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As operações intelectuais envolvidas na análise e ordenação do acervo arquivístico denominam-se:
nível de descrição;
avaliação;
arranjo;
identificação;
descrição multinível.
Em sentido restrito, as funções fundamentais dos sistemas e serviços relacionados com o tratamento da informação, tais como Arquivos, Bibliotecas, Centros de Informação ou Serviços de Informação são:
conhecer a demanda de uso e acesso, e arquivamento;
armazenar, avaliar e recuperar informação;
registrar e permitir a acessibilidade às fontes de informação;
avaliar informações sobre necessidade e densidade de uso;
organizar e conservar os documentos.
Os métodos de arquivamento são responsáveis pela (o):
plano de armazenagem dos documentos;
notação dos documentos;
palavra-chave dos documentos;
ordenação dos documentos;
plano de destinação dos documentos.
A cristalização e a divulgação do termo arquivo ocorrem:
no período de transição da idade antiga para a média;
no período de transição da idade média para a moderna;
no início da idade moderna até meados do séc. XVII;
no período de transição da idade moderna para a contemporânea;
no início da idade contemporânea até meados do séc. XIX.
Ao longo da história, tem sido objeto dos trabalhos dos especialistas de arquivo:
conservação, memória, organização e guarda;
produção, tramitação, conservação e autuação;
tratamento, conservação, geração/gestão e difusão;
organização, apensamento, arquivamento e conservação;
autuação, conservação, análise documental e arquivamento.
Órgão colegiado, que tem por finalidade elaborar e implementar políticas públicas do Estado do Rio do Janeiro voltadas para a gestão, preservação e acesso aos documentos de arquivos, de forma a garantir seu pleno uso administrativo, científico e cultural e favorecer o cidadão no exercício de seus direitos
AAPE;
COEARJ;
ACARJ;
CEA;
CONEARQ.
De acordo com Rosseau e Coutoure, o que vai determinar o valor primário e o valor secundário dos documentos no ciclo vital dos documentos de arquivos
o ineditismo das informações ou novas interpretações;
a freqüência de utilização dos documentos;
a possibilidade de informações sobre documentos primários;
a novidade ou interpretação de fatos acontecidos;
o registro de informações sobre documentos secundários.
A homepage institucional - ELETROBRÁS informa que o seu acervo arquivístico consiste de documentação:
fiscal, depois de selecionada é transferida para o arquivo conveniente;
gerencial, preservada por apresentar informações de valor funcional, histórico e/ou jurídico;
legal;
informativa de divulgação, técnica de energia elétrica e fiscal;
tributária, contábil, legal e histórica.
A definição da política nacional dos arquivos brasileiros cabe ao (a):
SOCINFO;
SINAR;
ABNT/ISO;
AFNOR;
CONARQ.
Na ISAD(G) é feita a recomendação de que sejam padronizados os termos relativos a entidades físicas, jurídicas e geográficas por meio de:
relação de identificadores comuns;
unidades de descrição relacionadas;
controle de autoridade;
referência cruzada e remissiva;
registro analítico para entidades e lugares.
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