Questões de Arquivologia do ano 2013

São vários os métodos de arquivamento existentes: alfabético, numérico e alfanumérico. O método mais utilizado nas secretarias escolares para classificar o nome dos alunos é o alfabético. Um dos procedimentos, dentre outros, da organização por ordem alfabética é

• A.

  colocar o último sobrenome em segundo lugar.

• B.

  considerar para arquivamento títulos e graus de parentesco.

• C.

  separar sobrenome composto por substantivo e adjetivo.

• D.

  considerar conectivos: de, do e da na ordenação.

• E.

  considerar palavra por palavra, letra por letra, até o final da palavra.

Com frequência, é preciso fazer a verificação das condições dos arquivos, a fim de realizar a transferência de documentos. Com a verificação e análise do documento, será possível definir o seu destino: se vai para o arquivo inativo ou morto, ou permanece no arquivo ativo. É correto afirmar que os processos de transferência de documentos são classificados em:

• A.

  periódico; permanente; diário.

• B.

  esporádico; permanente; diverso.

• C.

  diverso; esporádico; diário.

• D.

  periódico; diverso; esporádico.

• E.

  diverso; periódico; permanente.

Os arquivos de instituições públicas da esfera federal, estadual ou municipal, de atividades administrativas, judiciárias ou legislativas, são classificados em três espécies: correntes, temporários e permanentes. É correto afirmar que o arquivo corrente armazena

• A.

  blocos de documentos de caráter histórico, cultural ou científico que são preservados indefinidamente.

• B.

  documentos com pouca frequência de uso. Esse tipo de arquivo é adequado quando há uma grande quantidade de documentos.

• C.

  blocos de documentos atuais que são consultados com muita frequência, para realização de tarefas, esclarecimento de dívidas, dúvidas e pesquisas.

• D.

  documentos que raramente são consultados, mas que não podem ser considerados depósitos de lixo, existindo depósitos próprios para eles.

• E.

  blocos de documentos que são retirados de um arquivo e transferidos a depósitos temporários para, em seguida, voltar ao seu arquivo de origem.

Conforme disposto no Manual de Gestão de Protocolo, o “conjunto de documentos com valor primário administrativo, estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos na execução das atividades, mantidos juntos aos órgãos produtores em razão da sua vigência e da frequência com que são por eles consultados” é denominado arquivo:

• A. intermediário
• B. digital
• C. corrente
• D. permanente
• E. primário

Manoel Camargo, trabalha com arquivamento de documentos. Quando Manoel arquiva um documento considerando a data, pode-se dizer que ele fez um arquivamento por ordem:

• A.

  Demográfica.

• B.

  Alfabética.

• C.

  Prioridade.

• D.

  Cronológica.

• E.

  Setorial.

Corresponde à denominação geralmente atribuída a setores encarregados pelo recebimento, registro, distribuição e movimentação de documentos em curso.Também pode ser a denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao documento ou, até mesmo, ao livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos e visa assegurar e garantir a imediata localização e recuperação dos documentos e processos. O texto acima diz respeito a:

• A.

  Arquivo.

• B.

  Biblioteca.

• C.

  Protocolo.

• D.

  Seção administrativa.

• E.

  Recepção.

Com relação às atividades de protocolo, assinale a alternativa correta.

• A.

  Autuação é o ato de receber o documento tanto fisicamente quanto virtualmente.

• B.

  Expedição é o instrumento de controle de entrada de documentos em um sistema, em geral na ordem numérico-cronológica.

• C.

  Registro é o ato de encaminhar o documento para instituições externas.

• D.

  Recebimento é a ação pela qual um documento passa a se constituir processo.

• E.

  Tramitação é o curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa no órgão.

Quanto às das atividades de protocolo, assinale a alternativa correta.

• A.

  Os documentos recebidos pelo setor de protocolo são de origem interna e externa.

• B.

  A unidade com atribuições de protocolo não deve receber documentos particulares.

• C.

  Todos os documentos recebidos deverão ser abertos, inclusive os indicados como sigilosos, tais como os de caráter licitatório.

• D.

  Quando houver alguma irregularidade que não seja passível de regularização pela própria unidade com atribuições de protocolo, o documento dever ser destruído.

• E.

  Documentos com indícios de adulteração deverão ser encaminhados ao destinatário, por meio de despacho, expondo as circunstâncias verificadas para apuração de responsabilidade.

Em arquivo, independentemente do suporte ou formato, que nome é dado a uma unidade de registro de informações?

• A. HD
• B. Cláusula
• C. Documento
• D. Pasta suspensa
• E. Departamento de inteligência

A afirmação “O conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente” é a expressa definição de:

• A. Protocolo.
• B. Gestão de RH.
• C. Contabilidade.
• D. Correspondência.
• E. Gestão de documentos.