Questões de Secretariado Executivo da Fundação de desenvolvimento da pesquisa (FUNDEP / UFMG)

A agenda, manual ou eletrônica, é um instrumento necessário para se fazer o controle de atividades. Por meio dela, são checados, anotados, organizados, planejados e controlados compromissos, tarefas, reuniões e pagamentos.

No que se refere ao gerenciamento da agenda, assinale a alternativa INCORRETA.

• A. Ao anotar compromissos, o secretário deve observar datas, horários, local, assunto e pessoas contatadas.
• B. Deve-se anotar sempre compromissos fixos, mensais, semanais e anuais.
• C. Na agenda eletrônica, não há necessidade de controlar no relógio os horários.
• D. As informações na agenda não deverão ser compartilhadas com o executivo.

Sobre a Redação Oficial e Técnica, assinale a alternativa INCORRETA.

• A. Na Ata, não podem constar linhas nem espaços em branco e todos os numerais devem ser escritos por extenso.
• B. O relatório é composto por capa, sumário, introdução, capítulos e conclusão.
• C. As correspondências podem ser classificadas em particular, empresarial e oficial.
• D. O edital de citação é uma formalidade essencial para a realização das Assembleia Geral Ordinária (AGO) / Assembleia Geral Extraordinária (AGE).

Segundo Liendo (2010), organizar uma viagem requer muita atenção aos detalhes. Qualquer falha ou esquecimento pode comprometer seriamente o seu sucesso; por isso, é importante o planejamento minucioso que deve começar com o objetivo da viagem (negócio / lazer), o destino, o tempo de permanência, a data do desembarque, a agenda de compromissos. Também é importante que o secretário conheça termos técnicos usados na área de turismo para não se perder na condução e organização de suas tarefas.

Considerando essa temática, numere a COLUNA II de acordo com a COLUNA I.

COLUNA I

1 Conexão

2. No show

3. Traslado

4. Voucher

5. Receptivo

6 Standy by

COLUNA II

( ) Transporte geralmente do aeroporto para o hotel – o mesmo que transfer – transporte de chegada e transporte de saída.

( ) Termo associado principalmente aos voos, designa a necessidade de troca de aeronave em determinado aeroporto para prosseguimento da viagem até o destino final.

( ) Ordem de serviço turístico emitida pela agência ou operadora. Em geral, o viajante leva consigo para fazer a apresentação para a prestação do serviço.

( ) Não comparecimento do passageiro a um embarque ou não entrada de um hóspede no hotel.

( ) Quando o passageiro aguarda a disponibilidade de lugar em determinado voo, no momento lotado.

( ) Serviço de traslado aos viajantes no local do destino.

Assinale a sequência CORRETA.

• A. 2 3 4 6 5 1
• B. 1 4 6 5 3 2
• C. 3 1 4 2 6 5
• D. 5 4 1 2 6 3

Uma das principais qualidades inerentes ao profissional de secretariado é a capacidade de relacionamento com os diversos públicos (MEDEIROS, 2010).

Nesse sentido, os diversos grupos interessam às relações humanas pelos seguintes aspectos:

• A. Comportamento defensivo, estereótipo, calma, procrastinação, regressão e perturbação.
• B. Ansiedade, motivação, ociosidade, comportamento, agressividade e distração.
• C. Individualidade, satisfação de necessidade, estereótipo, criticidade, motivação e influência.
• D. Atitude, motivação, satisfação de necessidade, frustração, comportamento defensivo e estereótipo.

Assinale a alternativa que não apresenta uma regra de etiqueta para convivência dos usuários da rede mundial de computadores (Netiqueta).

• A. Repassar piadas e correntes pelo e-mail institucional é facultado somente para amigos.
• B. Usar o recurso da cópia oculta quando houver um grande número de destinatários na mesma mensagem.
• C. Conferir o e-mail do destinatário depois de escrever a mensagem, a fim de evitar equívocos.
• D. Criar endereço eletrônico especialmente para assuntos profissionais, mantendo outros endereços para assuntos pessoais.

De acordo com Nonato (2009), “o profissional de secretariado executivo vem, particularmente, demonstrando novas significações sobre o uso e a abordagem da gestão informacional”, analise as afirmativas a seguir.

I. A ciência secretarial deixou de ser vista sob a ótica das “funções” complementares e burocráticas.

II. A ciência secretarial passou a ser considerada como integrante do ramo das ciências estratégicas, que são decisivas na qualidade do trabalho organizacional.

III. Os profissionais de secretariado vêm se deparando, em seus locais de trabalho, com as questões do que é informação e como abordar a gestão de seus recursos no trabalho de assessoria organizacional.

IV. Os recursos da informação interferem na prática do profissional de secretariado, uma vez que lhe são exigidas novas e diversas competências.

V. Os recursos da informação passam a exigir do profissional do secretariado uma nova práxis: a atuação estratégica.

Está(ão) correta(s) a(s) afirmativa(s):

• A. I e III, apenas.
• B. II, IV e V , apenas.
• C. III, apenas.
• D. I, II, III, IV e V.

Os secretários, indivíduos componentes da equipe, não têm um mundo só deles, incluem mais pessoas em seu rol de atividades, participam de um universo maior em que os resultados da missão relacionada a uma organização se tornam responsabilidade de todos.

Com relação a equipes autogerenciadas ou com autogestão, assinale a alternativa INCORRETA.

• A. Referem-se a um tipo de conjunto, como grupos de funcionários que realizam trabalhos independentes e assumem algumas responsabilidades de seus superiores.
• B. Têm uma independência admirável com relação ao gestor, mesmo sendo imprescindível a existência deste em qualquer composição de equipe.
• C. Esse tipo de equipe planeja, delega, controla, implementa, soluciona. Para que se desenvolva, torna-se necessário atentar para o caráter das normas da equipe, para o tipo de tarefa a ela delegada e para a preocupação com as recompensas.
• D. A importância desse tipo de equipe para os profissionais de secretariado se dá tendo em vista o processo decisório, que expõe questões das mais simples às mais complexas.