Questões de Arquivologia do ano 2002

Indique, entre as alternativas, a frase que melhor define um sistema de arranjo estrutural.

• A. O arranjo deve levar em consideração a ordem origi- nal dos documentos, ou seja, a forma em que estavam dispostos ao serem arquivados, agrupando os documen- tos relacionados a um determinado assunto ou tema.
• B. Por arranjo documental entendemos a guarda de do- cumentos em mobiliário ou equipamentos próprios, nas áreas e estruturas que lhes são destinadas, respeitando sempre os princípios da arquivologia.
• C. Denomina-se arranjo à ordenação dos documentos pro- venientes de mais de uma fonte geradora, reunidos pela semelhança de atividades, em fundos, séries dentro dos fundos e, se necessário, dos itens documentais dentro das séries.
• D. Um sistema de arranjo de arquivos públicos pelo qual, para cada documento, há que remontar ao órgão gover- namental, repartição administrativa ou instituição por que foi expedido ou recebido.
• E.

  Arranjar documentos significa aplicar um conjunto de operações que, de acordo com as diferentes tipologias e atividades da entidade produtora, visam distribuir os documentos de um arquivo.

Um arquivo permanente decidiu confeccionar um inventá- rio que dê informações sumárias a respeito de um dos fun- dos. Para tal atividade é mister sistematizar, além das infor- mações referentes ao histórico e ao resumo do fundo, os dados relativos

• A.

  ao assunto, data, tipologia, resumo, notação, forma, formato, gênero e espécie de cada item documental.

• B.

  à espécie, emissor, destinatário, função, ação, datas tópica e cronológica, assinatura, notação e caracteres externos de cada item documental.

• C.

  à produção, trâmite, arquivamento, seleção, descarte, microfilmagem e condições de arquivamento de cada série ou de cada item documental.

• D.

  à categorização, datas-limite, quantidade, notação e forma de ordenamento de cada série.

• E.

  ao funcionamento da instituição: horários, facilidades, endereço, condições e restrições à pesquisa.

É prática corriqueira, nas instituições brasileiras, a formação de grandes depósitos de massa documental acumulada, vulgarmente denominados "arquivo morto". Tais documentos

• A. deveriam ser incinerados uma vez por ano, evitando o acúmulo.
• B. deveriam ser avaliados, preservando-se os papéis permanentes.
• C.

  representam documentos sem nenhum valor jurídico ou histórico.

• D.

  deveriam ser encaminhados ao Arquivo Nacional para realizar sua seleção.

• E. deveriam ser recolhidos ao arquivo intermediário.

De acordo com o Decreto 2.910, de 29 de dezembro de 1998, que estabelece normas para a salvaguarda de docu- mentos, materiais, áreas, comunicações e sistemas de infor- mação de natureza sigilosa, e dá outras providências, a elimi- nação de documentos públicos sigilosos

• A. ocorrerá apenas com a documentação que tenha se tor- nado ostensiva.
• B. deverá ser feita apenas pelo Arquivo Nacional.
• C. deve ocorrer imediatamente após a vigência dos docu- mentos.
• D. ocorrerá apenas em documentos criptografados.
• E. tornará o respectivo Termo de Eliminação de Docu- mentos igualmente sigiloso.

Você é o responsável pelo processo de eliminação de docu- mentos em um sistema municipal de arquivos de uma cida- de de pequeno porte e poucos recursos. Para realizar a tarefa, de acordo a legislação, você opta por

• A. encaminhá-los para o programa de coleta seletiva de lixo
• B. encaminhá-los para o aterro sanitário.
• C. fragmentá-los manualmente.
• D. incinerá-los em solenidade pública
• E.

  comercializá-los com fabricantes de papelão.

Como instrumentos de destinação, as tabelas de temporalidade

• A. determinam quais documentos descartados deverão ser restaurados.
• B. organizam a transferência de documentos para o arqui vo permanente.
• C. sistematizam o ciclo vital dos documentos determinan- do suas idades.
• D. indicam quais documentos devem ser recolhidos ao arquivo intermediário.
• E. indicam quais documentos devem ser recolhidos ao arquivo intermediário.

De acordo com a já citada Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991, a eliminação de documentos públicos de valor permanente

• A. ocorrerá após concluído o processo de avaliação condu- zido pelas respectivas Comissões Permanentes de Ava- liação.
• B. ocorrerá após a elaboração e o registro das tabelas de temporalidade junto ao Arquivo Nacional.
• C. ocorrerá mediante autorização do chefe do poder exe- cutivo da esfera de competência dos documentos.
• D. não é permitida por serem documentos imprescritíveis e inalienáveis devido ao valor histórico, probatório e informativo.
• E. somente ocorrerá se, após leilão oficial, não houver compradores interessados na sua aquisição.

As fotografias resultantes de atividades desenvolvidas pelo poder público devem

• A. ser organizadas por assuntos, seguindo o método pro- posto pelo código de catalogação anglo-americano (AACR2).
• B. ser encaminhadas para museus ou centros de documen- tação quando retratarem aspectos urbanos antigos.
• C.

  constituir fundos diferentes, de acordo com o fotógrafo autor da imagem.

• D.

  ser agregadas às demais fotografias, públicas ou priva- das, do mesmo assunto, constituindo-se coleções te- máticas.

• E.

  sujeitar-se aos princípios e técnicas arquivísticos, estan- do perfeitamente inseridas no campo da arquivologia.

Você é contratado como consultor de uma instituição pública que vem enfrentando problemas com o crescimento desordenado de seu arquivo permanente. O diretor da instituição lhe pede que encaminhe soluções para o problema. Você, então,

• A. propõe digitalizar parte do acervo para ocupar menos espaço.
• B. propõe um novo fluxograma que otimize o trâmite dos documentos permanentes.
• C. sugere a eliminação dos documentos permanentes sem valor histórico.
• D. elabora um projeto de gestão para os documentos das fases corrente e intermediária.
• E. elabora uma tabela de temporalidade para os documentos permanentes.

A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é um conjunto de procedimentos informatizados, com a finalidade de

• A. otimizar e racionalizar a gestão documental.
• B. automatizar a produção de guias e inventários.
• C. elaborar tabelas de temporalidade para o arquivo per- manente.
• D. substituir o acesso direto a documentos antigos ou deli- cados, facilitando a conservação física.
• E. divulgar documentos históricos pela Internet.