A descrição é a função arquivística destinada a:
possibilitar a utilização do documento pelo produtor durante todo o ciclo vital.
estabelecer a categoria de assunto sob a qual os documentos sejam recuperados.
possibilitar que os dados contidos nos documentos cheguem até aos pesquisadores.
representar os documentos por termos ou palavras-chave.
reordenar documentos de um acervo sem prejuízo da organicidade.
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