Questões de Arquivologia da Fundação de desenvolvimento da pesquisa (FUNDEP / UFMG)

“Para que os arquivos possam desempenhar suas funções, torna-se indispensável que os documentos estejam dispostos de forma a servir ao usuário com precisão e rapidez. A metodologia a ser adotada deve atender às necessidades da instituição a que serve, como também a cada estágio de evolução por que passam os arquivos” (PAES, 2012).

Assinale a alternativa que completa correta e respectivamente as lacunas das afirmativas anteriores.

• A. permanente / documentos / intermediário / documentos / órgãos / corrente / documental / caráter / histórico.
• B. corrente / documentos / intermediário / documentos / órgãos / permanente / documentos / valor / histórico.
• C. intermediário / documentos / corrente / documentos / órgãos / fixo / registros / referencial / original.
• D. legal / documentos / permanente / documentos / setores / intermediário / registros / estágio / original.

No cerne da gestão de documentos e arquivos, é interessante estar atento a algumas questões fundamentais.

Quanto à gestão de documentos, assinale a alternativa INCORRETA.

• A. Encaminhar as cópias, acompanhadas de antecedentes que lhes deram origem, ao setor de Arquivamento é tarefa ou rotina da expedição.
• B. Embora as atividades de protocolo, expedição e arquivo corrente sejam distintas, o ideal é que funcionem de forma integrada, com vistas à racionalização de tarefas comuns.
• C. Recebimento de malotes, encaminhamento de correspondência sigilosa aos respectivos destinatários e dos papeis ao setor de Registro e Movimentação são tarefas ou rotinas do Protocolo.
• D. Inscrever os dados constantes da ficha de protocolo nas fichas de procedência e encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo com o despacho de autoridade competente, são rotinas do setor de Destinação.

A Associação dos Arquivista Brasileiros (AAB) criou o Comitê de Terminologia Arquivística, que definiu ideias e conceituou termos com o objetivo de estabelecer um vocabulário uniforme para a elaboração de um glossário arquivístico, patrocinado pelo Conselho Internacional de Arquivos e pela UNESCO.

Considerando esse contexto, assinale com V as afirmativas verdadeiras e com F as falsas.

( ) Arquivo: móvel destinado à guarda de documento.

( ) Arranjo: processo que, na organização de arquivos permanentes, consiste na ordenação (estrutural ou funcional) dos documentos em fundo na organização.

( ) Documentos: registro de uma informação independentemente da natureza do suporte que a contém.

( ) Índice: lista, pormenorizada, somente dos registros históricos e permanentes.

( ) Tabela de temporalidade: instrumento de destinação aprovado pela autoridade competente, que determina o prazo em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos corrente e intermediário.

Assinale a sequência CORRETA.

• A. V V V F V
• B. F F F V F
• C. V F V F V
• D. F V F V F

Sobre os conceitos de fidedignidade e de autenticidade do documento eletrônico arquivístico, assinale a alternativa INCORRETA.

• A. Fidedignidade é a capacidade de um documento arquivístico sustentar os fatos que atesta.
• B. As regras de workflow definem o que será feito e como será feito, de tal maneira que os procedimentos administrativos e documentários estejam integrados.
• C. A autenticidade de um documento está diretamente ligada ao modo, à forma e ao status de transmissão desse documento, bem como às condições de sua preservação e custódia.
• D. O status de transmissão de um documento eletrônico arquivístico se refere ao grau de autenticidade, legalidade e historicidade.

Assinale a alternativa que NÃO corresponde às características de um arquivo corrente.

• A. Documentos vigentes.
• B. Documentos muito consultados.
• C. Documentos de acesso restrito ao organismo produtor.
• D. Documentos de acesso à pesquisa histórica.

Assinale a alternativa que NÃO corresponde às características de um arquivo intermediário.

• A. Documentos que aguardam prazos longos de prescrição ou precaução.
• B. Documentos de acesso público pleno.
• C. Documentos raramente consultados.
• D. Documentos que aguardam destinação final: eliminação ou guarda permanente.

Assinale a alternativa que NÃO corresponde às características de um arquivo permanente.

• A. Documentos de acesso ao público, mediante autorização de autoridade competente.
• B. Documentos que perderam a vigência administrativa.
• C. Documentos que são providos de valor histórico cultural.
• D. Documentos preservados em caráter definitivo em função do seu valor.

Analise as afirmativas abaixo e assinale com V (VERDADEIRA) e com F (FALSA).

( ) Gestão de documentos é um conjunto de medidas e rotinas que garante o efetivo controle de todos os documentos de qualquer idade, desde sua produção até sua destinação final (eliminação ou guarda permanente), com vistas à racionalização e à eficiência administrativa, bem como à preservação do patrimônio documental de interesse histórico-cultural.

( ) Tabela de Temporalidade é um instrumento aprovado pela autoridade competente que regula a destinação final dos documentos (eliminação ou guarda permanente), define prazos para sua guarda temporária, em função de seus valores legais, fiscais, administrativos e determina prazos para sua transferência, recolhimento e eliminação.

( ) Princípio de Proveniência determina que os documentos originários de uma instituição, entidade ou pessoa devam ser mesclados aos de origem diversa, observando-se os critérios da ordem cronológica, de assuntos e do tipo de suporte no qual está registrada a informação.

Marque a alternativa que apresenta a seqüência de letras CORRETA.

• A. V, F, V.
• B. F, V, F.
• C. V, V, F.
• D. F, F, V.