Questões de Arquivologia da Instituto de Estudos Superiores do Extremo Sul (IESES)

Os métodos de arquivamento correspondem à forma em que os documentos são armazenados, visando sua localização futura. Dentre os métodos de arquivamento está o método de ordem ideográfica que organiza:

• A.

  por um número relativo ao documento, cronológico ou dígito-terminal.

• B.

  de acordo com o assunto do documento.

• C.

  a partir de nomes.

• D.

  a partir do local de produção.

As funções do Protocolo são extremamente importantes para uma instituição. Tais funções compreendem:

• A.

  persuasão, compras e externo.

• B.

  recebimento, registro e classificação.

• C.

  atendimento, conferência e distribuição de senhas.

• D.

  orientação, manobra e limpeza.

Os documentos de arquivo possuem uma característica chamada organicidade. Pode-se afirmar que a organicidade significa que o documento:

• A.

  É algo que é mecânico em sua essência, traduzindo registros estáticos de uma realidade produzida e cuja veracidade está sujeita às interpretações dos diferentes sujeitos imersos nessa realidade.

• B.

  Foi criado em função de uma atividade realizada pela instituição, de forma que o mesmo servirá de prova das transações realizadas, fornecendo uma idéia clara das atividades realizadas por aquele órgão.

• C.

  É dinâmico e como tal pode ser modificado pelo arquivista em função dos diferentes interesses envolvidos no momento de sua utilização ou em função de danos causados pela má utilização dos métodos de arquivamento disponíveis.

• D.

  Foi criado em função de uma atividade que deveria ser realizada, mas não ocorreu, de forma que o mesmo servirá de prova das transações planejadas, fornecendo uma idéia das pretensões daquele órgão.

Das finalidades do arquivo, pode-se destacar a guarda dos documentos que circulam na instituição, a garantia da preservação dos mesmos utilizando técnicas e acondicionamento específico e, atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento dos mesmos quando solicitado. Além destas funções principais, é possível destacar outras como:

• A.

  expedição de correspondência, criação de modelos para documentos e criação de normas de gestão documental da instituição.

• B.

  criação do setor de achados e perdidos com exclusividade para artigos oriundos do setor, que por ventura tenham sido extraviados durante o manuseio.

• C.

  manutenção dos equipamentos de ar-condicionado da instituição visando à preservação da temperatura ideal de arquivamento.

• D.

  estabelecimento de limites de recepção e emissão de documentos sejam eles internos ou externos.

Os negócios produzem cada vez mais documentos. Estes documentos tendem a materializar-se na forma de papel. A dificuldade de se buscar informações, a morosidade no atendimento e a falta de cuidado na guarda de registros funcionais e financeiros, bem como obrigações fiscais, não passam de falta de organização e métodos no armazenamento e recuperação de documentos (STARBIRD; VILHAUER, 1997). Para equacionar tais problemas, recentemente tem sido utilizado um conjunto de novas tecnologias conhecidas por GED, que significa:

• A.

  gerenciamento eletrônico de dados.

• B.

  grupo eletrônico de dados.

• C.

  gerenciamento eletrônico de documentos.

• D.

  grupo eletrônico de documentos.

O GED apresenta algumas desvantagens: alto custo dos equipamentos, mudança das tecnologias e risco no planejamento do sistema são alguns exemplos. Nesse sentido, o desenvolvimento e o uso do GED são mais desejáveis em:

• A.

  exclusivamente as organizações públicas.

• B.

  pequenas organizações cuja atividade principal é calcada em negócios de baixa competitividade, ou que produzam poucos documentos.

• C.

  organizações que não dependam da consulta ou mesmo da pesquisa imediata as informações e históricos disponíveis e tampouco o uso simultâneo de documentos.

• D.

  organizações com alta atividade em pesquisa, que produzem muitos documentos, fazem uso simultâneo de documentos e/ou atuam em ambiente de negócios competitivo.

Na arquivologia, o termo "suporte" constitui a designação do meio no qual a informação é registrada. Podem ser suporte:

• A.

  Atualmente somente CD-ROM ou DVD-ROM.

• B.

  Papel, CD-ROM e DVD-ROM.

• C.

  Somente papel.

• D.

  Pastas suspensas criadas exclusivamente para este fim.

Os objetivos de um programa de gerência de documentos eficiente:

• A.

  Englobam o atendimento às necessidades operacionais e funcionais da organização, a preservação da história da organização, a proteção de interesses vitais e a proteção da organização frente a processos jurídicos.

• B.

  Visam arquivar todo e qualquer documento gerado na empresa por pelo menos 20 anos, respeitando os prazos estabelecidos por lei.

• C.

  Englobam o atendimento às necessidades mercadológicas da organização, permitindo ao cliente acesso irrestrito aos bancos de dados da organização.

• D.

  Visam primeiramente aumentar o espaço físico para o armazenamento dos documentos em forma de papel.

A posição em que são dispostos fichas e documentos distinguirá os tipos de arquivamento. Sobre os tipos de arquivamento pode-se afirmar:

• A.

  No tipo horizontal, os documentos ou fichas são colocados uns sobre os outros e arquivados em caixas, estantes ou escaninhos e são utilizados principalmente para mapas, plantas ou desenhos.

• B.

  Os arquivos verticais são recomendados somente para arquivamento de notas fiscais.

• C.

  Os arquivos horizontais são recomendados para arquivos correntes, pois são de fácil acesso e manuseio e manutenção.

• D.

  Os arquivos verticais são muito utilizados para arquivos permanentes, pois as fichas ou documentos são dispostos uns sobre os outros, e arquivados em caixas verticais.

Sobre os estágios de evolução por que passam os arquivos, pode-se afirmar:

• A.

  Os arquivos de primeira idade ou corrente são constituídos por documentos que perderam o valor de natureza administrativa, mas ainda conservam valor histórico.

• B.

  Os arquivos de segunda idade ou intermediários são constituídos por documentos ainda freqüentemente requisitados.

• C.

  Os arquivos de terceira idade ou permanentes são constituídos por documentos que perderam o valor de natureza administrativa e são conservados por seu valor histórico ou documental.

• D.

  Os arquivos de segunda idade ou permanentes são solicitados diariamente e por isso devem ser arquivados nos escritórios ou nas repartições que os receberam.