Questões de Secretariado Executivo do ano 2013

No seu dia a dia, Samanta sabe da importância de acompanhar e controlar os assuntos pendentes. A técnica utilizada para esse fim é conhecida como

• A.

  workflow.

• B.

  checklist.

• C.

  layout.

• D.

  follow-up.

• E.

  controller.

“Os documentos que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente” são considerados (Lei n.º 8159 da Presidência da República)

• A.

  permanentes.

• B.

  intermediários.

• C.

  informativos.

• D.

  correntes.

• E.

  históricos.

É de fundamental importância que no atendimento telefônico sejam observadas regras voltadas à organização e ao atender bem. Dentre as alternativas apresentadas a seguir, assinale a que se contrapõe a esses pontos.

• A.

  Mantenha sempre uma planilha de recados próxima ao telefone, para que todos sejam anotados.

• B.

  Quando surgir uma situação insistente, seja rápida, demonstrando insatisfação.

• C.

  Mantenha o telefone em lugar estratégico em sua mesa, permitindo fácil acesso às chamadas.

• D.

  Preste atenção ao nome do interlocutor e empregue-o. Em caso de dúvida, peça que repita.

• E.

  Caso tenha que interromper a conversa por qualquer motivo, peça desculpas.

Ao iniciar o seu trabalho, Rita verifica a sua agenda para estabelecer as prioridades do dia. Para não desperdiçar tempo, diferencia as tarefas em ordem de prioridade. Sabe que o pagamento de uma conta, por exemplo, é uma atividade

• A.

  urgente, mas não importante.

• B.

  importante, mas não urgente.

• C.

  nem importante, nem urgente.

• D.

  muito importante, mas não urgente.

• E.

  importante e urgente.

Assinale a alternativa que identifica uma postura ética por parte de um profissional.

• A.

  ter consciência de sua responsabilidade perante o todo da empresa.

• B.

  usar o nome da organização para interesses próprios.

• C.

  utilizar informações de um projeto para auxiliar um colega.

• D.

  transferir a responsabilidade de possíveis erros para terceiros.

• E.

  demonstrar predileção por alguns clientes ou colegas.

É função de uma secretária ou assistente estabelecer uma atmosfera positiva no relacionamento com os clientes internos e externos.

Assinale a alternativa cuja ação contraria um dos princípios para a obtenção dessa atmosfera.

• A.

  Procurar esclarecer as dúvidas do interlocutor.

• B.

  Atuar com gentileza, educação e paciência.

• C.

  Procurar dar uma solução para o problema de maneira afetuosa.

• D.

  Não deixar dúvida de seu empenho na resolução do caso.

• E.

  Cumprir o que se comprometeu a fazer.

Obter por meio de técnicas científicas e organizacionais a melhor produtividade possível de todos os recursos da organização é função da “OSM”, que significa:

• A.

  Orientação, Sistemas e Melhorias.

• B.

  Organização, Sistematização e Metodologia.

• C.

  Orientação, Segurança e Métodos.

• D.

  Organização, Sistemas e Métodos.

• E.

  Organização, Sistematização e Melhorias.

A concisão deve ser observada quando da redação de um texto, visando a uma melhor compreensão do leitor. A concisão refere-se à(ao)

• A.

  formalidade, que possibilita a uniformidade dos textos.

• B.

  transmissão do máximo de informações com poucas palavras.

• C.

  impessoalidade, evitando-se a duplicidade de informações.

• D.

  emprego de palavras que traduzem as ideias com vigor.

• E.

  ideia central de um texto.

Cuidado especial deve ser dado à comunicação escrita, uma vez que não é possível explicar ao leitor as ideias que estão por trás do texto. Considerando-se essa afirmativa, assinale a alternativa que desfavorece a comunicação efetiva.

• A.

  Possuir informações suficientes sobre o assunto.

• B.

  Planejar a estrutura da comunicação a ser feita.

• C.

  Tratar o assunto com propriedade.

• D.

  Escolher expressões precisas.

• E.

  Usar termos técnicos desconhecidos do receptor.

A estrutura formal de uma empresa ou de qualquer de suas partes, em determinado momento, é representada graficamente pelo organograma. A análise de um organograma permite observar

• A.

  hierarquia, definição de cargos, divisão do trabalho e responsabilidades.

• B.

  autoridade, funções, fluxo de trabalho e competências para o cargo.

• C.

  processos, relações entre áreas, cronograma e habilidades para o cargo.

• D.

  desenho dos cargos, formação de grupos, divisão de tarefas e layout.

• E.

  hierarquia, rotina de trabalho, habilidades e desenho de cargos.