Para que sejam considerados de arquivo, de acordo com Schellenberg, os documentos devem obedecer a uma dupla condição: terem sido produzidos ou acumulados na consecução de um determinado objetivo e
manterem o arranjo que lhes foi dado pelo órgão que os produziu ou acumulou.
serem preservados na sua totalidade, sem mutilação, modificação ou destruição das partes que os integram.
seguirem uma linha imaculada de custódia ininterrupta e responsável.
apresentarem regularidade e uniformidade de espécies, tipos, formatos e suportes.
possuírem valor para fins outros que não aqueles para os quais foram produzidos ou acumulados.
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