Questões sobre Gerenciamento da Informação e Gestão de Documentos

Os métodos diretos de arquivamento

• A.

  baseiam-se em sistemas numéricos.

• B.

  dispensam o uso de instrumentos de localização.

• C.

  supõem a indexação coordenada.

• D.

  só podem ser utilizados em empresas privadas.

• E.

  dependem de recursos informatizados.

As rubricas com que se distinguem os diferentes documentos de uma instituição a partir do contexto imediato do qual se originaram (atividades, funções, estruturas) resultam do processo de

• A.

  classificação.

• B.

  avaliação.

• C.

  armazenamento.

• D.

  tombamento.

• E.

  ordenação.

Os objetivos de um programa de gerência de documentos eficiente:

• A.

  Englobam o atendimento às necessidades operacionais e funcionais da organização, a preservação da história da organização, a proteção de interesses vitais e a proteção da organização frente a processos jurídicos.

• B.

  Visam arquivar todo e qualquer documento gerado na empresa por pelo menos 20 anos, respeitando os prazos estabelecidos por lei.

• C.

  Englobam o atendimento às necessidades mercadológicas da organização, permitindo ao cliente acesso irrestrito aos bancos de dados da organização.

• D.

  Visam primeiramente aumentar o espaço físico para o armazenamento dos documentos em forma de papel.

A posição em que são dispostos fichas e documentos distinguirá os tipos de arquivamento. Sobre os tipos de arquivamento pode-se afirmar:

• A.

  No tipo horizontal, os documentos ou fichas são colocados uns sobre os outros e arquivados em caixas, estantes ou escaninhos e são utilizados principalmente para mapas, plantas ou desenhos.

• B.

  Os arquivos verticais são recomendados somente para arquivamento de notas fiscais.

• C.

  Os arquivos horizontais são recomendados para arquivos correntes, pois são de fácil acesso e manuseio e manutenção.

• D.

  Os arquivos verticais são muito utilizados para arquivos permanentes, pois as fichas ou documentos são dispostos uns sobre os outros, e arquivados em caixas verticais.

Sobre os estágios de evolução por que passam os arquivos, pode-se afirmar:

• A.

  Os arquivos de primeira idade ou corrente são constituídos por documentos que perderam o valor de natureza administrativa, mas ainda conservam valor histórico.

• B.

  Os arquivos de segunda idade ou intermediários são constituídos por documentos ainda freqüentemente requisitados.

• C.

  Os arquivos de terceira idade ou permanentes são constituídos por documentos que perderam o valor de natureza administrativa e são conservados por seu valor histórico ou documental.

• D.

  Os arquivos de segunda idade ou permanentes são solicitados diariamente e por isso devem ser arquivados nos escritórios ou nas repartições que os receberam.

A respeito do gerenciamento da informação e da gestão de documentos, julgue os itens seguintes.

As informações contidas nos documentos de arquivo são produzidas no ambiente interno da organização ou são recebidas do ambiente externo e têm uma relação direta ou indireta com a missão dessa organização.

• C. Certo
• E. Errado

A respeito do gerenciamento da informação e da gestão de documentos, julgue os itens seguintes.

A teoria dos valores de documentos, concebida por Schellenberg, apesar da sua importância para a avaliação de documentos, não permite definir se o documento é da fase corrente, da intermediária ou da permanente.

• C. Certo
• E. Errado

A respeito do gerenciamento da informação e da gestão de documentos, julgue os itens seguintes.

Uma das funções do diagnóstico da situação arquivística é reunir informações suficientes para a elaboração do código de classificação e da tabela de temporalidade de documentos de arquivo.

• C. Certo
• E. Errado

A respeito do gerenciamento da informação e da gestão de documentos, julgue os itens seguintes.

Documentos de arquivo produzidos ou recebidos por uma instituição pública ou privada, com valor administrativo, legal ou fiscal, considerados como parte do arquivo intermediário dessa instituição, são também considerados de valor secundário.

• C. Certo
• E. Errado

A respeito do gerenciamento da informação e da gestão de documentos, julgue os itens seguintes.

O protocolo é a porta de entrada e de saída dos documentos de uma instituição e, por suas características, faz parte das atividades dos arquivos correntes.

• C. Certo
• E. Errado