Questões sobre Conceitos Fundamentais
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Qual das afirmativas abaixo conceitua corretamente o conceito de Ofício:
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A) É uma correspondência interna e externa trocada entre autoridades de hierarquia equivalente ou enviada a alguém de hierarquia superior à daquele que assina.
B) É o registro claro e preciso das ocorrências de uma reunião, assembleia ou convenção, o que a torna um texto oficial é o fato de que, após aprovada, para efeitos legais, assume a condição de documento.
C) É uma modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que estão hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes.
D) É um tipo de texto muito ligado às situações cotidianas, constituindo-se como um relato proferido por alguém a favor de outra pessoa, a fim de evidenciar uma verdade em que se acredita.
A arquivologia ou arquivística é a ciência e disciplina que objetiva gerenciar todas as informações que possam ser registradas em documentos de arquivos. Para entender esta ciência, utilizamos alguns conceitos que constam abaixo. Marque a alternativa que apresenta um conceito equivocado:
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A) Arquivo é um conjunto de documentos criados ou recebidos por uma organização, firma ou indivíduo, que os mantém ordenadamente como fonte de informação para a execução de suas atividades.
B) Documento é a unidade de registro de informações (ideias e fatos), qualquer que seja o suporte ou formato utilizado.
C) Acervo é o conjunto dos documentos que tratam de determinado assunto ou elucidam certos fatos, servindo para evidenciá-los ou comprová-los.
D) Suporte é a união de todas as características de um documento: suas características físicas, as técnicas de registro que foram utilizadas nele, a estrutura da informação nele registrada, e seu conteúdo informativo.
Com base nas definições no Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005), analise as seguintes assertivas, assinalando C, se corretas, ou I, se incorretas.
( ) Documento oficial é o documento emanado do poder público ou de entidades de direito privado capaz de produzir efeitos de ordem jurídica na comprovação de um fato. ( ) Documento ostensivo é o documento que, pela natureza de seu conteúdo, sofre restrição de acesso. ( ) Autenticação é a anotação oficial em documento, que o altera ou complementa. ( ) Classificação é a organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano de classificação, código de classificação ou quadro de arranjo. ( ) Protocolo é o serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos.
A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é:
( ) Documento oficial é o documento emanado do poder público ou de entidades de direito privado capaz de produzir efeitos de ordem jurídica na comprovação de um fato. ( ) Documento ostensivo é o documento que, pela natureza de seu conteúdo, sofre restrição de acesso. ( ) Autenticação é a anotação oficial em documento, que o altera ou complementa. ( ) Classificação é a organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano de classificação, código de classificação ou quadro de arranjo. ( ) Protocolo é o serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos.
A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é:
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A) C I I C C.
B) I C C C I.
C) C C C I C.
D) I I C C C.
E) C C I I I.
Assinale a alternativa em que todos os exemplos são considerados espécies documentais.
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A) Memorando de solicitação de compra de material permanente, processo, ata de reunião de diretoria, processo de apoio financeiro a eventos turísticos e carta.
B)
Caixa-arquivo, pasta suspensa, pasta A/Z e pasta de plástico.
C) Cd, dvd, papel, pergaminho e papiro.
D) Vídeo, áudio, parecer, atestado e processo.
E) Estante de aço, mapoteca, armário de aço e arquivo deslizante.
Segundo Duranti (2015) a diplomática define forma documental como o conjunto de regras de representação utilizadas para enviar uma mensagem, possuindo elementos externos e internos. Com base nessa definição, assinale a alternativa em que todos os exemplos citados são elementos externos ou extrínsecos da forma documental.
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A) Suporte, texto, linguagem, sinais especiais, selos e anotações.
B) Texto, sinais especiais, protocolo e invocação.
C) Protocolo, texto e escatocolo.
D) Suporte, linguagem, imparcialidade, unicidade e protocolo.
E) Linguagem, escatocolo, protocolo e texto.
Assinale a alternativa em que todas as características citadas são exemplos de documentos arquivísticos.
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A) São resultantes de atividades de pesquisa, individual e coletiva (organicidade); não necessariamente se relacionam com outros documentos (inter-relacionamento); e são únicos (unicidade).
B) São inerentemente verdadeiros, pois são fiéis aos fatos e às ações que manifestam (imparcialidade); são criados, mantidos e conservados sob custódia, de acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados (autenticidade); relacionam-se com outros documentos (inter-relacionamento); e são únicos (unicidade).
C) São legais (legalidade); são inerentemente verdadeiros, pois são fiéis aos fatos e às ações que manifestam (imparcialidade); têm um cunho moral (moralidade); e têm que expressar eficiência em suas funcionalidades (eficiência).
D) Não podem ser divisíveis (indivisibilidade); têm que manter as suas bases sólidas, sem possibilidade de mudanças (integridade); são frutos de uma atividade legal (legalidade); e têm que expressar eficiência em suas funcionalidades (eficiência).
E) São resultantes de uma atividade específica (organicidade); devem ser mantidos em sua ordem original (originalidade); não podem ser misturados com documentos de outros fundos (princípio de respeito aos fundos ou proveniência); e relacionam-se com outros documentos (inter-relacionamento).
Considerando os elementos circunscritos ao universo da arquivística, associe os processos envolvendo documentos às suas respectivas ações.
Processos Documentais 1 - Digitalizar 2 - Destinar 3 - Depositar 4 - Divulgar
Ações ( ) Converter para formato digital. ( ) Dar entrada, sob custódia temporária, sem cessão de propriedade. ( ) Aproximar o público dos arquivos, por meio de publicações e da promoção de eventos. ( )Decidir, após avaliação, sobre o encaminhamento de documentos para guarda permanente, descarte ou eliminação.
A sequência correta é
Processos Documentais 1 - Digitalizar 2 - Destinar 3 - Depositar 4 - Divulgar
Ações ( ) Converter para formato digital. ( ) Dar entrada, sob custódia temporária, sem cessão de propriedade. ( ) Aproximar o público dos arquivos, por meio de publicações e da promoção de eventos. ( )Decidir, após avaliação, sobre o encaminhamento de documentos para guarda permanente, descarte ou eliminação.
A sequência correta é
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A) 1, 2, 3, 4.
B) 1, 3, 4, 2.
C) 2, 4, 1, 3.
D) 3, 1, 2, 4.
Uma das atividades realizadas pelo Assistente Legislativo diz respeito à Administração de Documentos ou Arquivos. Sobre conceitos associados a essa atividade, é correto afirmar que
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A) a alienação é a transmissão formal da custódia ou propriedade de documentos ou arquivos.
B) o arquivamento refere-se à atividade de ordenar os arquivos em ordem decrescente.
C) o arquivo de segurança é aquele que trata de temas relacionados à preservação da segurança da instituição.
D) a amostragem é a técnica de verificar a credibilidade de todos os documentos de um dado assunto específico.
O arquivo em organizações apresenta três funções básicas. São elas:
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A) a guarda, a conservação e a recuperação de documentos.
B) a eliminação, a elaboração e a reciclagem de documentos.
C) a guarda, a destruição e a tradução de documentos.
D) a guarda, a incineração e a digitação de documentos.
E) a conservação, a elaboração e a formatação de documentos.
O conjunto de todos os documentos genéricos de um arquivo é denominado de:
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A) Legado.
B) Acumulação.
C) Dossiê.
D) Acervo.
E) Processo.
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