Questões de Arquivologia

O ser humano tem uma necessidade insaciável de informação. Desde tempos imemoriais, quando era transmitida apenas oralmente, a informação constituía uma mercadoria rara. É evidente que a introdução da informação documental, isto é, da que se encontra registrada em um suporte com a ajuda de um código preestabelecido, criou uma verdadeira revolução na maneira de ver e de utilizar a informação. Tornou-se possível registrar, copiar, autenticar, transmitir, comprar, receber, difundir, classificar, recuperar, armazenar, conservar e, finalmente, utilizar a informação de um modo relativamente fácil, estável e exato. Com relação a esse assunto, julgue os itens que se seguem.

Por ser uma ciência em construção e relativamente nova, a ciência da informação ainda não é interdisciplinar.

• C. Certo
• E. Errado

Com relação ao setor responsável pelo protocolo, pela expedição e pelo controle interno de documentos em uma instituição, julgue os itens a seguir.

Ao receber documentos para serem expedidos, o assistente administrativo deve verificar se não faltam neles folhas ou anexos. Então, ele deve numerar as folhas e os anexos, e fazer duas cópias de cada documento. Por fim, deve expedir a primeira cópia (através de correio, malote ou outros meios), enviar a segunda cópia ao setor de origem do documento e guardar os originais, em ordem cronológica, a fim de que seja preservado o seu valor jurídico.

• C. Certo
• E. Errado

Considerando o trabalho de um assistente administrativo em um setor responsável por funções de arquivo corrente e com base nas regras e na legislação relativas a esse tipo de arquivo, julgue os seguintes itens.

Quando um documento chegar ao arquivo sem ter recebido um código de classificação no setor de protocolo, o assistente administrativo deverá proceder à devida classificação. Para isso, ele precisa analisar o documento para poder enquadrá-lo, adequadamente, no plano de classificação dos documentos da instituição. Em seguida, ele deve registrar o código de classificação no documento.

• C. Certo
• E. Errado

Uma instituição financeira de âmbito estadual tem uma agência bancária com um número muito grande de clientes. Ela tem adotado uma postura agressiva na busca de novos clientes, principalmente de pessoas jurídicas. A agência está localizada em uma pequena loja na área mais valorizada da cidade. O volume de cheques que passa pelo serviço de compensação é muito grande e aumenta na mesma proporção da conquista de novos clientes. O espaço de armazenamento dos cheques tem diminuído sensivelmente, pois é necessária a guarda dos cheques por seis meses, de acordo com a legislação em vigor. Diante dessa situação, seria correto propor, para essa guarda, a microfilmagem de

• A. preservação do original.
• B. substituição do original.
• C. reformatação do suporte.
• D. dinamização.

Com relação ao setor responsável pelo protocolo, pela expedição e pelo controle interno de documentos em uma instituição, julgue os itens a seguir.

Denomina-se protocolo o setor responsável pelo recebimento, registro, distribuição e movimentação de documentos que estão em curso. Essa palavra também é apropriadamente utilizada para denominar o número de registro que cada documento recebe e, ainda, para o nome do livro de registro de documentos recebidos e(ou) expedidos.

• C. Certo
• E. Errado

Determinada empresa da indústria de alimentos vinha, desde 1980, microfilmando seus documentos contábeis e financeiros. Em um determinado momento, foi-lhe exigida a comprovação de pagamento de alguns tributos. O órgão público que fez a solicitação não aceitou a comprovação por meio de cópias feitas em leitoras-copiadoras de microfilmes. A questão foi parar na justiça e a sentença do juiz foi pela não-aceitação da comprovação por não considerar as cópias autênticas. Nessa situação, a decisão do juiz estará correta se

• A.

  os documentos não tiverem sido classificados de acordo com um instrumento de classificação.

• B.

  não houver a autenticação por meio de carimbo aposto nas folhas das cópias.

• C.

  a prestadora de serviços responsável pela microfilmagem dos documentos da empresa não estiver registrada no Arquivo Nacional.

• D.

  os documentos microfilmados não estiverem numerados seqüencialmente.

Julgue os itens abaixo, relativos a documentos públicos.

I São considerados documentos públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público e por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.

II A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência.

III A gestão e o recolhimento dos documentos públicos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário federal é de responsabilidade do Conselho Nacional de Arquivos.

Assinale a opção correta.

• A.

  Nenhum item está certo.

• B.

  Apenas os itens I e II estão certos.

• C.

  Apenas os itens I e III estão certos.

• D.

  Todos os itens estão certos.

Com relação ao setor responsável pelo protocolo, pela expedição e pelo controle interno de documentos em uma instituição, julgue os itens a seguir.

O assistente administrativo responsável por receber a correspondência encaminhada à instituição tem como primeira tarefa abrir toda a correspondência, numerá-la e registrá-la em um livro. Em seguida, deve analisar cada documento para separar a correspondência em três conjuntos: o de caráter particular, o de caráter oficial e o de cunho sigiloso. Finalmente, ele deve encaminhar a correspondência aos destinatários.

• C. Certo
• E. Errado

Poucos dias após assumir seu cargo, o chefe do Auxiliar Judiciário de Serviços Gerais solicitou que ele fosse ao arquivo morto realizar uma tarefa. O Auxiliar quis saber o que era isso e o chefe lhe explicou que a finalidade do arquivo morto é

• A.

  conservar os documentos antigos do Tribunal que não são consultados com regularidade.

• B.

  manter preservados todos os processos do Tribunal ainda em andamento.

• C.

  armazenar o banco de dados mais atualizado do Tribunal.

• D.

  depositar equipamentos do Tribunal em mau estado de conservação.

• E.

  guardar objetos perdidos ou esquecidos pelos usuários do Tribunal.

Os registros virtuais possuem características específicas que os distinguem dos registros físicos. Entre elas, encontra-se o fato de que

• A.

  o espaço de interferência nos documentos virtuais é constituído apenas pelas margens que circundam a "mancha" de impressão.

• B.

  a informação presente neles pode ser modificada a qualquer instante, fazendo com que o conteúdo acessado possa ser diferente de um momento para o outro.

• C.

  os suportes virtuais, que veiculam informações, são concretos, palpáveis e tangíveis.

• D.

  os suportes virtuais são constituídos unicamente pelo compact disc e pelo digital video disc.

• E.

  o emprego da hipermídia e do hipertexto é inadequado nos suportes virtuais, além da Internet não ser considerada como espaço dos registros virtuais.