Em geral, a dinâmica do processo de referência (o atendimento ao usuário propriamente dito) inclui duas fases: uma relacionada à natureza do problema do usuário e outra, às decisões e caminhos percorridos pelo bibliotecário. A primeira fase relacionada à natureza do problema envolve quatro etapas. São elas:
a negociação da questão, o processo de busca, a resposta e a solução do problema.
a pergunta, a negociação, a busca da informação e a renegociação.
a formulação da questão, a entrevista, a estratégia de busca e a busca.
o processo de comunicação, a questão, a pesquisa e as fontes de informação.
o problema, a necessidade de informação, a questão inicial e a questão negociada.
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