Questões sobre Gerenciamento arquivistico de documentos eletronicos

Os negócios produzem cada vez mais documentos. Estes documentos tendem a materializar-se na forma de papel. A dificuldade de se buscar informações, a morosidade no atendimento e a falta de cuidado na guarda de registros funcionais e financeiros, bem como obrigações fiscais, não passam de falta de organização e métodos no armazenamento e recuperação de documentos (STARBIRD; VILHAUER, 1997). Para equacionar tais problemas, recentemente tem sido utilizado um conjunto de novas tecnologias conhecidas por GED, que significa:

• A.

  gerenciamento eletrônico de dados.

• B.

  grupo eletrônico de dados.

• C.

  gerenciamento eletrônico de documentos.

• D.

  grupo eletrônico de documentos.

A respeito do uso de sinaléticas no processo de microfilmagem de documentos arquivísticos, julgue os itens a seguir de acordo com orientação do CONARQ.

Páginas e(ou) números em falta são sinalizados pelo símbolo abaixo.

• C. Certo
• E. Errado

O GED apresenta algumas desvantagens: alto custo dos equipamentos, mudança das tecnologias e risco no planejamento do sistema são alguns exemplos. Nesse sentido, o desenvolvimento e o uso do GED são mais desejáveis em:

• A.

  exclusivamente as organizações públicas.

• B.

  pequenas organizações cuja atividade principal é calcada em negócios de baixa competitividade, ou que produzam poucos documentos.

• C.

  organizações que não dependam da consulta ou mesmo da pesquisa imediata as informações e históricos disponíveis e tampouco o uso simultâneo de documentos.

• D.

  organizações com alta atividade em pesquisa, que produzem muitos documentos, fazem uso simultâneo de documentos e/ou atuam em ambiente de negócios competitivo.

Com relação a legislação, normas e recomendações acerca de gestão de documentos e informações em arquivos governamentais, julgue os itens de 100 a 111.

O sistema eletrônico de gestão de documentos compreende o conjunto de procedimentos automatizados e métodos de armazenamento de informações, referências ou dados, indexados de modo que possam ser recuperados em resposta a questões específicas.

• C. Certo
• E. Errado

Julgue os itens de 112 a 120, relativos à preservação e à conservação de documentos arquivísticos.

A utilização de novas tecnologias digitais nos arquivos favorece a preservação e a conservação, uma vez que os suportes são comprovadamente mais duráveis e mais estáveis para o armazenamento, em comparação com os meios convencionais de registrar informações.

• C. Certo
• E. Errado

Julgue os itens de 112 a 120, relativos à preservação e à conservação de documentos arquivísticos.

Os documentos arquivísticos digitais precisam ser fidedignos e autênticos. Preservá-los de modo que permaneçam disponíveis, recuperáveis e compreensíveis é um desafio que requer a adoção de ações arquivísticas em todas as fases do ciclo vital, mesmo antes da criação do documento, e deve incluir o planejamento dos sistemas eletrônicos, a fim de garantir a integridade da informação.

• C. Certo
• E. Errado

Julgue os itens de 112 a 120, relativos à preservação e à conservação de documentos arquivísticos.

Em termos de uso e preservação, existem muitas vantagens em fazer a migração de documentos convencionais de arquivo para meios digitais, como, por exemplo, a rapidez no acesso à informação, a economia de espaço, uma maior durabilidade das mídias por não haver manuseio direto, entre outras, que reduzem significativamente os gastos com infraestrutura e recursos humanos.

• C. Certo
• E. Errado

Acerca do gerenciamento eletrônico de documentos, julgue os itens a seguir.

Os documentos eletrônicos produzidos ou recebidos no desenvolvimento das atividades de uma empresa ou órgão público, por causa da especificidade do suporte, não são considerados documentos de arquivo.

• C. Certo
• E. Errado

Acerca do gerenciamento eletrônico de documentos, julgue os itens a seguir.

No caso dos documentos eletrônicos, o conteúdo informacional é inseparável do suporte no qual foi registrado, havendo alto grau de integridade do conteúdo.

• C. Certo
• E. Errado

Acerca do gerenciamento eletrônico de documentos, julgue os itens a seguir.

A confiança em relação aos documentos eletrônicos fundamenta-se nos seguintes aspectos: autenticidade, unicidade e preservação a longo prazo.

• C. Certo
• E. Errado