Questões de Conhecimentos Técnicos de um determinado Cargo/Área do ano 2016

Alguns dos diferenciais do secretário bem preparado são a etiqueta e a forma de se expressar. A maneira como o profissional fala, o vocabulário utilizado e a entonação de voz, por exemplo, dizem muito sobre ele. Isso vale não só para a oralidade, mas também para a escrita, seja em documentos ou, com cada vez mais frequência, no mundo virtual. Assinale a alternativa que apresenta uma gafe ou um deslize de etiqueta profissional em um envio de e-mail.

• A. Redação de textos com pontuação e divisão de parágrafos.
• B. Respostas breves e rápidas.
• C. Clareza e objetividade no texto.
• D. Utilização de caixa alta em todo o texto do e-mail.
• E. Utilização da norma culta da língua nos textos de e-mail.

Organização é a palavra-chave para um profissional de secretariado. Ele organiza o escritório, a sua mesa, a sua agenda e a agenda do executivo a quem assessora. Na atualidade, as tecnologias podem ajudar nesse trabalho de gestão de agenda ou complicar, se todos os dispositivos não estiverem integrados, como desktops, notebooks, celulares e tablets. Nesse sentido, recomenda-se que o profissional de secretariado

• A. tenha as senhas pessoais de acesso do executivo e acesse cada um dos dispositivos pelo menos quatro vezes ao dia.
• B. use um serviço de sincronização de agendas e consulte o executivo sobre como ele prefere acessar.
• C. atenha-se aos compromissos profissionais, já que os pessoais são de responsabilidade do executivo e ele próprio cancelará se houver choques na agenda.
• D. sugira ao executivo o uso de apenas um dispositivo, pois é impossível para qualquer profissional gerir vários pontos de acesso.
• E. informe ao executivo que a responsabilidade do profissional de secretariado se resume ao uso da agenda de papel, de mais fácil organização.

Em uma organização, as correspondências podem ser classificadas em quatro tipos. São eles:

• A. agilidade, remetente, setor e confidencialidade.
• B. oficial, oficioso, secreto e urgente.
• C. logística, compras, prestação de serviços e pessoal.
• D. data, horário, setor e destinatário.
• E. distribuição, destinatário, velocidade e sigilo.

Com relação à gestão de documentos, cabem ao profissional de secretariado as seguintes atividades:

• A. limpeza, manutenção, arquivamento, distribuição e eliminação de documentos.
• B. organização, arquivamento, reposição, limpeza, agendamento e reprodução de documentos.
• C. produção, utilização, destinação, tramitação, arquivamento, reprodução e classificação de documentos.
• D. manipulação, distorção, produção, organização e distribuição de documentos.
• E. utilização, organização, reposição, proposição, limpeza e eliminação de documentos.

Nas organizações, o fluxo de informações tem cada vez mais valor, pois o sucesso delas depende da capacidade de gerenciar todo o tipo de informação. A gestão documental evoluiu bastante nas últimas décadas e se mostra importante para a recuperação de informações e a agilidade nos processos. O profissional de secretariado tem um papel decisivo nesse processo, ao organizar, disponibilizar e arquivar documentos de todo tipo. As tecnologias têm auxiliado nessa tarefa, como é o caso dos chamados sistemas ERP, que correspondem a

• A. servidores de arquivos que centralizam a gestão dos documentos eletrônicos em um só computador.
• B. engenharia de reposição programada que permite o envio ou recebimento de documentos em datas programadas.
• C. rede interna de comunicação à qual somente os funcionários da empresa têm acesso.
• D. sistemas genéricos capazes de integrar todas as informações que fluem pela empresa, armazenando-as em um só lugar.
• E. arquivamento de documentos em suporte fotográfico que tem a mesma validade que o original.

O relatório que contém as informações gerais necessárias para a elaboração de uma estratégia de realização de um projeto, produto ou serviço, cujos responsáveis pela elaboração ou execução do projeto devem colher esse conjunto de dados com o solicitante (cliente, gerente da empresa etc.), além de ser o ponto de partida para o planejamento de um evento é o

• A. trade
• B. brunch
• C. coffee break
• D. tracking
• E. briefing

Uma reunião não é recomendada quando

• A. se deseja obter uma informação ou um parecer de algum grupo.
• B. há preparação inadequada ou fraca e poucos dados.
• C. há uma questão que precisa ser esclarecida.
• D. se faz necessário o compartilhamento de algum problema com determinado grupo.
• E. há horário especificado para começar e encerrar a reunião.

Um grupo de especialistas, de preferência com posições divergentes sobre um mesmo tema, expõe seus pontos de vista. Um deve falar após o outro, e um mediador orienta a discussão. Após as exposições, os especialistas podem debater entre si. É possível ainda que a plateia faça perguntas, oralmente ou de forma escrita.

O texto acima refere-se a um(uma)

• A. convenção.
• B. seminário.
• C. exposição.
• D. mesa-redonda.
• E. workshop.

O quadro acima apresenta um exemplo de instrumento essencial ao planejamento e execução de um evento que é o

• A. orçamento.
• B. cronograma.
• C. fluxograma.
• D. relatório.
• E. checklist.

Assinale a alternativa que apresenta, na realização de um evento, a diferença entre apoio e patrocínio.

• A. Quando uma instituição investe dinheiro na realização de um projeto de outra instituição, ela está oferecendo um patrocínio. Quando ela fornece serviços ou itens de sua própria produção, ela está dando um apoio.
• B. Quando uma instituição anuncia em veículos de comunicação ela faz um patrocínio. Quando uma instituição realiza um evento ela faz um apoio.
• C. Quando uma instituição investe em serviço voluntariado ela realiza patrocínio. Quando uma instituição incentiva que seus colaboradores sejam voluntários em atividade filantrópica ela realiza um apoio.
• D. Quando uma instituição investe dinheiro na realização de um projeto de outra instituição, ela está oferecendo um apoio. Quando ela fornece serviços ou itens de sua própria produção, ela está dando um patrocínio.
• E. Quando uma instituição coloca sua logomarca em materiais promocionais ela faz um patrocínio. Quando uma instituição só coloca seu nome em materiais promocionais, ela faz um apoio.