Questões sobre Formulários

Uma sequência adequada para a elaboração de um formulário é:

• A. definição das variáveis, planejamento da solução, impressão e distribuição.
• B. definição das variáveis-chave, planejamento da solução estruturação do formulário, testes, impressão e distribuição.
• C. levantamento das necessidades, crítica do levantamento, planejamento da solução, crítica do planejamento e implantação e controle dos resultados.
• D. levantamento dos principais problemas organizacionais, análise do problemas identificados, planejamento da solução, implantação das soluções dos problemas, controle dos resultados atingidos, ajuste ou adaptação das soluções inicialmente planejadas.
• E. levantamento de todos os problemas organizacionais, análise do inter-relacionamento desses problemas, planejamento da solução, impressão dos formulários, controle da aplicação dos formulários e dos resultados obtidos, ajustes ou adaptações em função dos resultados obtidos.

Uma importante etapa na elaboração de um formulário é o planejamento da solução, que consiste em:

• A. aprovar o formulário visando sua entrada em vigor, devendo o analista desenvolvedor acompanhar o processo durante algum tempo, verificando se a solução pode ser melhorada ou melhor adaptada à empresa.
• B. coletar dados permitindo o estudo da finalidade do formulário, do exame dos instrumentos normativos, objetivos que justificaram sua criação, identificando características, número de vias e outros dados significativos.
• C. criticar a solução proposta, negociando-a com os usuários, cuja aceitação é fundamental para a implantação do formulário, sendo qualquer modificação por eles proposta deva ser vista com simpatia e rejeitada apenas no caso de inviabilidade.
• D. descrever os passos desde a construção do formulário, sua emissão até seu arquivamento, verificando a racionalização do processo.
• E. elaborar, se for o caso, o formulário ou racionalizar um existente, atendendo às reais necessidades da organização, convenientemente diagnosticadas e, além de se levar em conta os dados coletados, deve-se dar atenção especial ao layout, sendo imprescindível a elaboração dos instrumentos normativos.

A natureza básica dos formulários foi estudada por F. M. Knox que, dentre outros pontos, ressalta que:

• A. os formulários mais importantes da empresa estão submetidos a controle em grau muito alto, especialistas que trabalham com máquinas cuidam com esmero dos layouts desses formulários, que geram elevados gastos administrativos.
• B. boa parte do problema dos formulários concentra-se no fato de que muitos deles são utilizados em pequenas quantidades e um a um não parece que tenham a importância suficiente para atrair a atenção da direção da empresa.
• C. os formulários de pouco uso surgem nos escritórios pela necessidade de prestar certo tipo de informação dentro de certa periodicidade ou averiguar a ocorrência de certos fenômenos, são impressos de elevado custo e especialmente controlados pela direção.
• D. o pessoal de escritório trabalha com sua atenção voltada para os formulários de uso intenso produzidos em gráficas especializadas, que não são utilizados nos trabalhos principais da empresa e são produzidos por máquinas copiadoras internas e relativamente desconhecidos da direção.
• E. os formulários importantes da empresa são ordens de pagamento ou recebimento, faturamento e ordens de compras, por exemplo, organizados em blocos com jogos definidos, são de larga aplicação na empresa, embora não sejam percebidos e não absorvam a devida atenção dedicada aos impressos.

Apesar de haver nas empresas uma ideia geral de que os formulários devem ser controlados, poucas organizações engajam-se num programa com esse objetivo. Dentre as possíveis razões, podemos citar:

• A. a direção da empresa tem muitas outras coisas mais importantes em que pensar, não acredita que o controle de impressos seja suficientemente importante.
• B. o setor de sistemas e métodos considera o controle de formulários como atribuição da direção, entendendo que essa atitude acarreta um controle de formulários mais rígido.
• C. a maioria dos formulários é muito usada e muitos desses papelórios são impressos pelos próprios usuários, sempre sob controle da direção e do órgão de sistemas e métodos.
• D. existe um conceito falso sobre o descontrole de formulários, pois a direção e a área de compras examinam os formulários produzidos localmente e em baixa tiragem pelos usuários.
• E. a direção da empresa normalmente divide-se em duas áreas: a crítica, que cuida dos problemas imediatos que surgem nas operações, e a área institucional, que é responsável pela institucionalização de sistemas avançados de processamento de dados e, portanto, pelos formulários.

A respeito da normalização e da manualização, julgue os itens subsequentes. Os instrumentos executivos normativos da empresa devem ser redigidos de maneira clara, concisa, precisa e objetiva, sem gerar dúvidas quanto a sua interpretação.

• C. Certo
• E. Errado

Os documentos de arquivo podem ser:

• A.

  Registrados em qualquer suporte.

• B.

  Registrados somente em suporte textual.

• C.

  Registrados somente em suporte iconográfico.

• D.

  Registrados somente em suporte audiovisual.

• E.

  Não são registrados em suporte, pois o termo “suporte” é um acessório do arquivo.

Analise o texto abaixo:

Assinale a alternativa que preenche correta e sequêncialmente as lacunas do texto.

• A.

  O suporte ; o arquivo

• B.

  O museu ; a biblioteca

• C.

  A biblioteca ; a biblioteca

• D.

  O arquivo ; o documento

• E.

  O arquivo ; a biblioteca

Sobre a redação de ofícios, analise:

I. A característica marcante é a formalidade, o que se expressa na adoção do padrão culto de linguagem.

II. A elegância, a polidez e o respeito pelo destinatário devem ser mantidos.

 III. O texto deve ser acessível, direto e preciso, evitando-se o uso de jargões e clichês.

Está(ão) correta(s) apenas a(s) afirmativa(s):

• A.

  I, III

• B.

  III

• C.

  II, III

• D.

  II

• E.

  I, II, III

Com relação a técnicas e instrumentos empregados na análise e alteração de estruturas e processos das organizações, julgue os itens que se seguem.

Os formulários, documentos cuja estrutura padrão é elaborada previamente com base no processo organizacional, constituem uma forma de transmissão, assimilação e armazenamento da informação, e facilitam, portanto, o fluxo de informações.

• C. Certo
• E. Errado

Quanto à organização de sistemas e métodos, julgue os itens a seguir.

Com relação ao fluxo de informações em um formulário, é regra básica que elas estejam agrupadas em áreas específicas e que os conjuntos de informações se sucedam em uma sequência lógica: da esquerda para a direita e de cima para baixo.

• C. Certo
• E. Errado