Questões de Arquivologia do ano 2005

        Em determinado arquivo corrente optou-se pelo método básico alfabético. Ocorre que, no arquivamento, duas pessoas têm sobrenome igual, João Villa-Lobos e Otávio Villa-Lobos. Havia também três pessoas com sobrenome Santos, José dos Santos, J. Santos e Jonas dos Santos. No mesmo arquivo, existiam mais duas pessoas: uma chamava-se Marcelo da Câmara e a outra Juvenal de Almeida. Apareciam também situações de pessoas cujo sobrenome exprimiam graus de parentesco, como Antônio Almeida Neto e Pedro Carvalho Filho. Havia dois autores espanhóis, Francisco Carbalhal y Oviedo e Pacco Baños Molinero, e dois autores orientais, Li Yutang e Yoshi Matsue.

Observando as regras do método de arquivamento alfabético e a situação hipotética apresentada, julgue os itens que se seguem.

Na situação descrita, deve-se classificar Filho, Pedro Carvalho antes de Neto, Antônio Almeida.

• C. Certo
• E. Errado

Quanto à arquivologia, julgue os itens subseqüentes.

Datas-limites correspondem ao elemento de identificação cronológica de uma unidade de arquivamento, em que são indicadas as datas de início e término do período abrangido.

• C. Certo
• E. Errado

Quanto à arquivologia, julgue os itens subseqüentes.

Tabela de equivalência corresponde a um instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes ou intermediários, sendo depois recolhidos aos arquivos permanentes.

• C. Certo
• E. Errado

No programa de gestão documental, uma das funções do instrumento tabela de temporalidade é

• A.

  servir como subsídio para a organização e o arquivamento dos documentos nos arquivos setoriais.

• B.

  auxiliar nos processos de arquivamento e descrição dos documentos.

• C.

  indicar os prazos de arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária.

• D.

  auxiliar nos processos de registro e distribuição de documentos.

• E.

  indicar os documentos que serão transferidos da fase intermediária para a fase permanente.

No âmbito do gerenciamento da informação e da gestão de documento, as funções realizadas nos arquivos intermediários incluem o(a)

• A.

  descrição de documentos arquivísticos.

• B.

  acompanhamento do trâmite dos documentos.

• C.

  atendimento aos usuários internos para consulta aos documentos e empréstimo ao órgão produtor dos mesmos.

• D.

  elaboração dos instrumentos de pesquisa do acervo arquivístico.

• E.

  elaboração do quadro de arranjo do acervo arquivístico.

Assinale a opção que corresponde a objetivo de um programa de gestão documental.

• A. Elaborar o inventário do fundo arquivístico.
• B.

  Garantir a reprodução dos documentos para trâmite interno.

• C.

  Realizar exposições tomando-se como base o acervo arquivístico.

• D.

  Auxiliar na preservação dos documentos identificados como de valor secundário e de guarda permanente.

• E.

  Adotar o método de arquivamento ideográfico para os dossiês funcionais.

Quanto ao gerenciamento da informação, assinale a opção em que todas as atividades apresentadas, referentes a documentos e processos, são de responsabilidade do setor de protocolo.

• A.

  autuação, encaminhamento e arquivamento

• B.

  recebimento, classificação, controle da tramitação e expedição

• C.

  classificação, descrição, arquivamento e expedição

• D.

  registro, classificação, destinação e avaliação

• E.

  autuação, registro, organização e descrição

Assinale com V a(s) afirmativa(s) Verdadeira(s) e com F, a(s) afirmativa(s) Falsa(s). Para se organizar um arquivo percorrem-se as etapas:

( ) Colheita de dados e colheita de informações.

( ) Estudo analítico de informações e dados colhidos.

( ) Planejamento, implantação e acompanhamento.

Assinale a alternativa CORRETA.

• A.

  V – V – V.

• B.

  V – F – V.

• C.

  F – V – V.

• D.

  F – F – V.

Na administração de documentos correntes tem-se a preocupação de conservá-los de maneira ordenada e acessível. Para atingir esses objetivos torna-se necessário que os documentos sejam bem

• A.

  classificados e manuseados.

• B.

  classificados e arquivados.

• C.

  selecionados e arquivados.

• D.

  selecionados e classificados.

• E.

  selecionados e manuseados.

Para definir os prazos de retenção e ter um instrumento norteador do destino dos documentos na empresa é necessária a Tabela

• A. Cronológica.
• B.

  PHA.

• C.

  de Temporalidade Documental.

• D.

  de Temporalidade Assessoral.

• E.

  CUTTER.