Questões de Conhecimentos Técnicos de um determinado Cargo/Área do ano 2016

A escrituração escolar é o registro sistemático de todos os fatos relativos às instituições de ensino e tem por finalidade assegurar, a qualquer tempo, a autenticidade da vida escolar do aluno e do funcionamento da instituição. O setor responsável pela escrituração escolar é a secretaria da escola, a quem cabe registrar as ocorrências de acordo com a ordem e sequência dos acontecimentos. A vida escolar do aluno inicia-se a partir da

• A. frequência.
• B. reclassificação.
• C. aprovação.
• D. matrícula.
• E. documentação.

Aos funcionários em exercício nas secretarias das Unidades Escolares cabe o registro e a manutenção da vida escolar dos alunos. Dentre suas funções, destaca-se a de

• A. monitorar a aprendizagem dos alunos, estimulando a adoção de práticas inovadoras e diferenciadas.
• B. efetivar a matrícula e manter a ficha cadastral dos alunos, de acordo com a documentação civil e atualização do endereço.
• C. acompanhar indicadores de resultados, de aproveitamento e de desempenho das avaliações internas e externas dos alunos.
• D. identificar os elementos da organização do ensino, da legislação e normas que fornecem diretrizes para ações de melhoria do desempenho das escolas.
• E. orientar as equipes gestoras das unidades na organização dos colegiados e instituições auxiliares das escolas, visando o envolvimento efetivo da comunidade.

Durante a Revolução Industrial, era comum a função de secretário sendo exercida por homens, porém, após as duas grandes guerras mundiais, devido à falta de mão de obra masculina, as mulheres precisaram entrar no mercado de trabalho e se tornaram bem atuantes nos Estados Unidos e na Europa. No Brasil, foi a partir da década de 1950 que a mulher passou a ocupar o cargo de secretária, com o surgimento de cursos voltados para a área, como datilografia e técnico em secretariado. Com o avanço das tecnologias e das contribuições que estes profissionais podem oferecer, os modernos secretários estão se tornando verdadeiros assessores da presidência ou da diretoria para as quais trabalham. Considerando essas informações, assinale a alternativa que apresenta funções do técnico em secretariado constantes em lei.

• A. Controle da agenda de executivos e pagamento e contratação de pessoa.
• B. Organização e manutenção dos arquivos da secretaria, bem como o controle da agenda de executivos.
• C. Planejamento estratégico e controle orçamentário.
• D. Organização da compra e logística de distribuição de produtos.
• E. Estratégia de comunicação interna por meio de house organ e jornal mural.

Com relação à aparência pessoal e profissional, assinale a alternativa correta.

• A. A aparência pessoal no ambiente de trabalho deve ser harmoniosa e discreta, para auxiliar na imagem de segurança e competência.
• B. O profissional deve exigir o uso de uniformes de seu empregador, para padronizar e reduzir custos.
• C. Os tipos de vestimentas são de preferência pessoal, portanto, não podem ser orientadas pelo empregador.
• D. A imagem do profissional não irá interferir na da organização, pois suas atividades são internas.
• E. A apresentação e a organização do posto de trabalho não interferem em sua imagem pessoal.

Acerca do atendimento telefônico de um profissional de secretariado, assinale a alternativa correta.

• A. Recomenda-se utilizar o “alô”, por ser popular e facilmente compreendido.
• B. Se o executivo não deseja atender, deve-se deixar o interessado esperando por longos períodos na linha, pois assim desistirá.
• C. ienta-se evitar expressões diretas que soam grosseiras, como “quem fala?”, “quem é?”, substituindo por algo mais cortês, como “por gentileza, quem deseja falar?”.
• D. Se tiver uma crise de tosse ou soluço, deve-se desligar imediatamente.
• E. Ao transferir a ligação para outro setor, jamais pergunte o assunto a ser tratado, afinal, pode ser pessoal.

Os profissionais de secretariado representam para o cliente a imagem da organização. No atendimento presencial, o cliente espera que a pessoa que o recebe detenha as informações que ele procura. Acerca da qualidade desse tipo de atendimento, assinale a alternativa correta.

• A. Caso o profissional não detenha a informação desejada pelo cliente, ele deve sugerir que o cliente retorne em outro momento.
• B. Atender mais de um cliente ao mesmo tempo agiliza o processo de atendimento.
• C. Não se deve preocupar com a eventual desorganização da estação de trabalho, pois o que importa é o cliente ter seu pedido atendido.
• D. O atendimento deve ocorrer de forma personalizada, para que o cliente não se sinta desamparado ou sem assistência.
• E. Deve-se escrever enquanto estiver falando com o cliente, a fim de deixar tudo registrado.

Com cada vez mais frequência, o profissional de secretariado exerce o atendimento pela Internet. Considerando que a Internet é uma ferramenta ágil e barata, assinale a alternativa correta.

• A. A resposta aos e-mails precisa ser imediata, por isso chama-se chat ou conversação.
• B. A Internet exige uma linguagem informal, portanto aceita o uso de gírias e abreviações por códigos.
• C. A assinatura no e-mail não é obrigatória, já que o endereço eletrônico carrega a identificação.
• D. O e-mail é uma excelente ferramenta de divulgação de produtos ou serviços, uma vez que dispensa a autorização do cliente.
• E. Para o e-mail, faz-se necessária uma linguagem objetiva e clara, com textos breves.

Na atividade de técnico em secretariado, o chamado momento da verdade compreende

• A. a tentativa de negociação salarial com o superior imediato.
• B. o momento em que o cliente se decepciona com a empresa em virtude do atendimento que recebe.
• C. a avaliação de resultados do setor para o cumprimento de metas.
• D. a entrevista de candidatura para um novo cargo.
• E. o assédio moral ou sexual recebido durante o exercício da profissão.

Com relação à etiqueta profissional e ao uso de cartões de visita, assinale a alternativa correta.

• A. O cartão de visitas é usado para passar todos os dados para que um contato tenha continuidade, como números de telefone, endereço de e-mail e endereço profissional completo.
• B. O cartão de visitas deve ser entregue a todas as pessoas, pois é assim que se estabelece a network.
• C. Não se deve anotar o número do telefone celular em um cartão de visitas, pois pode parecer insinuação inconveniente.
• D. As cores utilizadas nos cartões devem ser chamativas, para facilitar a memorização de quem o recebe.
• E. O cartão de visitas deve ser entregue com a parte impressa sempre para baixo para despertar a curiosidade de quem o recebe.

O celular está se tornando um dos principais motivos de gafes no ambiente de trabalho. Em uma reunião, enquanto aguarda uma ligação importante, é recomendado ao profissional de secretariado que

• A. deixe o celular guardado, em volume baixo, para que perceba quando ele tocar.
• B. avise, no início da reunião que está aguardando uma ligação importante, assim, não haverá constrangimento quando ele tocar.
• C. deixe o celular no silencioso e, caso precise atender, peça licença, seja discreto e atenda fora da sala de reuniões.
• D. leve o aparelho celular para sala de reunião e apenas evite toques escandalosos ou exóticos.
• E. nunca leve um celular para uma sala de reuniões, justamente para evitar interrupções e gafes.