Questões de Secretariado Executivo do ano 2015

Sobre o papel do secretário executivo no serviço público, hoje, é possível afirmar:

I. Cabe-lhe o gerenciamento de sistemas de informação por meio do controle de rotinas automatizadas multimídia (editores de texto, planilhas eletrônicas e bancos de dados).

II. Presta assessoria em questões institucionais de caráter operacional, liderando grupos de trabalho e administrando eventuais conflitos entre funcionários.

III. Desenvolve ações que viabilizam planos de governo, em nível estratégico.

Está correto o que se afirma em

• A. I e III, apenas.
• B. I, II e III.
• C. I e II, apenas.
• D. I, apenas.
• E. II, apenas.

Além de agenda e caderno de anotações, a administração do tempo e o controle de rotinas pelo secretário executivo costuma dispor de outro instrumento: um recipiente ou lugar destinado à guarda provisória de documentos pendentes de solução, mais conhecido como

• A. follow-up.
• B. bookmark.
• C. call-back.
• D. groupware.
• E. file sharing.

A classificação dos documentos de arquivo, para fins de arranjo e descrição, leva em conta, prioritariamente, seu

• A. contexto.
• B. conteúdo.
• C. destinatário.
• D. remetente.
• E. formato.

A composição da mesa, nas reuniões formais, demanda conhecimento da hierarquia organizacional, além de noções de protocolo e cerimonial. Pode-se organizar dois tipos de mesas: a imperial e a presidencial. Nesta última modalidade, quem a preside situa-se

• A. em uma única cabeceira.
• B. em duas cabeceiras.
• C. no centro.
• D. na cabeceira direita.
• E. na cabeceira esquerda.

De acordo com as Normas do Cerimonial Público, a ordem de precedência precisa ser respeitada, para que não haja embaraços ou gafes nas cerimônias oficiais. Nos Estados da União, quando se têm como convidados o Presidente da República, o Vice- Presidente da República, Embaixadores Estrangeiros, Cardeais, o Governador do Estado em que se processa a solenidade, Ministros de Estado e o Presidente do Congresso Nacional, a ordem de precedência será

• A. Presidente de República − Vice-Presidente da República − Governador do Estado em que se processa a solenidade − Cardeais − Presidente do Congresso Nacional − Embaixadores Estrangeiros − Ministros de Estado.
• B. Embaixadores Estrangeiros − Presidente da República − Vice-Presidente da República − Ministros de Estado − Cardeais − Governador do Estado em que se processa a solenidade − Presidente do Congresso Nacional.
• C. Governador do Estado em que se processa a solenidade, Presidente da República − Vice-Presidente da República − Presidente do Congresso Nacional − Cardeais − Embaixadores Estrangeiros − Ministros de Estado.
• D. Presidente da República − Vice-Presidente da República − Cardeais − Ministros de Estado − Presidente do Congresso Nacional − Embaixadores Estrangeiros − Governador do Estado em que se processa a solenidade.
• E. Presidente da República − Vice-Presidente da República − Governador do Estado em que se processa a solenidade − Cardeais − Embaixadores Estrangeiros − Presidente do Congresso Nacional − Ministros de Estado.

Em sua obra Organização de eventos (São Paulo: Thomson, 2003), Maria Cecília Giacaglia afirma que a disposição das pessoas e dos móveis dependem das características do evento, do número de pessoas esperadas, do tamanho das salas e dos objetivos propostos. As mesas e cadeiras para acomodar palestrantes e expositores podem ficar em disposições distintas: em U, em T, retangular, circular, em auditório, em espinha de peixe e em grupos. A disposição em espinha de peixe é utilizada quando se quer

• A. promover um envolvimento direto e participativo de todos os convidados, com exceção dos palestrantes.
• B. permitir grande interação e proximidade entre os participantes, fazendo com que troquem ideias sobre o evento.
• C. dar ao palestrante maior controle sobre sua plateia, bem como sobre convidados e equipamentos.
• D. agrupar um grande número de participantes, mantendo a interação e a comunicação entre os convidados e os palestrantes.
• E. facilitar a interação entre o grupo e os palestrantes, desde que se tenha um número pequeno de participantes e atividades.

O profissional de secretariado muitas vezes participa da organização de eventos institucionais, disponibilizando seus conhecimentos e contribuindo para que executivos e direção alcancem sucesso. Para tanto, é fundamental que realize um criterioso planejamento do evento, em conjunto com os demais departamentos envolvidos, com foco nos objetivos, no público, nas estratégias, nos recursos, na implantação, nos fatores condicionantes, na avaliação dos resultados, no acompanhamento e no orçamento.

Especificamente, a implantação é

• A. a determinação de quem integra e como será feita a coordenação de todo o projeto do evento, do início ao final.
• B. o conjunto de fatos, decisões e acontecimentos aos quais o projeto fica atrelado e sem os quais não há o seu desenvolvimento.
• C. a descrição dos procedimentos, desde a aprovação do projeto até sua finalização.
• D. a indicação dos recursos humanos, materiais e físicos que serão utilizados no projeto.
• E. o fator que serve de atração para o público de interesse do evento.

O fluxo de processos que tramita rotineiramente demanda do profissional de secretariado executivo uma gestão eficaz do tempo. A quantidade de documentos que o secretário manuseia exige um controle eficiente das informações e do andamento desses processos. De acordo com a teoria da administração de tempo e com base no texto, o secretário executivo deve, ao controlar o fluxo desses processos, separá-los em

• A. importantes, urgentes e circunstanciais.
• B. prioritários, urgentes e emergenciais.
• C. circunstanciais, emergenciais e situacionais.
• D. emergenciais, importantes e circunstanciais.
• E. urgentes, importantes e emergenciais.

DURANTE e FÁVERO afirmam que o secretário

• A. executa tarefas rotineiras sem ter, efetivamente, participação direta nos processos decisórios.
• B. pode contribuir com seus superiores, orientando-os na tomada de decisões.
• C. utiliza os saberes técnicos da área secretarial para formular e implementar políticas institucionais.
• D. planeja, executa e toma decisões, juntamente com seus superiores, no tocante às metas departamentais.
• E. influencia os negócios e as decisões de seu departamento e dos demais setores da instituição.