Questões de Secretariado Executivo da Fundação para o Vestibular da Universidade Estadual Paulista (VUNESP)

O profissional de secretariado deve estar atento para que o objetivo da correspondência seja alcançado quando da elaboração de sua redação. Uma das partes que formam a correspondência comercial é o Vocativo. Entende-se por Vocativo como

• A.

  o coração de toda correspondência pública.

• B.

  a saudação inicial dirigida ao destinatário.

• C.

  informações que seguem no envelope da correspondência.

• D.

  o gênero do texto comercial.

• E.

  a estrutura padrão de correspondências públicas.

O profissional de secretariado gerencia uma infinidade de documentos empresariais em sua rotina profissional. Deve ter domínio e conhecer a tipologia e a finalidade desses documentos em seu departamento ou organização com a finalidade de facilitar o trâmite de documentos. É correto afirmar que

• A.

  ofício é o documento mais utilizado no processo de comunicação das empresas privadas.

• B.

  ofício e requerimento têm a mesma função nas repartições públicas.

• C.

  oficio e procuração têm a mesma função nas empresas privadas em função do seu caráter público.

• D.

  ofício exige da repartição pública que seja redigido em papel timbrado e não utilizado para assuntos alheios ao departamento.

• E.

  ofício e memorando são processos de comunicação das empresas privadas e de caráter público.

Com o desenvolvimento da tecnologia e a disseminação rápida das informações entre empresas e departamentos, os profissionais de secretariado passaram a compreender melhor o valor das informações e da guarda de documentos de forma a proporcionar rapidez na sua localização quando solicitado. Considera-se também uma forma de guarda de documentos o GED, que significa

• A.

  gerenciamento eletrônico de documentos.

• B.

  gestão executiva de documentos.

• C.

  gestão específica de documentos.

• D.

  gerenciamento executivo de documentos.

• E.

  gestão eletrônica de documentos.

Considera-se no perfil do profissional de secretariado a habilidade de gerenciar seu comportamento profissional no tocante à execução de suas tarefas diárias, que exige além das habilidades técnicas, que seja proativo com os inúmeros serviços de secretaria. Na execução das rotinas administrativas e com o objetivo de facilitar as atividades gerenciais, deve o secretário

• A.

  organizar, executar, atribuir e isentar-se.

• B.

  atribuir, planejar, isentar-se e controlar.

• C.

  omitir-se, organizar, estabelecer metas e planejar.

• D.

  vistoriar, delegar, omitir-se e checar.

• E.

  planejar, organizar, executar e controlar.

A parceria entre o executivo ou chefia e o profissional de secretariado está pautada na confidencialidade, na discrição e no trabalho em equipe. Nessa realidade, o secretário deve observar a importância de facilitar as relações entre os colaboradores e a chefia. Quando um colaborador deixa a desejar com relação à sua conduta profissional no departamento, atrapalhando o andamento dos trabalhos e prejudicando os resultados do departamento, você, enquanto profissional de secretariado,

• A.

  avisa imediatamente o departamento de recursos humanos e solicita uma advertência verbal.

• B.

  faz chegar ao conhecimento dos demais colegas do setor esse fato e sugere que eles tomem as providências.

• C.

  deixa o problema chegar a chefia por “outros meios”, afinal você não tem a responsabilidade direta dessa pessoa.

• D.

  chama o colaborador de lado, alerta para o que está ocorrendo e se prontifica ao ouvi-lo para poder ajudar.

• E.

  comunica a sua chefia quem está causando o problema no departamento, para que ele sim tome as providências.

O atendimento telefônico de qualidade é uma das ferramentas essenciais para a sobrevivência das empresas. Nas empresas públicas ou privadas, o profissional de secretariado deve atentar-se para contribuir com a fidelização do cliente. Para que um bom atendimento telefônico ocorra, o secretário deve

• A.

  identificar a empresa, seu departamento e dizer seu nome.

• B.

  cumprimentar o interlocutor e perguntar quem fala e o que deseja.

• C.

  identificar a empresa, dizer seu nome e cumprimentar o interlocutor.

• D.

  quando possível evitar o “alô”, identificando apenas o seu departamento.

• E.

  após o quarto toque atender e perguntar ao interlocutor com quem ele quer falar.

O profissional de secretariado tem sob sua responsabilidade a logística da organização de reuniões em seu departamento. As reuniões são mais produtivas quando os aspectos básicos são levados em conta quando da sua organização. Considera(m)-se aspecto(s) básico(s) na organização de uma reunião:

• A.

  utilizar-se da intranet para encaminhar um e-mail informando o motivo da reunião com a pauta.

• B.

  encaminhar o protocolo da convocação, bem como a pauta para os participantes.

• C.

  informar a data, e confirmar uma hora antes se todos os participantes poderão ou não comparecer à reunião.

• D. encaminhar a convocação aos participantes, a pauta, providenciar a lista de presença e a Ata.
• E.

  encaminhar a apresentação do conteúdo antecipado por e-mail para que todos tenham ciência do que será apresentado.

Na maioria das empresas e repartições, o fluxo de documentos costuma ter um volume grande de manuseio e arquivamento. Alguns documentos não podem sofrer alterações em seu conteúdo. Quando isso ocorre, o profissional de secretariado deverá converter esse documento para

• A.

  excel.

• B.

  pdf.

• C.

  acces.

• D.

  leitura.

• E.

  arquivo eletrônico.

As organizações públicas ou privadas contam cada vez mais com os conhecimentos e as práticas dos profissionais de secretariado na organização de viagens de sua chefia ou equipe. Sabendo o objetivo da viagem, e para que tudo transcorra de forma produtiva, o profissional de secretariado deve saber que “Voucher”, dentro da linguagem das agências de viagens e turismo, significa:

• A.

  documento de confirmação de reserva de passagem aérea.

• B.

  comprovante com o nome do cliente e o serviço que ele tem direito.

• C.

  documento de confirmação de reserva de assento.

• D.

  comprovante de confirmação de locação de equipamentos.

• E.

  documento de confirmação de entrega de bagagem.

A Ata é um tipo de documento muito utilizado na redação oficial. Entende-se Ata como

• A.

  um documento em que são lançadas as ocorrências de uma reunião.

• B.

  um gênero de texto específico para registrar fatos ocorridos em reuniões anteriores.

• C.

  um documento do qual pessoas ou entidades confirmam o conhecimento que se tem de determinados fatos.

• D.

  um documento pelo qual empresas ou entidades públicas ou privadas intimam pessoas a comparecerem em assembleias.

• E.

  um documento de convocação expedido pelos gestores de uma entidade pública ou privada.