Questões de Secretariado Executivo da Fundação para o Vestibular da Universidade Estadual Paulista (VUNESP)

O Secretário Executivo demonstra ter e saber fazer uso correto de habilidades gerenciais quando

• A. toma decisões de forma assertiva, utilizando seu bom senso.
• B. delibera, impõe e comanda, em nome de seus superiores.
• C. esforça-se em desenvolver e manter relacionamentos visando estar sempre bem informado.
• D. observa, manda, dirige e influencia os profissionais sob sua orientação.
• E. toma tudo para si, esforçando-se ao máximo para evitar que erros sejam cometidos em sua área.

É esperado que o Secretário Executivo, dentre todas as habilidades requeridas para o exercício de suas funções, esteja atento e saiba desempenhar, com facilidade, as modernas técnicas de informática, arquivamento e comunicação utilizando seu senso de

• A. curiosidade e ousadia.
• B. informalidade e irreverência.
• C. ética e discrição.
• D. perfeccionismo e determinação.
• E. liberdade e poder.

O profissional de secretariado precisa ser um assessor multifuncional, atento à empresa e ao mercado, fazendo um trabalho dinâmico, criativo e, principalmente,

• A. autorizando e deliberando estratégias e situações, visando o seu sucesso e o de sua área.
• B. envolvendo-se em projetos e assumindo decisões conforme sua própria determinação.
• C. efetivando a solução para diversas dificuldades somente após anuência de seus superiores.
• D. facilitando o desempenho dos seus superiores, de sua área e de toda a organização.
• E. dedicando-se árdua, fiel e exclusivamente para o atendimento de sua chefia.

• A.

  controlar, organizar, manusear e agilizar.

• B.

  classificar, pesquisar, manusear e planejar.

• C.

  organizar, checar, informar e guardar.

• D.

  dificultar o acesso às informações confidenciais, pesquisar, organizar e checar.

• E.

  organizar, classificar, preservar e facilitar a consulta.

O ambiente de trabalho exige, de equipes e gestores, flexibilidade, troca de informações e união para que atinjam os objetivos traçados, favorecendo a aproximação entre as pessoas e a conquista do sucesso como um todo. Entende-se como Trabalho em Equipe:

• A.

  a junção de conhecimentos, habilidades pessoais e boa vontade de todos para o bem comum.

• B.

  a soma positiva das experiências e das responsabilidades para obter resultados satisfatórios.

• C.

  a união dos diferentes tipos de personalidade e habilidades em grupo para atingir parte dos objetivos.

• D.

  a capacidade de cada membro de fazer valer seus conhecimentos e habilidades profissionais.

• E.

  as competências profissionais e pessoais somadas à autoridade que cada um possui para trabalhar nos projetos.

Verifica-se por parte do profissional de secretariado que, no âmbito organizacional, ele pode se deparar com três tipos diferentes de atendimento ao cliente, seja cliente interno ou externo. Esses atendimentos podem ser:

• A.

  presencial, formal e amistoso.

• B.

  telefônico, institucional e informal.

• C.

  online, informal e institucional.

• D.

  presencial, receptivo e formal.

• E.

  presencial, telefônico e online.

Um processo de comunicação ineficiente ocasiona uma infinidade de problemas no atendimento ao cliente interno e externo. Deve-se, enquanto profissional de secretariado, reconhecer e minimizar alguns ruídos de comunicação com vistas a promover um atendimento de qualidade. O profissional de secretariado necessita então conhecer bem os aspectos mais importantes da comunicação, que são:

• A.

  clareza, compreensão e calma.

• B.

  formalidade, objetividade e calma.

• C.

  compreensão, flexibilidade e imparcialidade.

• D.

  calma, prolixidade e informalidade.

• E.

  parcialidade, clareza e objetividade.

A agenda eletrônica ou física demanda por parte do profissional de secretariado competência, organização e responsabilidade quanto ao manuseio e uso. O secretário deve organizar e gerenciar os compromissos de sua chefia com extrema cautela e atenção. Nesse sentido, a agenda deve

• A.

  ser elaborada em parceria com a agenda do secretário para que não hajam riscos de esquecimento.

• B.

  ser elaborada de maneira que deixe sua chefia livre para optar pelos compromissos mais urgentes.

• C.

  ser elaborada com a finalidade de lembrar sua chefia de compromissos profissionais e atividades organizacionais.

• D.

  ser elaborada para lembrar de eventos institucionais junto a fornecedores e clientes.

• E.

  ser elaborada mensalmente, levando-se em conta os compromissos particulares, sociais e familiares.

• A.

  mencionar os presentes, o expediente e o coordenador da reunião.

• B.

  mencionar o local, a data e o horário da reunião para ciência de todos.

• C.

  citar a pauta, elencando os assuntos tratados e as deliberações.

• D.

  mencionar os assuntos tratados na reunião anterior.

• E.

  citar os nomes dos presentes, do(a) secretário(a), a data, o local e o horário da reunião.

Nas organizações, a divisão física dos espaços contribui com a produtiva disposição de máquinas e equipamentos, promovendo um bom funcionamento dos trabalhos. Pode-se afirmar que a representação gráfica da distribuição de móveis e/ou equipamentos de uma determinada sala ou local de trabalho recebe o nome de

• A.

  flow chart.

• B.

  desenho geométrico.

• C.

  lay-out.

• D.

  planta administrativa.

• E.

  flip chart setorial.