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Secretariado Executivo - Geral - Fundação para o Vestibular da Universidade Estadual Paulista (VUNESP) - 2013
O profissional de secretariado tem sob sua responsabilidade a logística da organização de reuniões em seu departamento. As reuniões são mais produtivas quando os aspectos básicos são levados em conta quando da sua organização. Considera(m)-se aspecto(s) básico(s) na organização de uma reunião:
utilizar-se da intranet para encaminhar um e-mail informando o motivo da reunião com a pauta.
encaminhar o protocolo da convocação, bem como a pauta para os participantes.
informar a data, e confirmar uma hora antes se todos os participantes poderão ou não comparecer à reunião.
encaminhar a apresentação do conteúdo antecipado por e-mail para que todos tenham ciência do que será apresentado.
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Na maioria das empresas e repartições, o fluxo de documentos costuma ter um volume grande de manuseio e arquivamento. Alguns documentos não podem sofrer alterações em seu conteúdo. Quando isso ocorre, o profissional de secretariado deverá converter esse documento para
excel.
pdf.
acces.
leitura.
arquivo eletrônico.
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As organizações públicas ou privadas contam cada vez mais com os conhecimentos e as práticas dos profissionais de secretariado na organização de viagens de sua chefia ou equipe. Sabendo o objetivo da viagem, e para que tudo transcorra de forma produtiva, o profissional de secretariado deve saber que Voucher, dentro da linguagem das agências de viagens e turismo, significa:
documento de confirmação de reserva de passagem aérea.
comprovante com o nome do cliente e o serviço que ele tem direito.
documento de confirmação de reserva de assento.
comprovante de confirmação de locação de equipamentos.
documento de confirmação de entrega de bagagem.
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A Ata é um tipo de documento muito utilizado na redação oficial. Entende-se Ata como
um documento em que são lançadas as ocorrências de uma reunião.
um gênero de texto específico para registrar fatos ocorridos em reuniões anteriores.
um documento do qual pessoas ou entidades confirmam o conhecimento que se tem de determinados fatos.
um documento pelo qual empresas ou entidades públicas ou privadas intimam pessoas a comparecerem em assembleias.
um documento de convocação expedido pelos gestores de uma entidade pública ou privada.
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As correspondências internas e externas têm fundamental importância para os negócios da organização, seja ela pública ou privada. Sob a responsabilidade do secretário, está o trânsito de muitas correspondências de seu órgão ou departamento. A logística da distribuição das correspondências muitas vezes está sob a guarda do profissional de secretariado, e a ela dá-se o nome de
acompanhamento de distribuição.
etiquetas de distribuição.
fluxograma de distribuição.
gráficos de distribuição.
tabela de distribuição.
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As instituições públicas ou privadas apresentam normalmente uma estrutura formal de seu nível hierárquico. Essa representação gráfica é específica, a qual nomeamos de
cronograma.
diagrama.
pentagrama.
organograma.
fluxograma.
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Arquivo é o conjunto de documentos escritos, fotográficos, microfilmados e conservados sob custódia de uma entidade pública ou privada. Para considerar em arquivamento, numerar ou mesmo nomear em pastas, facilitar sua localização e manter sua organização, utiliza(m)-se:
papel lembrete ou fichas nomeadas.
etiquetas numeradas ou post-it.
fichas nomeadas ou fichas numeradas.
etiquetas ou viseiras.
projeções ou visores.
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Ofício é a forma que os órgãos públicos têm para se comunicar. Por se tratar de uma correspondência oficial, o profissional de secretariado necessita conhecer suas partes. São elas:
departamento e data em que foi assinado.
vocativo e fecho formal.
assinatura e texto específico.
vocativo e assunto padronizado.
índice e endereçamento interno.
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divulgar e dar conhecimento à população sobre resultados de plebiscitos.
informar resultado de eleições municipais e estadual.
divulgar vencedores de licitações privadas.
divulgar abertura de concorrências.
divulgar atos de interesses específicos de um departamento.
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As empresas públicas gerenciam informações rotineiramente baseadas na troca de informações em determinados documentos. É considerado um documento oficial todo papel com chancela do poder público. Assim, pode-se considerar três tipos de documentos oficiais:
comunicado, memorandos e orçamentos.
ofícios, pareceres e atas.
laudos, folhas de pagamento e recibos.
cartas de pessoas físicas, de pessoas jurídicas e comunicado interno.
comunicados externos, atas e relatórios.
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