Questões de Arquivologia da Centro de Seleção e de Promoção de Eventos UnB (CESPE)

Com relação à redação técnica de documentos oficiais, ao tratamento de correspondências recebidas e uso de serviços postais, podemos afirmar que o correto é:

• A.

  a redação técnica caracterizar-se por ser um texto informal, gramaticalmente correto, claro, objetivo e com vocabulário adequado à área de atuação.

• B.

  quando uma instituição deseja encaminhar um ofício ao Governador do Estado e ao Reitor de uma Universidade, a forma única de tratamento adequada utilizada é Vossa Excelência, cuja abreviatura é V.Exª.

• C.

  que nas correspondências recebidas por uma instituição, o assistente administrativo deve fazer inicialmente uma triagem, em seguida registrar em um determinado controle (protocolo) e encaminhar devidamente lacradas, de forma correta, ao seu destinatário.

• D.

  utilizar o serviço postal Aviso de Recebimento (AR), com apenas as iniciais do destinatário, para encaminhar uma encomenda de no máximo 2 kg, sem valor comercial, para o exterior.

A organização do trabalho de um funcionário reflete, além da sua imagem, a da Instituição da qual faz parte, portanto, é correto afirmar que:

• A.

  os compromissos devem ser agendados em um lugar próprio, independente da ordem de prioridade.

• B.

  para facilitar o acesso às informações, devemos arquivá-las de forma aleatória para que qualquer pessoa possa encontrá-las na sua ausência.

• C.

  a agenda é um instrumento básico e indispensável para organizar todos os compromissos e ordem/prazo de executá-los.

• D.

  para que uma reunião formal seja satisfatória, em busca de bons resultados à instituição, é dispensável a emissão de convite aos participantes.

A microfilmagem e a digitalização são técnicas relacionadas diretamente aos documentos de arquivo. Elas têm sido utilizadas como instrumentos para substituição de suportes e para a potencialização do acesso aos documentos. Acerca desse tema, julgue os seguintes itens.

A preocupação maior hoje, com a introdução das novas tecnologias, é a necessidade de preservação da informação e não do suporte.

• C. Certo
• E. Errado

De acordo com o ciclo de vida dos documentos, os arquivos dividem-se em correntes, intermediários e permanentes. Ao arquivo corrente refere-se a atividade de

• A.

  difusão.

• B.

  restauração.

• C.

  protocolo.

• D.

  inventário.

Um arquivo bem organizado deve permitir, quando necessário, que, além do responsável pelo arquivamento, outros servidores que necessitem consultá-lo o façam com facilidade e agilidade. Existem várias alternativas para a organização de arquivos, que podem ser utilizadas isoladamente ou combinadas. Essas alternativas não incluem a técnica de classificação

• A.

  alfabética.

• B.

  imediata.

• C.

  por assunto.

• D.

  por data.

O levantamento da situação dos arquivos do conjunto de organismos que forma um governo federal, estadual ou municipal é mais ou menos comum. Nos grandes manuais de arquivística de países europeus e da América do Norte, encontram-se referências às situações de seus acervos documentais. Esses levantamentos são conhecidos como diagnósticos. Acerca dos diagnósticos da situação arquivística, julgue os itens a seguir.

O principal dado a ser coletado nas organizações é a descrição de suas atividades e da relação das mesmas com o fluxo das informações contidas nos documentos.

• C. Certo
• E. Errado

Os norte-americanos estimam que 300 milhões de documentos estão em uso em seu território, que toda vez que um documento é acessado isso custa cerca de US$ 0,25, que as transmissões de fax geram mais de 85 milhões de páginas por ano e que um funcionário de escritório gasta 40% de seu tempo gerenciando documentos. No Brasil, um autor estimou em cinco mil quilômetros a massa documental acumulada somente pela administração pública federal. Observa-se que é impossível guardar tudo. Acerca da avaliação de documentos, julgue os próximos itens.

O instrumento aprovado por autoridade competente que regula a destinação final dos documentos é o quadro de arranjo.

• C. Certo
• E. Errado

A função social do arquivista é tornar os documentos de arquivo acessíveis aos usuários, o que faz da organização dos fundos uma das principais tarefas. Acerca do arranjo em arquivos permanentes, julgue os seguintes itens.

Arranjo é o processo de agrupamento dos documentos singulares em unidades significativas, e o agrupamento, em relação significativa, de tais unidades entre si.

• C. Certo
• E. Errado

A função social do arquivista é tornar os documentos de arquivo acessíveis aos usuários, o que faz da organização dos fundos uma das principais tarefas. Acerca do arranjo em arquivos permanentes, julgue os seguintes itens.

O processo de arranjo propriamente dito é iniciado a partir do recolhimento dos documentos ao arquivo permanente.

• C. Certo
• E. Errado

A preparação de instrumentos de pesquisa é um dos grandes momentos do profissional de arquivo. É o instante que ele tem para proporcionar ao usuário/pesquisador dados não só do objeto do trabalho em si, mas do que ele cria a partir das informações contidas nos arquivos. É a maneira de se comunicar com os potenciais usuários de seu trabalho. A elaboração do instrumento de pesquisa é a ponte que liga de um lado o usuário/pesquisador e de outro os elementos necessários para o desenvolvimento da pesquisa, a comprovação ou não de teses, ou mesmo o surgimento de novas teses que só são possíveis no mergulho em um conjunto de documentos. Em relação à descrição de documentos de arquivo, julgue os itens que se seguem.

A Norma Internacional de Descrição Arquivística estabelece como regras para a descrição multinível: a descrição do geral para o particular, a informação relevante para o nível de descrição, a relação entre descrições, a não repetição de informação.

• C. Certo
• E. Errado