Questões de Secretariado Executivo da Universidade Federal do Paraná (UFPR)

“A relação do ser humano com o trabalho e todas as suas concepções, principalmente a de ser pensante – sendo o pensamento um ato criativo –, levou-nos a buscar compreender melhor o que é a criatividade, qual sua relação com o trabalho e como ocorre dentro da profissão de secretariado executivo. No mundo do trabalho, o desafio é como transformar o trabalho alienado em criatividade e realização profissional” (Kipper e Fávero, 2009). Nesse sentido, é correto afirmar:

• A. Não basta a estruturação e automação dos escritórios da empresa. São necessárias reuniões corretivas dos processos e das pessoas, mesmo que o clima organizacional sofra alterações semanais.
• B. A criatividade faz parte do contexto do dia a dia do profissional de secretariado, porém é dever do executivo limitar os focos de criatividade setoriais, aceitando algumas propostas e rejeitando outras.
• C. Não basta a estruturação e automação dos escritórios da empresa. É preciso reestruturar as equipes de maneira periódica, pois a rotatividade é positiva para a implantação de projetos de longa duração.
• D. Os focos de criatividade são interessantes para alguns tipos de empresas que estejam relacionadas a projetos inovadores de desenvolvimento de produtos ou prestação de serviços.
• E. Não basta a estruturação e automação dos escritórios da empresa. É necessário rever conceitos, incentivar a criatividade, buscar habilidades nas pessoas, enfim, é indispensável a integração de toda a equipe de trabalho.

“Nas últimas décadas, as reuniões não apenas se tornaram complexas como ganharam diversas modalidades (ou meios de realização). É na fase de planejamento que o condutor decide o tipo de reunião que será realizada” (Barbosa, 2009). Com relação às modalidades de reuniões existentes e que podem ser utilizadas pelo profissional de secretariado executivo, identifique os itens a seguir como verdadeiros (V) ou falsos (F):

( ) Tradicional.

( ) Informal.

( ) Virtual.

( ) Videoconferência.

( ) Ambiental.

( ) Eletrônica.

( ) Presencial.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta, de cima para baixo.

• A. F – V – F – V – F – V – F.
• B. V – F – V – V – V – F – F.
• C. F – F – F – V – V – V – V.
• D. F – V – V – F – F – V – V.
• E. V – V – F – F – V – F – V.

Com relação aos tipos de arquivamento (Medeiros e Hernandes, 2009), identifique os itens a seguir como verdadeiros (V) ou falsos (F): ( ) Corrente: os documentos circulam pelos canais decisórios, buscando solução ou resposta. ( ) Semiaberto: parte dos documentos fica disponível para utilização diária e parte mantêm-se em arquivo isolado, frequentemente arquivado com senhas de proteção. ( ) Temporária: os documentos apresentam interesse e são objeto de consulta, embora os assuntos nele contidos já tenham sido solucionados ou tenha sido obtidas as respostas. ( ) Permanente: os documentos passam a ter valor cultural e científico. Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta, de cima para baixo.

• A. F – F – V – V.
• B. F – V – V – F.
• C. V – V – F – V.
• D. V – F – V – V.
• E. V – V – F – F.

A excelência no atendimento a clientes é uma das atribuições do profissional de secretariado executivo. Esse profissional atende diariamente prestadores de serviço ou terceirizados, fornecedores, clientes internos e clientes externos. A respeito da relação entre secretários executivos e o processo de atendimento a clientes/fornecedores, considere as seguintes afirmativas: 1. Os clientes externos do secretário executivo são os clientes da empresa, além das chefias de outros setores. 2. Os clientes internos do secretário são os executivos assessorados por ele, bem como áreas e pessoas que contem com sua assessoria. 3. Os fornecedores internos do secretário são os fornecedores da empresa: fornecedores de material de expediente e coffeebreak, por exemplo. 4. Os parceiros do secretário são os funcionários terceirizados e os autônomos em primeiro lugar, seguidos pelos fornecedores externos e clientes internos da empresa. Assinale a alternativa correta.

• A. Somente a afirmativa 2 é verdadeira.
• B. Somente as afirmativas 1 e 2 são verdadeiras.
• C. Somente as afirmativas 3 e 4 são verdadeiras.
• D. Somente as afirmativas 2, 3 e 4 são verdadeiras.
• E. As afirmativas 1, 2, 3 e 4 são verdadeiras.

“O telefone é uma das formas de atendimento mais rápidas e eficientes que uma organização possui, desde que bem utilizado” (Neiva e D´Elia, 2009). A ferramenta mais utilizada em atendimentos telefônicos em âmbito nacional e internacional, por diversas áreas, é o:

• A. código de telefonia mundial.
• B. manual de instrução de trabalho.
• C. informativo para atendimentos telefônicos.
• D. código fonético internacional.
• E. guia de atendimento telefônico.