Questões de Conhecimentos Técnicos de um determinado Cargo/Área do ano 2017

Considere as seguintes ações:

1. Controlar a entrega e saída de materiais.

2. Recepcionar pessoas.

3. Organizar documentos segundo um método próprio que permita controlar o acesso dos demais funcionários, para mantê-los em ordem.

4. Fazer triagem das correspondências recebidas, identificando e barrando o que considera que não precisa passar pela chefia.

São rotinas administrativas:

• A. 1 apenas.
• B. 1 e 2 apenas.
• C. 3 e 4 apenas.
• D. 2, 3 e 4 apenas.
• E. 1, 2, 3 e 4.

Com relação ao arquivamento, considere os seguintes itens:

1. Organização interna da empresa.

2. Exigência legal.

3. Preservação da memória da instituição.

São razões de existência de arquivos:

• A. 1 apenas.
• B. 1 e 2 apenas.
• C. 1 e 3 apenas.
• D. 2 e 3 apenas.
• E. 1, 2 e 3.

Com relação a protocolo de documentos, considere as seguintes funções:

1. Recebimento.

2. Triagem.

3. Registro.

4. Distribuição.

São funções do protocolo:

• A. 1 e 3 apenas.
• B. 1 e 4 apenas.
• C. 1, 2 e 3 apenas.
• D. 2, 3 e 4 apenas.
• E. 1, 2, 3 e 4.

Quanto ao ciclo de vida, os arquivos são classificados como:

• A. Disponíveis, Semidisponíveis e Indisponíveis.
• B. Atuais, Inertes e Definitivos.
• C. Ativos, Reservados e Concluídos.
• D. Correntes, Intermediários e Permanentes.
• E. Em uso, Em espera e Terminais.

Com relação aos cuidados fundamentais durante ligações telefônicas, assinale a alternativa correta.

• A. No modo de falar, demonstre simpatia e intimidade, pois isso deixará o interlocutor mais à vontade.
• B. No caso de ligações internas, ou seja, de outras áreas ou departamentos da própria organização, dispensa-se o atendimento informando nome e departamento, pois quem ligou já tem conhecimento disso.
• C. Ao atender o telefone, dizer sempre o nome da empresa e o seu, seguidos do respectivo cumprimento.
• D. Se não for possível fornecer informações prontamente, por estar realizando outra atividade ao mesmo tempo em que realiza o atendimento da ligação, encerre rapidamente a ligação, para não ocupar em vão o tempo de quem ligou.
• E. Quando for preciso deixar a pessoa do outro lado da linha esperando para ser atendida por quem ela procurava, procure entabular uma conversa sobre trivialidades, para preencher o tempo de espera.

Assinale a alternativa que exemplifica o gênero de um documento:

• A. Audiovisual.
• B. Formulário.
• C. Confidencial.
• D. Lei.
• E. Ofício.

Considere as seguintes definições:

1. Conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por processo de acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas, e conservados em decorrência de seu valor.

2. Entidade administrativa responsável pela custódia, pelo processamento técnico e pela utilização dos arquivos sob sua jurisdição.

3. Edifício ou uma das partes em que são guardados os documentos.

4. Peça de mobiliário destinada à guarda de documentos.

São definições correntes de arquivo:

• A. 1 apenas.
• B. 1 e 4 apenas.
• C. 2 e 3 apenas.
• D. 1, 2 e 3 apenas.
• E. 1, 2, 3 e 4.

A elaboração de uma correspondência pode envolver o trabalho de mais de um profissional. Numa correspondência, “signatário” é quem:

• A. redige o documento.
• B. recebe o documento.
• C. revisa o documento.
• D. assina o documento.
• E. protocola o documento.

Nas rotinas administrativas, um conjunto de profissionais executa atividades que devem estar em conformidade com o nível de competência de cada um, o nível de autoridade e de responsabilidade, de forma a se obterem resultados. Entende-se que a rotina administrativa é composta por

• A. diversos processos que ocorrem de forma sistemática e que requerem conhecimento técnico e domínio de tecnologias.
• B. trabalhos descontinuados e repetitivos adotados por uma organização para o alcance de objetivos.
• C. uma sequência desordenada de ações direcionadas para atender as necessidades de um determinado público.
• D. processos que são executados por diversas pessoas e que não estão relacionados aos objetivos da organização.
• E. atividades complexas que são desenvolvidas por um grupo de pessoas que trabalham em um mesmo setor.

Rafael sabe que, para executar com eficácia as rotinas administrativas, é necessário administrar o tempo de forma a cumprir as atividades que lhe foram demandadas. Assim, ao planejar o seu trabalho diário, é importante que ele

• A. priorize as rotinas repetitivas.
• B. realize várias atividades ao mesmo tempo.
• C. analise a rotina e identifique as mudanças necessárias.
• D. distribua igualmente o tempo para todas as atividades.
• E. adie as atividades que considera mais difíceis.