Questões de Arquivologia da Fundação Professor Carlos Augusto Bittencourt (FUNCAB)

Quanto à terminologia arquivística, considere as afirmativas a seguir:

I. Arquivo em depósito – conjunto de documentos colocados sob a guarda de um arquivo corrente, embora não pertençam ao seu acervo.

II. Arquivamento – operação que consiste na guarda de documentos em seus devidos lugares, em equipamentos que lhes forem próprios e de acordo com um sistema de ordenação previamente estabelecido.

III. Arquivística – princípios e técnicas a serem observados na constituição, organização, no desenvolvimento e na utilização dos arquivos.

IV. Documento público – aquele produzido e recebido pelos órgãos do poder público e privado, no desempenho de suas atividades.

Assinale a alternativa correta.

• A.

  Somente a afirmativa I é verdadeira.

• B.

  Somente as afirmativas I e II são verdadeiras.

• C.

  Somente as afirmativas I e III são verdadeiras.

• D.

  Somente as afirmativas II e III são verdadeiras.

• E.

  Somente a afirmativa IV é verdadeira.

Considerando que a função de um arquivo é guardar a documentação e principalmente fornecer aos interessados as informações contidas em seu acervo de maneira rápida e segura, a classificação dos “documentos de arquivos” deve ser feita com base em um método de arquivamento a ser definido em função da estrutura da organização, das suas funções e da natureza de seus documentos. Nesse contexto, assinale a alternativa correta:

• A.

  O método para arquivar documentos deve ser único, classificando os documentos por assunto, seguidos de uma classificação secundária por ordem alfabética, cronológica ou geográfica.

• B.

  O método de arquivamento adotado pela organização deve ser restrito às unidades da direção, para que fiquem cientes, se adequem e implantem o método.

• C.

  O documento tem sua vida dividida em três fases: a do valor administrativo; a do valor legal e a do valor permanente; quando o valor permanente não é reconhecido, o conjunto documental é eliminado.

• D.

  A organização dos arquivos inicia-se com a produção dos documentos e a responsabilidade pela organização das informações, em diferentes graus, diz respeito aos funcionários da direção.

• E.

  O método adotado de classificação de documentos pode ser registrado de forma genérica para garantir, no caso de mudanças no quadro de pessoal, a continuidade do trabalho.

Para assegurar que as imagens dos documentos digitalizados sejam preservadas e acessadas no futuro, é imprescindível a adoção de metodologias de migração dessas informações digitais para novas mídias e suportes, no sentido de evitar a ação da obsolescência tecnológica. Tais processos de migração também são conhecidos como:

• A.

  transferência, gestão e modificação.

• B.

  registro, manutenção e distribuição.

• C.

  arranjo, revelação e formatação.

• D.

  digitalização, emulação e ordenação.

• E.

  conversão, atualização e reformatação.

Arquivo é o conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas. Esse é o conceito adotado pela Associação de Arquivistas Brasileiros.

Considerando o contexto dessa definição, é correto afirmar que:

• A.

  Arquivos Correntes – também conhecidos como Semiativos – são conjuntos de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos, cujo acesso é liberado ao público.

• B.

  Arquivos Intermediários – também conhecidos como Ativos – são os que aguardam em depósito de armazenamento temporário, sua destinação final; são muito usados pela administração.

• C.

  Arquivos Permanentes - também conhecidos como Ativos - são os conjuntos documentais custodiados em caráter definitivo, em função do seu valor, sendo seu acesso restrito à administração.

• D.

  Tipo de documento é a configuração que assume um documento de acordo com a atividade que a gerou e espécie é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas.

• E.

  Gênero é a configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado e formato é a configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizados na comunicação de seu conteúdo.

Em arquivologia, quanto à natureza do assunto, os documentos podem ser caracterizados como:

• A.

  ostensivos e sigilosos.

• B.

  públicos e privados.

• C.

  particulares e coletivos.

• D.

  comerciais e institucionais.

• E.

  textuais e cartográficos.

No âmbito da disciplina arquivística, são estabelecidas etapas para o efetivo gerenciamento dos documentos. O ciclo de vida dos documentos é tratado pelaTeoria dasTrês Idades, cujo objetivo é:

• A.

  estudar os princípios e as técnicas de duplicação e reprodução de documentos que não recorrem à fotocópia, filmagem e microfilmagem.

• B.

  mostrar como será a nova política documental na instituição, descrevendo os novos procedimentos de registro, distribuição e movimentação dos documentos.

• C.

  coletar os dados (informações) inerentes à documentação institucional, com o propósito de determinar as formas de acondicionamento dos seus documentos.

• D.

  garantir que a informação arquivística esteja disponível em tempo hábil, isto é, quando solicitada.

• E.

  classificar estágios ou fases pelas quais passam os documentos dentro da instituição.

Com relação aos arquivos correntes, assinale a opção correta.

• A.

  Guarda documentos que deixaram de ser frequentemente consultados.

• B.

  São constituídos de documentos em curso, ou consultados frequentemente.

• C.

  Guardam documentos de valor histórico, em caráter permanente.

• D.

  Não há necessidade de serem conservados em dependências de fácil acesso.

• E.

  Reúnem documentos de valor secundário que aguardam destinação final.

A gestão de documentos deve ser vista como um macroprocesso que visa a uma série de medidas administrativas para a racionalização e a obtenção de economia e eficiência nos procedimentos de gerenciamento de arquivos organizacionais. As três fases básicas da gestão de documentos são:

• A.

  classificação, ordenação e destinação.

• B.

  avaliação, tratamento e difusão.

• C.

  análise, controle e disseminação.

• D.

  produção, utilização e destinação.

• E.

  seleção, descrição e divulgação.

O prazo aproximado de guarda de documentos nos arquivos intermediários é de:

• A.

  5 a 10 anos.

• B.

  até 15 anos.

• C.

  25 a 30 anos.

• D.

  20 anos.

• E.

  até 4 anos.

Em relação à expedição e à tramitação dos documentos sigilosos, analise as afirmativas abaixo.

I. No envelope externo, constará a indicação do destinatário, do grau de sigilo, do teor do documento e das informações referentes ao mensageiro oficialmente designado.

II. O envelope interno será fechado, lacrado e expedido mediante recibo, que indicará, necessariamente, remetente, destinatário e número ou outro indicativo que identifique o documento.

III. Sempre que o assunto for considerado de interesse exclusivo do destinatário, será inscrita a palavra pessoal no envelope contendo o documento sigiloso.

IV. No envelope interno, não deverá constar qualquer indicativo do destinatário e nem de informações relacionadas com o assunto e com o grau de sigilo do documento.

Assinale a alternativa correta.

• A.

  Somente a afirmativa I é verdadeira.

• B.

  Somente as afirmativas I e II são verdadeiras.

• C.

  Somente as afirmativas I e III são verdadeiras.

• D.

  Somente as afirmativas II e III são verdadeiras.

• E.

  Somente a afirmativa IV é verdadeira.