Questões de Arquivologia do ano 2014

Em Arquivística, a divisão dos arquivos, de acordo com a frequência de uso dos documentos, em três fases precisas, estabelecendo assim seu ciclo de vida, denomina-se Teoria das Três Idades. Dessa forma, a fase responsável por preservar em caráter definitivo um determinado conjunto de documentos face ao seu valor histórico testemunhal é a

• A. Permanente.
• B. Intermediária.
• C. Diagnóstica.
• D. Corrente.
• E. Avaliativa.

Dentro do ciclo vital dos documentos, entende-se por fase intermediária dos arquivos

• A. aquela em que os documentos são mantidos próximos ao produtor/acumulador devido a razões administrativas.
• B. aquela na qual os documentos recebem baixa frequência de consultas e aguardam destinação final ou eliminação.
• C. a que considera o valor secundário dos arquivos.
• D. o conjunto de ações referentes à produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transporte, transmissão, distribuição, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação ou controle das informações.
• E. aquela submetida, temporariamente, à restrição de acesso público em razão de sua imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do Estado.

Principalmente nas administrações públicas, o registro é uma rotina particular do serviço de Protocolo, e sua definição envolve o(a)

• A. unidade documental que tramita para informar e/ou acolher manifestações, podendo estar ou não acompanhado de outros documentos de natureza diversa, reunidos em torno de uma atividade, demanda ou interessado.
• B. sequência de operações técnicas que tem por finalidade dar forma processual ao conjunto de documentos acumulados no decorrer de uma ação administrativa, visando ao encaminhamento, à manifestação e à decisão.
• C. procedimento de inserção de documento avulso em documento composto que dele fará parte integrante.
• D. movimentação de documentos pelas unidades do próprio órgão/entidade ou entre unidades de órgãos/entidades distinto para dar conhecimento bem como para acolher manifestações, instruções e informações necessárias à tomada de decisões.
• E. inserção sistemática e padronizada dos dados de documentos produzidos, recebidos ou acumulados pelo órgão/entidade em sistema informatizado ou manual, de gestão arquivística de documentos e informações, com o objetivo de indicar sua existência oficial, controlar o seu trâmite e a sua localização, desde a sua produção ou recebimento até a sua destinação final: eliminação ou guarda permanente.

As condições adequadas de umidade relativa do ar e de temperatura para documentos em suporte papel são:

• A. 45% a 55% com variação diária de +/- 5% e 20°C com variação diária de +/- 1°C.
• B. 70% a 75% com variação diária de +/- 5% e 40°C com variação diária de +/- 1°C.
• C. 35% com variação diária de +/- 5% e 12°C com variação diária de +/- 1°C.
• D. 35% com variação diária de +/- 5% e 5°C com variação diária de +/- 1°C.
• E. 20% a 25% com variação diária de +/- 5% e 2°C com variação diária de +/- 1°C.

Uma das estratégias utilizadas pela Arquivística visando à Preservação Digital de documentos é a criação e manutenção de metadados específicos. Nesse sentido, entende-se por metadados

• A. o processo de conversão dos documentos arquivísticos em formato digital, que consiste em unidades de dados binários (bits de zero a 1), agrupados em conjuntos de 8 bits, formando 1 byte.
• B. a qualidade de um documento ser exatamente aquele que foi produzido, não tendo sofrido alteração, corrompimento e adulteração.
• C. a transformação de informação inteligível numa forma aparentemente ilegível, a fim de ocultar informação de pessoas não autorizadas, garantindo privacidade.
• D. dados estruturados que descrevem e permitem encontrar, gerenciar, compreender e/ou preservar documentos arquivísticos ao longo do tempo.
• E. uma especificação de requisitos a serem cumpridos pela organização produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos, a fim de garantir sua confiabilidade e autenticidade, assim como sua acessibilidade.

Os métodos de arquivamento pertencem a 2 grandes sistemas, o direto e o indireto, e podem ser divididos em 2 classes: métodos básicos e métodos padronizados de arquivamento. Nesse sentido, são exemplos do método básico de arquivamento:

• A. corrente, intermediário e permanente.
• B. alfanumérico, mnemônico e rôneo.
• C. dígito-terminal, enciclopédico e duplex.
• D. variadex, automático e soundex.
• E. por séries, funções e grupos.

Para se recuperar um determinado documento de caráter permanente, é fundamental a utilização de instrumentos de pesquisa. Dentre os instrumentos de pesquisa sugeridos pela Arquivística está aquele que descreve, sumária ou analiticamente, as unidades de arquivamento de um fundo ou de parte dele, cuja apresentação poderá refletir ou não a disposição física dos documentos. A esse instrumento atribui-se o nome de

• A. Inventário.
• B. Guia.
• C. Índice.
• D. Catálogo.
• E. Notação.

O processo administrativo que permite analisar e controlar sistematicamente, ao longo de seu ciclo de vida, a informação registrada que se produz, recebe, mantém ou utiliza uma organização, em consonância com sua missão, objetivos e operações, denomina-se

• A. Gestão da Informação.
• B. Gestão de Depósito.
• C. Gestão do Conhecimento.
• D. Gênero Documental.
• E. Gestão de Documentos.

No que diz respeito aos conceitos e princípios arquivísticos, julgue os itens que se seguem. A organicidade consiste, basicamente, em preservar os elementos que dão confiabilidade aos documentos.

• C. Certo
• E. Errado

No que diz respeito aos conceitos e princípios arquivísticos, julgue os itens que se seguem. O princípio da ordem original postula que devem ser mantidas as relações que os documentos têm com outros documentos originados das mesmas funções e atividades.

• C. Certo
• E. Errado