Questões de Arquivologia do ano 2009

Os processos de passagem de documentos do arquivo corrente para o intermediário e deste para o permanente são denominados, respectivamente,

• A.

  arranjo e classificação.

• B.

  arquivamento e acondicionamento.

• C.

  avaliação e seleção.

• D. transferência e recolhimento.

Acerca das rotinas de tratamento documental em arquivos, assinale a opção correta.

• A.

  As atividades que compõem as rotinas de classificação são as seguintes: receber o documento; ler o conteúdo do documento identificando a data, o(s) responsável(is) pela assinatura e o assunto; localizar o(s) assunto(s) no Índice de classificação bibliográfica; anotar o código no verso do documento; preencher a(s) folha(s) de identificação com a data e o(s) nome(s) do(s) responsável(is).

• B.

  As rotinas de arquivamento consistem em: inspeção do documento para verificar se está assinado e se é original; formação de dossiê, agrupando os documentos emitidos na mesma data, que devem ser acondicionados em pasta suspensa com prendedor; na pasta, devese registrar o dia ou o mês em que foram emitidos os documentos e os números de protocolo, para facilitar sua localização; dentro do dossiê, os documentos devem ser ordenados alfabeticamente pelo nome das pessoas que os assinam.

• C.

  As atividades a seguir são rotinas de protocolo: receber documentos enviados por outras instituições; despachar documentos enviados por setores do órgão; armazenar os documentos em fase corrente; emprestar os documentos aos setores que os solicitarem; fazer o controle de retirada; controlar o prazo para devolução do documento; prestar informações contidas nos documentos; estabelecer procedimentos de conduta dos arquivistas com relação à prática e à ética profissional.

• D.

  Fazem parte das rotinas para destinação de documentos na fase corrente as seguintes atividades: verificar se os documentos a serem destinados estão organizados de acordo com os conjuntos definidos na tabela de temporalidade; verificar se cumpriram o prazo de guarda estabelecido; registrar os documentos a serem eliminados; proceder à eliminação; elaborar termo de eliminação; elaborar lista de documentos destinados à fase intermediária; operacionalizar a passagem ao arquivo intermediário.

Considerando os princípios arquivísticos e a legislação a respeito da avaliação e da eliminação de documentos públicos, assinale a opção correta.

• A.

  A pessoa que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerados como de interesse público e social ficará sujeita à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor.

• B.

  Avaliação é a atividade que, por meio da análise do conteúdo do documento, a fim de verificar a importância e a veracidade das informações nele contidas, deve atribuir graus de sigilo, segundo legislação específica. É nessa etapa que se identificam quais os documentos originais e autênticos, de acordo com as normas de validação, sendo responsável por determinar a eliminação dos demais documentos.

• C.

  A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público somente será realizada após autorização da presidência do órgão, e sancionada em instância superior: se federal, pela Casa Civil da Presidência da República; se estadual, pelo Gabinete do Governador.

• D.

  O instrumento resultante da atividade de avaliação é o catálogo seletivo, que indica os documentos selecionados para a guarda permanente ostensiva ou sigilosa, indicando os níveis legais de acesso a cada documento ou informação.

Acerca da gestão de documentos, assinale a opção correta.

• A.

  Não é objetivo da gestão de documentos racionalizar a produção dos documentos, mas, sim, eliminar os documentos de valor secundário.

• B.

  As atividades de protocolo fazem parte da fase de destinação na gestão de documentos.

• C.

  Os principais instrumentos de gestão arquivística são o plano de classificação e a tabela de temporalidade.

• D.

  A preservação é a função arquivística que permite a agilização do acesso aos documentos.

• E.

  A avaliação de documentos de arquivo é executada com a aplicação do código de classificação.

Os arquivos correntes são

• A.

  formados por documentos com valor secundário.

• B.

  armazenados em depósitos centralizados, localizados distantes dos setores de trabalho onde foram acumulados.

• C.

  transferidos, após o final de sua utilização, aos arquivos permanentes, onde aguardam a destinação final.

• D.

  formados por documentos com prazos precaucionais esgotados.

• E.

  alocados perto dos seus usuários diretos, devido à grande possibilidade de uso que apresentam, e são conhecidos também como arquivos ativos.

A respeito dos arquivos intermediários, assinale a opção correta.

• A.

  O acesso aos documentos no arquivo intermediário é aberto ao público.

• B.

  As características provisórias do arquivamento intermediário impedem a aplicação da tabela de temporalidade.

• C.

  Os arquivos intermediários são constituídos, fundamentalmente, por documentos com valor informativo.

• D.

  Os documentos do arquivo intermediário são mantidos por conta dos prazos prescricionais e precaucionais e aguardam a destinação final: eliminação ou guarda permanente.

• E.

  Os arquivos intermediários são formados por documentos que perderam a vigência administrativa, mas são providos de valor histórico-cultural.

Acerca do gerenciamento da informação e das três idades documentais, assinale a opção correta.

• A.

  O arquivo corrente é constituído de documentos com grande possibilidade de uso e com valor primário.

• B.

  Os documentos de idade intermediária são os que são consultados frequentemente e aos quais se tem livre acesso.

• C.

  O arquivo permanente é formado por documentos de valor administrativo, legal ou fiscal.

• D.

  O arquivo intermediário, conhecido também como arquivo inativo, é resultante da transferência de documentos do arquivo corrente.

• E.

  O recolhimento de documentos no arquivo intermediário deve ser feito após o encerramento do valor probatório desses documentos.

A política arquivística brasileira reconhece a gestão de documentos como um dos principais instrumentos de apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico. A respeito da gestão de documentos, assinale a opção correta.

• A.

  A criação, o arquivamento e a eliminação de documentos são as três fases básicas da gestão de documentos.

• B.

  A gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, ao uso e ao arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária.

• C.

  A elaboração dos documentos decorrente das atividades de um órgão ou setor, apesar da sua relevância, não se inclui entre as atribuições da gestão de documentos.

• D.

  Na avaliação dos documentos, aplica-se o código de classificação de documentos de arquivo.

• E.

  Com a gestão eficaz de documentos, impede-se que os documentos com valor secundário sejam conservados permanentemente.

Assinale a opção que apresenta exemplo de ordenação de pastas de funcionários de um órgão realizada de acordo com as regras de alfabetação.

• A.

  Bezerra, Alberto Luiz

  Moreira, Maria Madalena Santos

  Cruz, Antônio

• B.

  Torres, Alisson

  Torres, A.

  Torres, Beatriz

• C.

  Barbosa Filho, Élson

  Vianna Neto, Milton

  Vianna Sobrinho, Marlene

• D.

  D'Almeida, Paulo

  D'Andrade, Roberto

  D'Carmo, Anísio

• E.

  José, Rogério São

  Paulo, Carlos São

  Rita, Simone Santa

No processo de avaliação, entende-se por transferência a passagem dos documentos para o

• A.

  arquivo corrente.

• B.

  arquivo permanente.

• C.

  arquivo intermediário.

• D.

  serviço de protocolo.

• E.

  setor de descarte.