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A gestão da informação orgânica permite que sejam realizadas:
as revisões de literatura;
as análises de periódicos eletrônicos;
os repertórios de literatura;
as investigações em fontes terciárias;
as pesquisas retrospectivas.
Conforme a natureza do conteúdo, os documentos podem ser categorizados em:
fiscais, de pessoal, técnicos e históricos;
administrativos, de pessoal, contábil, jurídicos e técnicos;
diplomáticos, administrativos, legais e técnicos;
históricos, administrativos, técnicos ou especializados;
técnicos, administrativos, contábil-financeiros, de pessoal.
As regras gerais da ISAD(G), determinam como elementos essenciais para o intercâmbio internacional de informação descritiva
código de referência; dimensão da unidade de descrição; arranjo; data(s) de produção ou de acumulação dos documentos da unidade de descrição; resumo;
título; nível de descrição; data(s) de produção ou de acumulação dos documentos da unidade de descrição; condições de acesso; localização dos originais
acumulação dos documentos da unidade de descrição; data(s) de produção ou de acumulação dos documentos da unidade de descrição
dimensão da unidade de descrição; título; nível de descrição; data(s) de produção ou de acumulação dos documentos da unidade de descrição; código de referência;
nível de descrição; dimensão da unidade de descrição; data(s) de produção ou de acumulação dos documentos da unidade de descrição; sistema de arranjo.
Constituem documentação especial de arquivos os documentos:
audiovisuais; filmográficos; iconográficos; sonoros;
cartográficos; fonográficos; audiovisuais; iconográficos
microformas; audiovisuais; cartográficos; fonográficos;
filmográficos; cartográficos; sonoros; audiovisuais;
fonográficos, microformas; audiovisuais; iconográficos.
A experiência piloto da criação do Projeto de Gestão de Documentos para estabelecer uma organização sistêmica dos arquivos da administração pública brasileira teve como um dos objetivos específicos:
assegurar apoio necessário ao planejamento no nível ministerial;
implementar decisões governamentais no âmbito do Ministério;
otimizar o processo de recuperação de informações técnico-administrativas;
assegurar apoio necessário para implementação no nível ministerial;
identificar os tipos de documentos nas instituições e definir o software para uso.
O método decimal leva em conta o contexto institucional do arquivo e tem como fundamento a teoria da classificação de Melvil Dewey. O índice elaborado para um código de classificação de documentos é denominado:
analítico-sintético;
declarativo;
pós-coordenado;
integrado;
relativo.
De acordo com a política nacional de arquivos públicos e privados (Lei 8.159), os arquivos privados são conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas e jurídicas, em decorrência de suas atividades. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social NÃO poderão ser:
alienados com aditamentos e ou perda da unidade documental, nem recolhidos para o exterior;
alienados com dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior:
recolhidos na sua totalidade para o exterior;
recolhidos para o exterior com anexação, mesmo que contenham marginalia;
transferidos para o exterior com apensamento e alienados com dispersão.
Considerando a teoria das três idades, a avaliação dos documentos de arquivo deve ser realizada no estágio:
intermediário;
corrente/intermediário;
intermediário/permanente.;
corrente;
permanente.
O princípio norteador da série é o tipológico, contudo a natureza de sua composição poderá ser:
o acesso, a utilização e a difusão;
os elementos formais e de conteúdo;
estrutural, funcional ou por espécie documental;
os tipos de instrumentos de pesquisa;
as técnicas de armazenamento.
Um arquivo público (federal, estadual ou municipal), para organizar a documentação armazenada, deverá introduzir uma política de gestão dos documentos públicos considerando as fases correntes e intermediárias, além da permanente. De imediato, o seguinte procedimento metodológico operacional deverá ser implementado:
arranjo e destinação da produção documental;
otimização dos procedimentos e das atividades arquivísticas;
avaliação, seleção, arquivamento e microfilmagem;
levantamento da produção documental;
controle do fluxo de documentos.
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