Questões de Arquivologia

Julgue os itens seguintes, relativos a conceitos fundamentais de arquivologia.

Entre os aspectos diferenciadores de um documento de arquivo, incluem-se a heterogeneidade de seu conteúdo e a multiplicidade da informação, aspectos derivados não da proximidade com a gênese do documento, mas de sua própria gênese.

• C. Certo
• E. Errado

Em determinado setor de trabalho de um ministério, tramitam cerca de quinhentos processos por ano. Enquanto permanecem nesse setor, os processos são acondicionados em caixas-arquivo e dispostos por número. O acesso a esses documentos só é possível com a informação do número do processo, que é gerado no momento de sua autuação. Os demais documentos, como ofícios, memorandos, contratos, relatórios etc., são arquivados pela origem (órgãos governamentais, entidades da sociedade civil etc.) ou pela espécie documental (ofícios recebidos e expedidos, memorandos, contratos etc.), tornando complexa e demorada a localização dos documentos desejados. Em geral, os processos são solicitados pelos interessados segundo os assuntos de que tratam (aquisição de material e contratação de serviços; solicitação de transporte; pedido de férias etc.).

Considerando essa situação hipotética, julgue os itens subsequentes.

As correspondências tais como ofícios, memorandos e avisos são classificadas quanto à natureza em secreta, confidencial, ultrassecreta e reservada.

• C. Certo
• E. Errado

A organização dos documentos é uma condição essencial para o planejamento, organização e direção de serviços de secretaria. Com relação à organização e administração de arquivos, julgue os itens seguintes.

Ofícios, memorandos e avisos são tipos de correspondências que podem ser emitidas pelos órgãos públicos.

• C. Certo
• E. Errado

Para arquivar documentos, são requisitos indispensáveis, dentre outros, do profissional que realiza essa atividade:

• A.

  conhecimento de abreviaturas importantes, ter discrição e organização e conhecimento de regras para classificar documentos.

• B.

  paciência para assessorar reuniões da diretoria, facilidade de registrar a frequência de funcionários e habilidade ao proceder o cadastro de funcionários.

• C.

  facilidade para selecionar convênios e contratos, conhecimento na solicitação de aquisição de material permanente e habilidade para controlar férias.

• D.

  visão para cadastro pessoal, tranquilidade para comprar material permanente e aptidão para preparar minutas de correspondências para diretoria.

• E.

  agilidade ao controlar o inventário patrimonial do órgão, afinidade no controle de almoxarifado e aptidão para solicitar materiais de consumo.

A respeito da preservação da integridade dos documentos, assinale a opção correta.

• A.

  Preservação é o nome dado ao processo de exposição de uma peça documental a vapores químicos, dentro de câmaras especiais a vácuo, para destruição de insetos e fungos, resultando na polimerização do documento.

• B.

  Denomina-se conservação o conjunto de atividades que visam à preservação dos documentos, isto é, ações realizadas com o objetivo de desacelerar os processos de degradação por meio de controle ambiental e de tratamentos específicos, como higienização, acondicionamento, reparos e outros.

• C.

  A limpeza do depósito do arquivo deve ser rigorosa para evitar a proliferação de fungos e insetos; o chão deve ser limpo com pano umidecido em uma mistura de água, solventes, cera e substâncias bactericidas. Uma vez por mês, pelo menos, as estantes devem ser limpas com a mesma mistura.

• D.

  A luz natural e o calor são prejudiciais aos documentos. Recomenda-se, para o local de armazenamento, a utilização de lâmpadas fluorescentes, por não produzirem calor nem radiação ultravioleta (UV), e o uso de condicionadores de ar para manter a temperatura abaixo de 5 graus durante o dia. Durante a noite, os aparelhos podem ser desligados, para reduzir os custos e o risco de incêndio.

Acerca da teoria e da prática de arranjo nos arquivos permanentes, julgue os itens a seguir.

Os níveis de classificação de um fundo de arquivo, de acordo com a norma internacional de descrição arquivística, são os seguintes: seção, subseção, grupo, subgrupo e série.

• C. Certo
• E. Errado

A organização dos documentos é uma condição essencial para o planejamento, organização e direção de serviços de secretaria. Com relação à organização e administração de arquivos, julgue os itens seguintes.

A classificação de documentos de arquivo é feita, geralmente, a partir de funções e(ou) atividades desenvolvidas nas organizações que acumulam (produzem ou recebem) os documentos.

• C. Certo
• E. Errado

Os tipos de embalagens ou materiais e a forma de estocagem apropriada, estão apresentadas em

• A.

  

• B.

  

• C.

  

• D.

  

• E.

  

Tendo como referência o texto acima e acerca do gerenciamento da informação e gestão de documentos aplicada aos arquivos governamentais, julgue os itens seguintes.

A quantificação do acervo documental em suporte de papel e do gênero textual deve ser feita em metros lineares.

• C. Certo
• E. Errado

O grupo é um dos níveis de descrição propostos pela norma internacional de descrição arquivística.

• C. Certo
• E. Errado