Questões sobre Gerenciamento da Informação e Gestão de Documentos

O acesso aos documentos se concretiza, fundamentalmente, com a organização dos acervos documentais. Acerca da classificação de documentos arquivísticos, julgue os seguintes itens.

A classificação de documentos de arquivo deve considerar três elementos principais: a ação, a estrutura e o assunto dos documentos.

• C. Certo
• E. Errado

O arquivo central de uma empresa de engenharia utiliza a metodologia de indexação coordenada para identificar e localizar os documentos que são produzidos e acumulados. A seguir, são apresentados, já nas fichas próprias, alguns assuntos importantes para a empresa.

O responsável pelo projeto executivo solicita documentos específicos sobre a construção da hidrelétrica de Balbina, que são os representados pelos números

• A.

  10 e 169

• B.

  14 e 55

• C.

  41 e 53

• D.

  111 e 118

• E.

  169 e 330

O acesso aos documentos se concretiza, fundamentalmente, com a organização dos acervos documentais. Acerca da classificação de documentos arquivísticos, julgue os seguintes itens.

A classificação organizacional é o agrupamento dos documentos de acordo com a função do órgão ou empresa.

• C. Certo
• E. Errado

No século XX, algumas teorias sobre o "escritório sem papel" foram aventadas e hoje, século XXI, essas teorias não se confirmaram, pois a produção de documentos convencionais ou não continua intensa, gerando a formação de grandes depósitos de armazenamento. Em alguns desses depósitos, é fundamental a economia de pessoal, espaço, tempo e equipamento, além da racionalização da guarda e preservação dos acervos, visando a responder rapidamente às questões da administração, o que caracteriza os depósitos de arquivamento

• A.

  intermediário

• B.

  centralizado.

• C.

  permanente.

• D.

  administrativo.

• E.

  corrente.

O acesso aos documentos se concretiza, fundamentalmente, com a organização dos acervos documentais. Acerca da classificação de documentos arquivísticos, julgue os seguintes itens.

A complexidade e o tamanho de um órgão público ou empresa irão determinar quantas unidades de classificação devem ser criadas para a organização de seus documentos.

• C. Certo
• E. Errado

A atividade de seleção dos documentos de arquivo é a separação física dos documentos de acordo com a sua destinação, sendo efetivada por profissionais qualificados e realizada no âmbito dos arquivos

• A.

  ostensivos e sigilosos.

• B.

  científicos e técnicos.

• C.

  correntes e intermediários.

• D.

  especiais e especializados.

• E.

  permanentes e custodiais.

Os arquivos de um determinado órgão da administração pública brasileira apresentam as seguintes características: dossiês de correspondência expedida e recebida; disposição cronológica dos documentos; classificação aleatória por assunto; mistura de documentos de arquivo com publicações sem relação direta com a organização; não-consideração de documentos técnicos e científicos como de arquivo; criação de depósitos (arquivo morto) de documentação semi-ativa e inativa sem qualquer tratamento; microfilmagem ou digitalização de acervos que não foram previamente classificados, avaliados e descritos; inexistência de cuidados básicos destinados a preservação física de acervos em qualquer suporte; descartes feitos com o critério básico de desocupação de espaços físicos ou, apenas, considerando os valores legais dos documentos.

Percebe-se, pela descrição feita no texto, que a classificação adotada nos arquivos é do tipo funcional.

• C. Certo
• E. Errado

Os procedimentos referentes a diagnóstico da situação do acervo, elaboração de um quadro de assuntos, pesquisa dos prazos de guarda e relatórios são componentes essenciais do processo de

• A.

  encerramento do período de arquivamento.

• B.

  avaliação em acervos acumulados.

• C.

  critério de guarda eventual.

• D.

  possibilidade de uso de acervo.

• E.

  conhecimento das atividades típicas.

Os arquivos de um determinado órgão da administração pública brasileira apresentam as seguintes características: dossiês de correspondência expedida e recebida; disposição cronológica dos documentos; classificação aleatória por assunto; mistura de documentos de arquivo com publicações sem relação direta com a organização; não-consideração de documentos técnicos e científicos como de arquivo; criação de depósitos (arquivo morto) de documentação semi-ativa e inativa sem qualquer tratamento; microfilmagem ou digitalização de acervos que não foram previamente classificados, avaliados e descritos; inexistência de cuidados básicos destinados a preservação física de acervos em qualquer suporte; descartes feitos com o critério básico de desocupação de espaços físicos ou, apenas, considerando os valores legais dos documentos.

O descarte de documentos feito a partir da identificação dos valores legais é o principal critério de avaliação de documentos públicos.

• C. Certo
• E. Errado

Os documentos de um arquivo possuem valores característicos que evidenciam suas funções. Assim, quando testemunham a política e os procedimentos adotados pelos órgãos, quando envolvem proteção de direitos a curto e a longo prazos e apresentam caráter probatório, e valor legal, podendo também registrar o controle orçamentário, são identificados como documentos de valor

• A.

  intrínseco.

• B.

  efetivo.

• C.

  substancial.

• D.

  primário.

• E.

  precaucional.