Questões de Arquivologia do ano 2010

As atividades de protocolo, de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação e à recuperação de informações fazem parte de qual fase da gestão de documentos?

• A.

  Utilização.

• B.

  Preservação.

• C.

  Criação.

• D.

  Produção.

• E.

  Destinação.

Acerca das atividades de protocolo, assinale a opção correta.

• A.

  Somente os processos recebem um número de protocolo.

• B.

  A atividade de registro consiste na identificação de pontos de acesso aos documentos.

• C.

  O curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função é conhecido como distribuição.

• D.

  A expedição de documentos não necessita de registro.

• E.

  Todos os setores de um órgão público podem autuar e abrir um processo.

No processo de gestão de documentos, na fase de utilização, a atividade de recebimento, classificação, registro, distribuição e tramitação de documentos denomina-se

• A. destinação.
• B. arquivamento.
• C. protocolo.
• D. organização documental.
• E. avaliação.

Julgue os itens subsequentes, relativos às rotinas de tratamento documental em arquivos correntes.

O arquivamento consiste em inspecionar o documento para verificar se está assinado e se é original; formar dossiês, agrupando os documentos pela data em que foram emitidos em uma pasta suspensa. Dentro da pasta, deve-se anotar o número de protocolo; fora da pasta, deve-se colocar uma etiqueta com a data.

• C. Certo
• E. Errado

Assinale a alternativa que contém as vantagens da utilização do sistema horizontal de arquivamento:

• A.

  Iluminação direta, anotações locais, redução da perda de documentos.

• B.

  Baixo custo, fácil manuseio e fácil atualização.

• C.

  Fácil manuseio, visibilidade ampla e ocupa pouco espaço.

• D.

  Guias, projeções e tiras de inserção.

Acerca dos procedimentos adotados no setor de protocolo e arquivo em determinado órgão, e de acordo com o correto uso das técnicas de arquivamento, julgue os itens que se seguem.

O método numérico-cronológico é considerado um método de arquivamento básico.

• C. Certo
• E. Errado

Considerando os procedimentos administrativos adotados nos arquivos, julgue os itens a seguir.

De acordo com as regras de alfabetação, no caso de homônimos, os graus de parentesco deverão ser considerados.

• C. Certo
• E. Errado

O processo de organização de documentos envolve várias operações. A disposição metódica dentro das unidades de agrupamento é o(a)

• A.

  arquivamento.

• B.

  classificação.

• C.

  ordenação.

• D.

  indexação.

• E.

  catalogação.

A gestão documental trata de um dos ativos mais importantes de uma organização, pois, além de manter o conhecimento produzido na instituição, ainda tem a responsabilidade de guardar e proteger os documentos de arquivo. Acerca desse tema, julgue os próximos itens.

No método de arquivamento ideográfico, os documentos são classificados de acordo com a data.

• C. Certo
• E. Errado

O método de se arquivar documento pelo arquivamento ideográfico denomina-se

• A. por assunto.
• B. ordem alfabética.
• C. ordem numérica duplex.
• D. ordem mnemônica.
• E. ordem geográfica.