Questões sobre Geral

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O profissional de secretariado tem sob sua responsabilidade a logística da organização de reuniões em seu departamento. As reuniões são mais produtivas quando os aspectos básicos são levados em conta quando da sua organização. Considera(m)-se aspecto(s) básico(s) na organização de uma reunião:

  • A.

    utilizar-se da intranet para encaminhar um e-mail informando o motivo da reunião com a pauta.

  • B.

    encaminhar o protocolo da convocação, bem como a pauta para os participantes.

  • C.

    informar a data, e confirmar uma hora antes se todos os participantes poderão ou não comparecer à reunião.

  • D. encaminhar a convocação aos participantes, a pauta, providenciar a lista de presença e a Ata.
  • E.

    encaminhar a apresentação do conteúdo antecipado por e-mail para que todos tenham ciência do que será apresentado.

Na maioria das empresas e repartições, o fluxo de documentos costuma ter um volume grande de manuseio e arquivamento. Alguns documentos não podem sofrer alterações em seu conteúdo. Quando isso ocorre, o profissional de secretariado deverá converter esse documento para

  • A.

    excel.

  • B.

    pdf.

  • C.

    acces.

  • D.

    leitura.

  • E.

    arquivo eletrônico.

As organizações públicas ou privadas contam cada vez mais com os conhecimentos e as práticas dos profissionais de secretariado na organização de viagens de sua chefia ou equipe. Sabendo o objetivo da viagem, e para que tudo transcorra de forma produtiva, o profissional de secretariado deve saber que “Voucher”, dentro da linguagem das agências de viagens e turismo, significa:

  • A.

    documento de confirmação de reserva de passagem aérea.

  • B.

    comprovante com o nome do cliente e o serviço que ele tem direito.

  • C.

    documento de confirmação de reserva de assento.

  • D.

    comprovante de confirmação de locação de equipamentos.

  • E.

    documento de confirmação de entrega de bagagem.

A Ata é um tipo de documento muito utilizado na redação oficial. Entende-se Ata como

  • A.

    um documento em que são lançadas as ocorrências de uma reunião.

  • B.

    um gênero de texto específico para registrar fatos ocorridos em reuniões anteriores.

  • C.

    um documento do qual pessoas ou entidades confirmam o conhecimento que se tem de determinados fatos.

  • D.

    um documento pelo qual empresas ou entidades públicas ou privadas intimam pessoas a comparecerem em assembleias.

  • E.

    um documento de convocação expedido pelos gestores de uma entidade pública ou privada.

As correspondências internas e externas têm fundamental importância para os negócios da organização, seja ela pública ou privada. Sob a responsabilidade do secretário, está o trânsito de muitas correspondências de seu órgão ou departamento. A logística da distribuição das correspondências muitas vezes está sob a guarda do profissional de secretariado, e a ela dá-se o nome de

  • A.

    acompanhamento de distribuição.

  • B.

    etiquetas de distribuição.

  • C.

    fluxograma de distribuição.

  • D.

    gráficos de distribuição.

  • E.

    tabela de distribuição.

As instituições públicas ou privadas apresentam normalmente uma estrutura formal de seu nível hierárquico. Essa representação gráfica é específica, a qual nomeamos de

  • A.

    cronograma.

  • B.

    diagrama.

  • C.

    pentagrama.

  • D.

    organograma.

  • E.

    fluxograma.

Arquivo é o conjunto de documentos escritos, fotográficos, microfilmados e conservados sob custódia de uma entidade pública ou privada. Para considerar em arquivamento, numerar ou mesmo nomear em pastas, facilitar sua localização e manter sua organização, utiliza(m)-se:

  • A.

    papel lembrete ou fichas nomeadas.

  • B.

    etiquetas numeradas ou post-it.

  • C.

    fichas nomeadas ou fichas numeradas.

  • D.

    etiquetas ou viseiras.

  • E.

    projeções ou visores.

Ofício é a forma que os órgãos públicos têm para se comunicar. Por se tratar de uma correspondência oficial, o profissional de secretariado necessita conhecer suas partes. São elas:

  • A.

    departamento e data em que foi assinado.

  • B.

    vocativo e fecho formal.

  • C.

    assinatura e texto específico.

  • D.

    vocativo e assunto padronizado.

  • E.

    índice e endereçamento interno.

  • A.

    divulgar e dar conhecimento à população sobre resultados de plebiscitos.

  • B.

    informar resultado de eleições municipais e estadual.

  • C.

    divulgar vencedores de licitações privadas.

  • D.

    divulgar abertura de concorrências.

  • E.

    divulgar atos de interesses específicos de um departamento.

As empresas públicas gerenciam informações rotineiramente baseadas na troca de informações em determinados documentos. É considerado um documento oficial todo papel com chancela do poder público. Assim, pode-se considerar três tipos de documentos oficiais:

  • A.

    comunicado, memorandos e orçamentos.

  • B.

    ofícios, pareceres e atas.

  • C.

    laudos, folhas de pagamento e recibos.

  • D.

    cartas de pessoas físicas, de pessoas jurídicas e comunicado interno.

  • E.

    comunicados externos, atas e relatórios.

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