Questões de Arquivologia da Centro de Seleção e de Promoção de Eventos UnB (CESPE)

Um sistema eletrônico de gestão arquivística de documentos deverá adotar determinados requisitos para garantir a integridade e a acessibilidade de longo prazo dos documentos arquivísticos. Julgue os itens a seguir, relacionados aos requisitos de um sistema eletrônico de gestão arquivística.

I Os requisitos não-funcionais são compostos por: registro e captura, classificação, tramitação, avaliação e destinação, recuperação da informação, acesso e segurança, armazenamento e preservação.

II Os requisitos funcionais são constituídos por: utilização de padrões abertos, independência de fornecedor, integração com sistemas legados, conformidade com a legislação e os padrões de interoperabilidade do governo, atendimento a usuários internos e externos, facilidade de utilização e desempenho.

III Os metadados são informações estruturadas e codificadas que descrevem e permitem gerenciar, compreender, preservar e acessar os documentos digitais ao longo do tempo.

Assinale a opção correta.

• A.

  Apenas um item está certo.

• B.

  Apenas os itens I e II estão certos.

• C.

  Apenas os itens I e III estão certos.

• D.

  Todos os itens estão certos.

Dois conceitos estão diretamente envolvidos na gestão de documentos digitais: fidedignidade e autenticidade. Pode-se entender a fidedignidade como

• A.

  a capacidade de um documento arquivístico sustentar os fatos que atesta.

• B.

  atestação de que um documento é verdadeiro.

• C.

  a forma normalizada de entrada de uma entidade.

• D.

  anotação oficial em documento que o altera ou complementa.

Comparando-se o documento eletrônico com o documento tradicional, é correto afirmar que o documento

• A.

  eletrônico é uma entidade material.

• B.

  eletrônico tem uma estrutura que não é imediatamente evidente para o usuário.

• C.

  tradicional é feito sobre um suporte com o auxílio de símbolos que devem ser decodificados para que o ser humano possa compreender.

• D.

  tradicional tem seu conteúdo separado do suporte.

Um aspecto importante a respeito da preservação de documentos eletrônicos é a

• A.

  indefinição dos elementos que devem formar os metadados.

• B.

  obsolescência dos equipamentos e dos softwares.

• C.

  dificuldade na aplicação dos princípios arquivísticos.

• D.

  ausência de padrão e tamanho.

O ser humano tem uma necessidade insaciável de informação. Desde tempos imemoriais, quando era transmitida apenas oralmente, a informação constituía uma mercadoria rara. É evidente que a introdução da informação documental, isto é, da que se encontra registrada em um suporte com a ajuda de um código preestabelecido, criou uma verdadeira revolução na maneira de ver e de utilizar a informação. Tornou-se possível registrar, copiar, autenticar, transmitir, comprar, receber, difundir, classificar, recuperar, armazenar, conservar e, finalmente, utilizar a informação de um modo relativamente fácil, estável e exato. Com relação a esse assunto, julgue os itens que se seguem.

A pesquisa em ciência da informação desenvolveu-se em função da preocupação de esclarecer o uso de tecnologias da informação.

• C. Certo
• E. Errado

O ser humano tem uma necessidade insaciável de informação. Desde tempos imemoriais, quando era transmitida apenas oralmente, a informação constituía uma mercadoria rara. É evidente que a introdução da informação documental, isto é, da que se encontra registrada em um suporte com a ajuda de um código preestabelecido, criou uma verdadeira revolução na maneira de ver e de utilizar a informação. Tornou-se possível registrar, copiar, autenticar, transmitir, comprar, receber, difundir, classificar, recuperar, armazenar, conservar e, finalmente, utilizar a informação de um modo relativamente fácil, estável e exato. Com relação a esse assunto, julgue os itens que se seguem.

Por ser uma ciência em construção e relativamente nova, a ciência da informação ainda não é interdisciplinar.

• C. Certo
• E. Errado

Com relação ao setor responsável pelo protocolo, pela expedição e pelo controle interno de documentos em uma instituição, julgue os itens a seguir.

Ao receber documentos para serem expedidos, o assistente administrativo deve verificar se não faltam neles folhas ou anexos. Então, ele deve numerar as folhas e os anexos, e fazer duas cópias de cada documento. Por fim, deve expedir a primeira cópia (através de correio, malote ou outros meios), enviar a segunda cópia ao setor de origem do documento e guardar os originais, em ordem cronológica, a fim de que seja preservado o seu valor jurídico.

• C. Certo
• E. Errado

Considerando o trabalho de um assistente administrativo em um setor responsável por funções de arquivo corrente e com base nas regras e na legislação relativas a esse tipo de arquivo, julgue os seguintes itens.

Quando um documento chegar ao arquivo sem ter recebido um código de classificação no setor de protocolo, o assistente administrativo deverá proceder à devida classificação. Para isso, ele precisa analisar o documento para poder enquadrá-lo, adequadamente, no plano de classificação dos documentos da instituição. Em seguida, ele deve registrar o código de classificação no documento.

• C. Certo
• E. Errado

Uma instituição financeira de âmbito estadual tem uma agência bancária com um número muito grande de clientes. Ela tem adotado uma postura agressiva na busca de novos clientes, principalmente de pessoas jurídicas. A agência está localizada em uma pequena loja na área mais valorizada da cidade. O volume de cheques que passa pelo serviço de compensação é muito grande e aumenta na mesma proporção da conquista de novos clientes. O espaço de armazenamento dos cheques tem diminuído sensivelmente, pois é necessária a guarda dos cheques por seis meses, de acordo com a legislação em vigor. Diante dessa situação, seria correto propor, para essa guarda, a microfilmagem de

• A. preservação do original.
• B. substituição do original.
• C. reformatação do suporte.
• D. dinamização.

Com relação ao setor responsável pelo protocolo, pela expedição e pelo controle interno de documentos em uma instituição, julgue os itens a seguir.

Denomina-se protocolo o setor responsável pelo recebimento, registro, distribuição e movimentação de documentos que estão em curso. Essa palavra também é apropriadamente utilizada para denominar o número de registro que cada documento recebe e, ainda, para o nome do livro de registro de documentos recebidos e(ou) expedidos.

• C. Certo
• E. Errado