A implementação de um programa de gestão documental requer a aplicação de quatro níveis, a saber: nível mínimo, nível mínimo ampliado, nível intermediário e nível máximo. Para que uma instituição apresente o nível mínimo, é necessário:
- A. centros de arquivamento intermediário, para guarda dos documentos após cessar o trâmite administrativo.
- B. gestão de diretrizes administrativas e o uso de recursos de gestão documental automatizada.
- C. programas básicos para controle da produção documental, elaboração e gestão de formulários e correspondências.
- D. programas de retenção e eliminação de documentos, procedimentos de recolhimento para instituições arquivísticas.
- E. sistemas de arquivos e de recuperação da informação, com o controle das atividades protocolo e classificação.