Questões de Secretariado Executivo da Fundação para o Vestibular da Universidade Estadual Paulista (VUNESP)

As correspondências internas e externas têm fundamental importância para os negócios da organização, seja ela pública ou privada. Sob a responsabilidade do secretário, está o trânsito de muitas correspondências de seu órgão ou departamento. A logística da distribuição das correspondências muitas vezes está sob a guarda do profissional de secretariado, e a ela dá-se o nome de

• A.

  acompanhamento de distribuição.

• B.

  etiquetas de distribuição.

• C.

  fluxograma de distribuição.

• D.

  gráficos de distribuição.

• E.

  tabela de distribuição.

As instituições públicas ou privadas apresentam normalmente uma estrutura formal de seu nível hierárquico. Essa representação gráfica é específica, a qual nomeamos de

• A.

  cronograma.

• B.

  diagrama.

• C.

  pentagrama.

• D.

  organograma.

• E.

  fluxograma.

Arquivo é o conjunto de documentos escritos, fotográficos, microfilmados e conservados sob custódia de uma entidade pública ou privada. Para considerar em arquivamento, numerar ou mesmo nomear em pastas, facilitar sua localização e manter sua organização, utiliza(m)-se:

• A.

  papel lembrete ou fichas nomeadas.

• B.

  etiquetas numeradas ou post-it.

• C.

  fichas nomeadas ou fichas numeradas.

• D.

  etiquetas ou viseiras.

• E.

  projeções ou visores.

Ofício é a forma que os órgãos públicos têm para se comunicar. Por se tratar de uma correspondência oficial, o profissional de secretariado necessita conhecer suas partes. São elas:

• A.

  departamento e data em que foi assinado.

• B.

  vocativo e fecho formal.

• C.

  assinatura e texto específico.

• D.

  vocativo e assunto padronizado.

• E.

  índice e endereçamento interno.

• A.

  divulgar e dar conhecimento à população sobre resultados de plebiscitos.

• B.

  informar resultado de eleições municipais e estadual.

• C.

  divulgar vencedores de licitações privadas.

• D.

  divulgar abertura de concorrências.

• E.

  divulgar atos de interesses específicos de um departamento.

As empresas públicas gerenciam informações rotineiramente baseadas na troca de informações em determinados documentos. É considerado um documento oficial todo papel com chancela do poder público. Assim, pode-se considerar três tipos de documentos oficiais:

• A.

  comunicado, memorandos e orçamentos.

• B.

  ofícios, pareceres e atas.

• C.

  laudos, folhas de pagamento e recibos.

• D.

  cartas de pessoas físicas, de pessoas jurídicas e comunicado interno.

• E.

  comunicados externos, atas e relatórios.

Com uma frequência cada vez maior, competências, habilidades e conhecimentos passam a ser exigidos na atuação do profissional de secretariado. A postura ética é essencial nessa atuação, cujo cargo é de extrema confiança nas empresas. Ao pensar em atitudes éticas no dia a dia das corporações, espera-se que o profissional de secretariado tenha como base

• A.

  prestar os serviços de qualidade de acordo com a importância do cargo do solicitante.

• B.

  prestar os serviços de qualidade de acordo com a necessidade do solicitante.

• C.

  prestar os serviços com o mais alto padrão possível de qualidade.

• D.

  prestar os serviços de qualidade de acordo com seus conhecimentos práticos.

• E.

  preocupar-se com a prestação de serviços de qualidade quando for contratado especificamente para esse fim.

No seu dia a dia, Samanta sabe da importância de acompanhar e controlar os assuntos pendentes. A técnica utilizada para esse fim é conhecida como

• A.

  workflow.

• B.

  checklist.

• C.

  layout.

• D.

  follow-up.

• E.

  controller.

“Os documentos que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente” são considerados (Lei n.º 8159 da Presidência da República)

• A.

  permanentes.

• B.

  intermediários.

• C.

  informativos.

• D.

  correntes.

• E.

  históricos.

É de fundamental importância que no atendimento telefônico sejam observadas regras voltadas à organização e ao atender bem. Dentre as alternativas apresentadas a seguir, assinale a que se contrapõe a esses pontos.

• A.

  Mantenha sempre uma planilha de recados próxima ao telefone, para que todos sejam anotados.

• B.

  Quando surgir uma situação insistente, seja rápida, demonstrando insatisfação.

• C.

  Mantenha o telefone em lugar estratégico em sua mesa, permitindo fácil acesso às chamadas.

• D.

  Preste atenção ao nome do interlocutor e empregue-o. Em caso de dúvida, peça que repita.

• E.

  Caso tenha que interromper a conversa por qualquer motivo, peça desculpas.