constituem o registro dos fatos, enquanto as informações representam a análise dos dados.
- C. os dados revelam a análise de informações, que por sua vez constituem o registro do histórico arquivístico.
- D. os dados representam a consolidação de documentos, já as informações expressam a rotina administrativa.