Questões sobre Geral

Quando arquivamos podemos realizar anotações como "Veja também", indicando que o assunto ou nome possui outras ligações importantes. Esta ação tem a finalidade de informar a quem for consultar o arquivo que determinado assunto ou nome está arquivado em tal pasta. Essas orientações vêm em pequenas fichas, colocadas em índices, ou inseridas nas respectivas pastas, escritas em folhas de papel. A esse procedimento denominamos:

• A.

  Método específico.

• B.

  Referência cruzada.

• C.

  Tiras de inserção.

• D.

  Transferência permanente.

Sobre documentação apenas é INCORRETO afirmar:

• A.

  A documentação pode ter natureza comercial, científica ou oficial, conforme sua organização, utilização e finalidade.

• B.

  A classificação representa um agrupamento de documentos distribuídos em classes, que designam grupos de coisas, de assuntos, de idéias ou de pessoas.

• C.

  A documentação assume natureza oficial quando sua organização e utilização destinam-se a fins estritamente comerciais.

• D.

  No passado a documentação era estática e nos dias atuais assume uma característica predominantemente dinâmica.

A eficácia é o resultado da busca contínua de conhecimentos, técnicas, observações e métodos de trabalho. Há normas que nos ajudam a aumentar a produtividade. Assinale a alternativa que NÃO representa uma dessas normas.

• A.

  Evitar amontoar assuntos pendentes.

• B.

  Fixar um horário para todas as tarefas.

• C.

  Organizar o espaço de modo que tudo esteja à mão.

• D.

  Dedicar as primeiras horas do dia para obrigações adiáveis e para tarefas mais árduas.

Obedecendo às regras de alfabetação (letra por letra), a ordem de arquivamento dos nomes abaixo é:

1-Maria Alvinegra, 2-Maria Benedita, 3-Maria Bravata, 4- Marianna Mesquatra, 5-Mariene Ferreira.

• A.

  1, 2, 3, 4 e 5;

• B.

  1, 2, 3, 5 e 4;

• C.

  1, 3, 5, 2 e 4;

• D.

  2, 1, 5, 4 e 3;

• E.

  5, 1, 2, 3 e 4.

Considere a organização dos documentos abaixo, através do método geográfico que tem a cidade como referência:

1-Campos / Rio de Janeiro / Francisco Alvarenga 2-Itaboraí / Rio de Janeiro / Antonio Marcos 3-Manaus / Amazonas / J. M. Pacheco 4-Rio Bonito / Rio de Janeiro / Nicea Lucia 5-São Paulo / São Paulo / Bárbara Santos e Silva

A ordem correta é:

• A.

  1, 2, 3, 4 e 5;

• B.

  2, 3, 4, 5 e 1;

• C.

  4, 3, 2, 5 e 1;

• D.

  5, 3, 1, 4 e 5;

• E.

  5, 3, 2, 1 e 4.

A ordenação correta dos nomes abaixo, sob o critério palavra por palavra da regra de alfabetação, é:

1-Francisco Alves, 2-Francisco Alvarenga, 3-Francisco Silva, 4-Francisco Bernardo, 5-Francisco das Almas

• A.

  2, 3, 4, 5 e 1;

• B.

  4, 3, 2, 5 e 1;

• C.

  5, 2, 1, 4 e 3;

• D.

  5, 3, 1, 4 e 5;

• E.

  5, 3, 2, 1 e 4.

Os documentos arquivísticos são ou podem ser microfilmados, por uma série de motivos. Observe os itens abaixo:

I - segurança;

II - complementação de acervos;

III - facilidade de acesso e leitura;

IV - baixo custo de seu processo;

V - sua validade jurídica.

Fazem parte desses motivos somente os itens:

• A.

  I, II e III;

• B.

  I, II e V;

• C.

  I, III e V;

• D.

  II, III e V;

• E.

  III, IV e V.

Assinale a opção correta, segundo a regulamentação vigente, a respeito da guarda e arquivamento dos documentos relativos aos registros contábeis dos atos da receita e da despesa.

• A.

  Encerrado o mês contábil, podem ser incinerados uma vez que todos os registros encontram-se gravados eletronicamente no Siafi .

• B.

  Não há a necessidade de arquivamento de documentos visto que os documentos eletrônicos são considerados oficiais.

• C.

  Depois de encerradas as contas e enviadas ao Tribunal de Contas da União, podem ser incinerados.

• D.

  Devem ser mantidos à disposição dos órgãos de controle por cinco anos a contar da data de julgamento das contas dos responsáveis pelo Tribunal de Contas da União.

• E.

  Devem ser mantidos à disposição dos órgãos de controle por dois anos, caso os registros sejam feitos eletronicamente.

Agindo em conformidade com os princípios e as práticas geralmente reconhecidas, o primeiro dever do arquivista é o de manter a integridade dos documentos que são valorizados por seus cuidados e sua vigilância. A conservação deve ser medida preventiva consistindo, sobretudo, na higienização ambiental.

Assim sendo, para melhor conservar os documentos, o arquivista deve

I. lavar as mãos antes de tocá-los.

II. amarrar os documentos com barbante, antes de colocar nas caixas.

III. grampear os documentos para evitar perda.

IV. limpá-los com pano úmido em álcool ou produto químico similar.

V. acondicionar adequadamente os documentos e colocá-los em caixas previamente identificadas.

Analisando-se as proposições anteriores, conclui-se que está(ão) correta(s):

• A.

  apenas a proposição IV.

• B.

  apenas as proposições II e V.

• C.

  apenas as proposições III e IV.

• D.

  apenas as proposições I e V.

• E.

  apenas as proposições I, II e III.

A questão da avaliação de documentos é uma das mais importantes no contexto da teoria arquivística. Considerando a legislação vigente, assinale a opção correta acerca da eliminação de documentos de arquivo de valor permanente oriundos do Poder Judiciário.

• A.

  A eliminação é prevista em lei e autorizada para todos os processos cujo arquivamento tenha ocorrido há mais de trinta anos.

• B.

  Nunca poderá ocorrer eliminação, devendo tais documentos ser preservados indefinidamente.

• C.

  Quando ocorrer eliminação de documentos, deverá ser utilizada a fragmentação mecânica, por questões de segurança das informações e a fim de possibilitar a reciclagem dos papéis.

• D.

  A eliminação é permitida apenas quando prevista em tabela de temporalidade, devendo ocorrer no processo de transferência para o arquivo intermediário.