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Ao conjunto de informações que visam caracterizar uma unidade de descrição, nos instrumentos de pesquisa, dáse o nome de
repertório.
etiqueta
verbete.
formulário.
legenda.
a hierarquia dos instrumentos de pesquisa, segundo Heloísa Bellotto, a prioridade das instituições de custódia para divulgar seu acervo é a elaboração de um
guia.
catálogo.
levantamento.
índice.
repertório.
De acordo com a Norma Brasileira de Descrição (Nobrade),
a área de notas é reservada para informações sobre condições de acesso e uso dos documentos.
o código de referência corresponde à notação dos documentos no acervo de origem.
as quantidades dos documentos tridimensionais devem ser mensuradas por metros cúbicos.
o campo âmbito e conteúdo tem por objetivo fornecer aos usuários informações relevantes ou complementares ao título.
a história arquivística do documento envolve sua procedência, isto é, a aplicação do princípio do respect des fonds.
O instrumento de pesquisa que descreve, detalhadamente, documentos previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fundos, segundo um critério temático, cronológico, onomástico ou geográfico, chama-se:
repertório.
tabela.
índice
guia.
inventário.
De acordo com as regras de alfabetação, no processo de arquivamento os sobrenomes que exprimem grau de parentesco NÃO são considerados na:
precedência classificatória.
movimentação alfanumérica.
ordenação alfabética.
tabela de codificação.
remissiva alfabética.
Para que os documentos de um acervo arquivístico possam ser microfilmados, é necessário que, além de estarem higienizados:
estejam devidamente organizados.
não possuam mais valor de uso.
tenham as mesmas dimensões.
tenham valor histórico.
estejamemuso corrente.
Numa instituição de custódia destinada a recolher arquivos de diferentes entidades, a cada um desses conjuntos de documentos dá-se o nome de
fundo.
organograma.
setor.
divisão.
núcleo de memória.
Original, cópia, minuta e rascunho − diferentes estágios de preparação e transmissão de documentos − correspondem ao conceito de
espécie.
formato.
forma.
suporte.
tipo.
Os documentos da fase permanente demandam a elaboração de
projetos de organização e métodos (O&M).
planos de destinação.
relações de remessa.
instrumentos de pesquisa.
fluxogramas de tramitação.
A Norma brasileira de descrição arquivística considera seis níveis principais de descrição. São níveis de descrição, exceto:
Fundo ou coleção.
Série.
Série.
Dossiê ou processo.
Seção.
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