Questões sobre Gerenciamento da Informação e Gestão de Documentos

Com relação ao gerenciamento da informação e da gestão de documentos aplicada aos arquivos governamentais, julgue os itens seguintes.

A gestão de documentos relaciona-se a uma área da administração geral vinculada à busca de economia e eficácia na produção, manutenção, uso e destinação final dos documentos.

• C. Certo
• E. Errado

Determinada organização instalada em Brasília enviou um documento a funcionário do MMA, a fim de que fossem resolvidos problemas entre as duas instituições. No MMA, o setor que recebeu o documento coletou algumas informações deste, incluindo-as em uma base de dados. Em seguida, o documento foi enviado para o destinatário, tramitando, posteriormente, em vários setores até que os problemas fossem resolvidos. Depois de arquivado por determinado período no último setor para onde havia sido enviado, o documento foi encaminhado a outro espaço, onde deve ser mantido até ser eliminado.

Considerando a situação hipotética acima, julgue os itens subsequentes, acerca de arquivo.

O arquivo intermediário deve ser subordinado técnica e administrativamente ao arquivo permanente, para que seja evitada a proliferação de depósitos e mantida uniforme a política arquivística da instituição.

• C. Certo
• E. Errado

O arquivo intermediário cumpre, entre outras funções, a de

• A.

  promover a descrição do acervo.

• B.

  atender às consultas dos órgãos de origem.

• C.

  entrevistar antigos funcionários da instituição.

• D.

  desenvolver ações educativas junto às escolas da região.

• E.

  manter a guarda dos documentos recolhidos.

Com relação ao gerenciamento da informação e da gestão de documentos aplicada aos arquivos governamentais, julgue os itens seguintes.

No âmbito da cadeia informacional arquivística referente às três idades (corrente, intermediária e permanente) dos arquivos, o ciclo da informação arquivística no contexto organizacional de produção envolve o recolhimento dos registros documentais de valor permanente e o uso pelo cidadão, pelo pesquisador científico e, eventualmente, pelo administrador público.

• C. Certo
• E. Errado

Determinada organização instalada em Brasília enviou um documento a funcionário do MMA, a fim de que fossem resolvidos problemas entre as duas instituições. No MMA, o setor que recebeu o documento coletou algumas informações deste, incluindo-as em uma base de dados. Em seguida, o documento foi enviado para o destinatário, tramitando, posteriormente, em vários setores até que os problemas fossem resolvidos. Depois de arquivado por determinado período no último setor para onde havia sido enviado, o documento foi encaminhado a outro espaço, onde deve ser mantido até ser eliminado.

Considerando a situação hipotética acima, julgue os itens subsequentes, acerca de arquivo.

O código de classificação deve ser anotado na primeira folha do documento.

• C. Certo
• E. Errado

Entende-se por notação

• A.

  o material sobre o qual as informações são anotadas.

• B.

  o conjunto dos documentos notariais.

• C.

  o código de localização dos documentos no acervo.

• D.

  a forma que antecede a elaboração de manuscritos.

• E.

  a primeira etapa do processo de avaliação de documentos.

Com relação ao gerenciamento da informação e da gestão de documentos aplicada aos arquivos governamentais, julgue os itens seguintes.

A informação arquivística que se encontra relacionada às demandas do processo decisório governamental faz parte dos arquivos correntes, enquanto, na medida em que essa informação torna-se menos utilizada ao longo do processo decisório ela é transferida aos arquivos intermediários.

• C. Certo
• E. Errado

Determinada organização instalada em Brasília enviou um documento a funcionário do MMA, a fim de que fossem resolvidos problemas entre as duas instituições. No MMA, o setor que recebeu o documento coletou algumas informações deste, incluindo-as em uma base de dados. Em seguida, o documento foi enviado para o destinatário, tramitando, posteriormente, em vários setores até que os problemas fossem resolvidos. Depois de arquivado por determinado período no último setor para onde havia sido enviado, o documento foi encaminhado a outro espaço, onde deve ser mantido até ser eliminado.

Considerando a situação hipotética acima, julgue os itens subsequentes, acerca de arquivo.

O inventário sumário é o instrumento técnico responsável pela gestão dos prazos de guarda e pela destinação final de documentos.

• C. Certo
• E. Errado

Dentre as atividades rotineiras do serviço de protocolo de documentos está

• A.

  o controle de tramitação.

• B.

  a conservação preventiva.

• C.

  o programa educativo.

• D.

  a avaliação.

• E.

  a elaboração de instrumentos de pesquisa.

Com relação ao gerenciamento da informação e da gestão de documentos aplicada aos arquivos governamentais, julgue os itens seguintes.

A teoria das quatro idades documentais, proposta pelo italiano Elio Lodolini, defende que a fase intermediária seja dividida em dois momentos. Em um desses momentos, o principal objetivo é a guarda de documentos selecionados para eliminação, enquanto no outro são selecionados os documentos da atividade-fim.

• C. Certo
• E. Errado