Questões sobre Gerenciamento da Informação e Gestão de Documentos

A documentação produzida e acumulada ao longo de 70 anos num arquivo público estadual necessita de uma sistemática de organização eficaz, pois o volume de documentos é muito grande e não há pessoal qualificado em número suficiente para o desenvolvimento de todo o trabalho. Para tal fim, o diretor desse arquivo pretende contratar uma equipe prestadora de serviços para a realização de todo o trabalho. No entanto, sabe-se que, em arquivos públicos, só é possível contratar serviços para execução de atividades

• A.

  científicas profissionais.

• B.

  pedagógicas acadêmicas.

• C.

  permanentes.

• D.

  intelectuais.

• E.

  técnicas auxiliares.

A respeito da gestão de documentos, julgue os itens seguintes.

A produção, uma das fases básicas da gestão de documentos, engloba as seguintes atividades de protocolo: recebimento, classificação, registro, distribuição e tramitação dos documentos.

• C. Certo
• E. Errado

Um arquivo público de uma cidade do interior do estado de Minas Gerais faz todos os preparativos para a eliminação de documentos, com base na Resolução nº 7, de 20 de maio de 1997. Procede-se então à elaboração da listagem e do termo de eliminação de documentos, que inclui, dentre outros tópicos, o código de assunto, datas-limite, quantidades, especificação das unidades de arquivamento a serem descartados, etc. Contudo, em relação aos órgãos e entidades do Poder Público, para a efetivação da eliminação, é necessário dar publicidade em periódicos oficiais ao ato de descarte dos acervos arquivísticos sob sua guarda, por meio de edital de

• A.

  comunicação dos assuntos dos documentos.

• B.

  convocação dos detentores dos acervos.

• C.

  especificação dos processos de eliminação.

• D.

  ciência de eliminação de documentos.

• E.

  chamada para interessados nos documentos.

A respeito da gestão de documentos, julgue os itens seguintes.

A análise e a avaliação dos documentos para o estabelecimento dos prazos de guarda fazem parte da fase de destinação.

• C. Certo
• E. Errado

Para que o serviço de protocolo tenha o controle da movimentação dos documentos, deve distribuí-los às unidades administrativas destinatárias, acompanhados de

• A.

  ficha de protocolo.

• B.

  guia de encaminhamento.

• C.

  guia-fora.

• D.

  código de classificação.

• E.

  notação.

A respeito da gestão de documentos, julgue os itens seguintes.

Na fase de produção de documentos, o arquivista deve evitar a duplicação e a emissão de vias desnecessárias, além de poder sugerir a criação ou extinção de modelos e formulários.

• C. Certo
• E. Errado

Considerando o método alfabético e as regras de alfabetação utilizadas nesse método, analise os nomes a seguir.

1 - Luis Otávio Teixeira Amaral Filho

2 - Vinicius Cerqueira Santo Aleixo

3 - Pedro Augusto Rocha Alonso

4 - Antonio Henrique de Amaral Neto

5 - Paulo Ricardo da Costa Almeida

A ordem correta de arquivamento desses nomes é:

• A.

  2 – 3 – 1 – 4 – 5

• B.

  2 – 5 – 4 – 1 – 3

• C.

  5 – 1 – 4 – 3 – 2

• D.

  5 – 3 – 4 – 1 – 2

• E.

  5 – 4 – 1 – 2 – 3

A respeito da gestão de documentos, julgue os itens seguintes.

Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos.

• C. Certo
• E. Errado

Em método por assunto alfabético, no qual os assuntos correlatos são grupados sob títulos gerais e dispostos alfabeticamente, os assuntos seguem a ordem

• A.

  enciclopédica.

• B.

  dicionária.

• C.

  duplex.

• D.

  variadex.

• E.

  decimal.

No que diz respeito aos arquivos do tipo corrente, intermediário e permanente, julgue os itens de 139 a 143.

Dada a importância da preservação dos documentos que compõem o arquivo corrente de determinado setor de trabalho, recomenda-se o arquivamento desses documentos em local afastado do referido setor.

• C. Certo
• E. Errado