Questões sobre Sistemas e métodos de arquivamento

Acerca da gestão de documentos, julgue os itens que se seguem. O arquivamento de documentos é um ato físico, ao passo que a ordenação é a disposição intelectual dos documentos em uma unidade de classificação.

• C. Certo
• E. Errado

Os arquivos de uma instituição devem ser tratados adequadamente para que as informações neles contidas possam ser recuperadas. Com relação a arquivos, julgue os seguintes itens.

Os métodos de arquivamento são universais e independem da natureza dos documentos que serão arquivados ou das atividades ou estrutura da instituição.

• C. Certo
• E. Errado

Acerca de arquivamento e de procedimentos administrativos, julgue os itens a seguir.

O método decimal possibilita a expansão ilimitada de subdivisões. Portanto, esse é o método mais indicado para o arquivamento de processos administrativos.

• C. Certo
• E. Errado

Acerca de arquivamento e de procedimentos relacionados a esse assunto, julgue os itens a seguir.

O método de arquivamento no qual as pastas são ordenadas de acordo com o registro de entrada dos correspondentes, em que também se utiliza um índice alfabético remissivo para a codificação das pastas, é conhecido como método numérico simples.

• C. Certo
• E. Errado

Julgue os itens a seguir.

Em relação aos sistemas de arquivamento, a teoria faz diferença entre sistema e método: método é o conjunto de princípios ordenados entre si, de modo que concorram para determinado fim; e sistema é justamente a maneira de proceder para atingir esse fim, ou seja, um plano preestabelecido de colocação (arranjo) de documentos, visando não só a guarda, mas também a pesquisa desses documentos.

• C. Certo
• E. Errado

Qual o método de arquivamento mais adequado para permitir a abertura de mais classes à medida que novas atividades forem surgindo?

• A. Método decimal.
• B. Método unitermo.
• C. Método de indexação coordenada.
• D. Método variadex.
• E. Método duplex.

Para que isto aconteça, é necessário um recurso de acompanhamento a fim de se registrar a mudança de local, facilitar o acesso e cumprir os requisitos regulamentares. Assinale a alternativa incorreta quanto aos metadados que devem ser incluídos para esse acompanhamento.

• A. Número identificador dos documentos atribuído pelo sistema.
• B. Usuário responsável pela transferência (sempre que for adequado).
• C. Data e hora de envio/transferência.
• D. Localização atual e localizações anteriores, definidas pelo sistema.
• E. Método de transferência.

Assinale a alternativa que indica a ordem correta dos nomes dos funcionários, correspondentes aos números dos dossiês, conforme tabela abaixo, utilizando-se para arquivamento o método dígito-terminal.

• A. Andréa Marques de Souza, Felipe Machado, Luciano Tavares de Melo, Paulo Vinícius dos Santos, Raimundo Nogueira.
• B. Andréa Marques de Souza, Paulo Vinícius dos Santos, Raimundo Nogueira, Luciano Tavares de Melo, Felipe Machado.
• C. Raimundo Nogueira, Paulo Vinícius dos Santos, Luciano Tavares de Melo, Felipe Machado, Andréa Marques de Souza.
• D. Andréa Marques de Souza, Raimundo Nogueira, Paulo Vinícius dos Santos, Luciano Tavares de Melo, Felipe Machado.
• E. Felipe Machado, Luciano Tavares de Melo, Raimundo Nogueira, Paulo Vinícius dos Santos, Andréa Marques de Souza.

Acerca da gestão de informações e de documentos e dos métodos de arquivamento, julgue os itens a seguir. O método de arquivamento decimal é aplicado quando a documentação é dividida em classes, conforme os assuntos, partindo-se do gênero para a espécie e desta para os detalhes da documentação.

• C. Certo
• E. Errado

Acerca da gestão de informações e de documentos e dos métodos de arquivamento, julgue os itens a seguir. O procedimento denominado codificação consiste na determinação da entrada de documentos e das referências cruzadas que serão atribuídas a esses documentos.

• C. Certo
• E. Errado