Questões de Secretariado Executivo do ano 2016

Luiza, que atua como secretária há 20 anos junto ao Conselho Regional de Corretores de Imóveis, no estado do Rio de Janeiro, recebeu, com desconfiança e temor, a notícia de seu superior de que era urgente a confirmação no curso de qualificação profissional de “Eficiência na Gestão das Informações” - projeto divulgado entre os diversos conselhos da área e de obrigatória adesão por todas as regionais. Luiza, que há meses vinha postergando seu aceite, tendo inclusive “redirecionado” o comunicado, temia a obrigação de ter que conhecer novas tecnologias, uma vez que demorou muito tempo para ficar completamente habituada ao Windows Me, vs 98. O termo “eficiência na gestão das informações” é uma prática recente nos meios organizacionais, em razão do volume de informações e da necessidade de eficiência na gestão dos meios por diversos profissionais, mais especificamente os de secretariado, considerando suas atividades. Nesse sentido, e de acordo com os seus conhecimentos sobre o tema, Luiza terá diversos conteúdos abordados no curso, exceto:

• A. Redação oficial e empresarial
• B. Ferramentas de tecnologia da informação
• C. Comunicação em outros idiomas
• D. Logica quantitativa e proporcional

Gerenciar pessoas e suas relações no âmbito das organizações é um desafio para a maioria dos dirigentes, gestores e estudiosos da área. Cada pessoa tem suas próprias necessidades, e fazer com que todos caminhem para o bem da organização, objetivando o crescimento em conjunto, demanda muito tempo e esforço. A gestão de pessoas e o relacionamento no ambiente de trabalho é parte primordial do desenvolvimento do profissional de secretariado que busca a construção de relações eficazes entre seus superiores, pares, subordinados e consigo mesmo, a fim de melhor desenvolver suas atividades. Diversas são as competências na gestão de relacionamentos que devem fazer parte da vida do profissional de Secretariado, exceto, especificamente:

• A. Trabalho em equipe
• B. Inteligência emocional
• C. Capacidade de liderança
• D. Habilidade com programas do pacote Windows

Constituem deveres fundamentais dos profissionais de secretariado, de acordo com o estabelecido no código de ética profissional, comportamentos que visem o respeito à profissão e aos profissionais. Entre os deveres elencados no referido documento, é correta a seguinte prática:

• A. Direcionar seu comportamento profissional, sempre a bem da verdade, da moral e da ética.
• B. Desrespeitar sua profissão e o exercício de suas atividades.
• C. Dificultar a tomada de decisões, deixando de colocar e expressar suas atividades.
• D. Facilitar o exercício ilegal da profissão.

Exerce papel fundamental, para o bom desenvolvimento das atividades secretariais, a correta gestão documental. Entre as práticas pertinentes a essa gestão, tem-se o conhecimento dos meios e mecanismos de arquivamento como elemento facilitador da organização e localização em acervos. Nesse sentido, diversos termos compõem corretamente o sistema de arquivamento documental, exceto:

• A. Arquivo inativo é o tipo de arquivo de documentos e papéis de uso, consulta e referência constantes e atuais.
• B. Acervo é o conjunto de documentos de um arquivo.
• C. O arquivo permanente é o conjunto de documentos de valor histórico, probatório e/ou informativo que devem ser definitivamente preservados.
• D. A disposição dos documentos de uma série, a partir do elemento convencionado para sua recuperação, é denominada ordenação.

Diversos autores contemplam que o novo perfil do profissional de secretariado exige uma capacidade multifuncional, com uma visão abrangente do cotidiano secretarial e empresarial e uma capacidade gerencial diversificada, que inclui o domínio de idiomas, equipes, tecnologias e procedimentos administrativos. Nesse sentido, é correto afirmar que a este novo profissional de secretariado são exigidas múltiplas habilidades, exceto:

• A. Administrar um conjunto de atividades diversificadas, como também pessoas/chefias, assumindo o papel de gestor de equipes.
• B. Possuir conhecimento em áreas distintas, a fim de melhor conduzir as múltiplas atividades.
• C. Ter um comportamento proativo diante de imprevistos e a exigência de soluções.
• D. Apenas atuar como simples executor de tarefas, como recepção, digitação e atendimento telefônico.

Dentre as diversas competências exigidas aos profissionais de secretariado, a organização de cerimoniais e ritos demanda especial atenção às regras de precedência. Nesse sentido, em um cerimonial público federal, a precedência, salvo exceções, terá como correta a seguinte hipótese:

• A. O Presidente da República eventualmente presidirá a cerimônia a que comparecer.
• B. A precedência entre os Ministros de Estado, ainda que interinos, é determinada pelo critério histórico de criação do respectivo Ministério.
• C. Entre governadores dos Estados e do Distrito Federal, a precedência é determinada pela ordem alfabética das entidades (estados) participantes.
• D. Quando estiverem presentes personalidades estrangeiras, o Ministro de Estado das Relações Exteriores não terá precedência sobre seus colegas.

Ao profissional de secretariado é assegurado, de acordo com a Lei que regulamenta o exercício profissional, o direito ao registro junto a SRTE – Superintendência Regional do Trabalho e Emprego. Nesse sentido e de acordo com a normativa, o exercício da profissão aos não habilitados contempla expressamente os seguintes prazos:

• A. Pelo menos 05 (cinco) anos interruptos ou 10 (dez) anos intercalados de exercício de atividades próprias.
• B. Pelo menos 10 (dez) anos interruptos ou 35 (trinta e cinco) anos intercalados de exercício de atividades próprias.
• C. Pelo menos 02 (dois) anos interruptos ou 10 (dez) anos intercalados de exercício de atividades próprias.
• D. Pelo menos 20 (vinte) anos interruptos ou 35 (trinta e cindo) anos intercalados de exercício de atividades próprias.

Acerca da abordagem comportamental da Administração proposta por Maslow, assinale a alternativa correta.

• A. As necessidades econômicas constituem-se nas mais elevadas dos colaboradores.
• B. Segundo Maslow, não há preocupação com autoestima do colaborador, pois a abordagem comportamental pressupõe uma visão grupal e nunca individual.
• C. O colaborador possui uma necessidade de segurança, que se traduz na busca da estabilidade, proteção contra ameaça e fuga de situações que acarretem perigo ou desconforto.
• D. Para Maslow, somente quando um nível superior de necessidades se encontra plenamente satisfeito é que o nível inferior surge no comportamento da pessoa.
• E. Necessidades sociais encontram-se no mesmo nível de importância das necessidades fisiológicas.

Uma desvantagem da departamentalização por projeto é

• A. a baixa flexibilidade, pois a equipe não pode ser alterada.
• B. possuir uma capacidade de coordenação mais difícil.
• C. limitar a ação do gestor.
• D. a descontinuidade, o que pode acarretar prejuízos materiais.
• E. aumentar o poder de determinados gerentes.

Com relação aos termos utilizados na gestão de agendas, assinale a alternativa correta.

• A. Check-out é o não comparecimento de hóspede ou passageiro com reserva confirmada e não cancelada.
• B. Check-in é a lista de atividades a serem realizadas em determinado evento.
• C. Cronograma é a previsão e a distribuição no tempo (dias, semanas, meses, ano) dos prazos para a execução das diversas fases, etapas e ações de um plano, programa ou projeto.
• D. No show é a saída do hotel em horário posterior ao término da diária, sem pagar taxa adicional.
• E. Follow up é a apresentação do passageiro no balcão da companhia aérea para embarque. Utiliza-se o mesmo nome para entrada em hotel.