Questões de Secretariado Executivo

Sobre documentos e sua importância nas instituições públicas, assinale a afirmativa correta.

• A. Os documentos produzidos no desenvolvimento das atividades organizacionais são considerados documentos arquivísticos, e constituem-se como elementos segregadores das diversas atividades administrativas.
• B. Os documentos arquivísticos ao longo do desenvolvimento da humanidade constituem-se como fonte de informações que comprovam direitos e deveres e são insignificantes para contribuir na construção da história dos povos.
• C. Os documentos exercem relevante função no processo decisório do ambiente organizacional, para comprovação legal das atividades administrativas.
• D. O registro documental possibilita o ato de copiar, transmitir, difundir, conservar e utilizar a informação de maneira instável.

O domínio das técnicas e tecnologias é essencial para o desempenho da profissão de Secretário Executivo, porém gerenciar o aspecto emocional é imprescindível no processo de lidar com outros sujeitos. Sobre o gerenciamento dos aspectos emocionais, assinale a afirmativa INCORRETA.

• A. Agir com inteligência emocional envolve o controle das próprias emoções para promover o crescimento emocional e intelectual.
• B. Usar o rapport possibilita a criação de laços de compreensão entre dois ou mais indivíduos.
• C. Receber o feedback como crítica negativa que envolve os aspectos de ordem pessoal e profissional.
• D. Ser resiliente faz com que o sujeito seja capaz de lidar com problemas, supere obstáculos ou resista à pressão de situações adversas.

Uma das atribuições empreendidas pelo profissional de Secretariado Executivo compreende em fazer a curadoria da informação, isto é, acompanhar todos os assuntos que estão em andamento, filtrar cada informação e levá-las ao superior imediato. Assinale a técnica que pode auxiliar no desempenho dessa atribuição.

• A. Follow-up, por tratar-se de técnica de acompanhamento de tarefas pendentes.
• B. Check-list, espécie de lista de verificação detalhada em que se encontram relacionadas tarefas irrelevantes de uma determinada atividade.
• C. Folha de verificação, técnica utilizada esporadicamente para garantir que cada tarefa esteja sendo devidamente providenciada.
• D. Cartas de controle, por ser técnica eficaz para programação de tarefas a serem executadas em prazos previamente determinados, dependendo do assunto.

O profissional de Secretariado Executivo desenvolve suas atribuições com foco na gestão. Na coluna da esquerda, apresentam-se ferramentas de gerenciamento e na da direita, a caracterização de cada uma. Numere a coluna da direita de acordo com a da esquerda.

Assinale a sequência correta.

• A. 2, 1, 4, 3
• B. 3, 4, 2, 1
• C. 1, 2, 3, 4
• D. 4, 3, 1, 2

Qual é o processo de investigação e sistematização de categorias administrativas e arquivísticas no qual se sustenta a estrutura de um fundo, sendo um dos seus objetivos assegurar por meio dos resultados a avaliação das séries documentais?

• A. Conservação
• B. Identificação
• C. Destinação
• D. Transferência

No exercício da profissão de Secretário Executivo, uma das técnicas utilizadas no desempenho de sua função é a organização de reuniões. Sobre reuniões, marque V para as afirmativas verdadeiras e F para as falsas.

( ) O documento utilizado para designar o comparecimento em uma reunião é a convocação, e, na hipótese de ausência do participante, requer justificativa formal.

( ) O estabelecimento de agenda e de tempo estimado para a reunião contribuem para a efetividade do evento.

( ) O registro informal dos fatos que ocorram e as deliberações da reunião devem ser lavrados no documento Ata.

( ) A especificação de objetivos a serem atingidos com a reunião bem como o estabelecimento dos participantes constituem-se elementos dispensáveis para o êxito da reunião.

Assinale a sequência correta.

• A. F, V, F, V
• B. V, F, V, F
• C. V, V, F, F
• D. F, F, V, V

__________: conferência proferida por um ou mais especialista reconhecido nacional e internacionalmente e que possui, por objetivo, em geral, maior esclarecimento de um tema.

Assinale a alternativa que preenche corretamente a lacuna.

• A. Colóquio
• B. Congresso
• C. Mesa-redonda
• D. Simpósio

Qual é o ato que se realiza em sessão pública com dia, hora e local marcados para conferir título aos concluintes de curso de graduação?

• A. Outorga de Grau
• B. Premiação
• C. Lançamento
• D. Posse

Sobre atribuições do setor de cerimonial de uma Instituição de Ensino Superior, assinale a afirmativa INCORRETA.

• A. Programar e coordenar solenidades e recepções a visitantes oficiais.
• B. Orientar e auxiliar servidores e outros participantes quanto a procedimentos protocolares.
• C. Planejar e organizar eventos institucionais executando as atividades de agendamento, preparação e distribuição de convites.
• D. Organizar e manter atualizado somente o cadastro de autoridades federais e estaduais, que atuam em áreas de interesse da Instituição de Ensino Superior.

No que se refere a relações humanas no trabalho, gestão de pessoas e temas correlatos, julgue os itens de 101 a 108. No âmbito da atuação do profissional de secretariado executivo, a organização do trabalho com foco em atividades operacionais sem a efetiva participação nos assuntos estratégicos da alta direção não interfere no nível de motivação desse profissional.

• C. Certo
• E. Errado