Questões sobre Gerenciamento da Informação e Gestão de Documentos

Determinada organização instalada em Brasília enviou um documento a funcionário do MMA, a fim de que fossem resolvidos problemas entre as duas instituições. No MMA, o setor que recebeu o documento coletou algumas informações deste, incluindo-as em uma base de dados. Em seguida, o documento foi enviado para o destinatário, tramitando, posteriormente, em vários setores até que os problemas fossem resolvidos. Depois de arquivado por determinado período no último setor para onde havia sido enviado, o documento foi encaminhado a outro espaço, onde deve ser mantido até ser eliminado.

Considerando a situação hipotética acima, julgue os itens subsequentes, acerca de arquivo.

A tabela de temporalidade é aplicada somente em arquivo semiativo e em arquivo inativo, de acordo com as normas do Arquivo Nacional.

• C. Certo
• E. Errado

Em relação à avaliação, é correto afirmar que

• A.

  o valor mediato de um documento depende de sua vigência jurídico-administrativa.

• B.

  os documentos produzidos pelas atividades-meio devem ser totalmente eliminados.

• C.

  a eliminação de documentos precede a elaboração de tabelas de temporalidade.

• D.

  deve ocorrer no fim da fase intermediária do ciclo vital dos documentos.

• E.

  são de valor permanente os documentos que comprovam a origem do órgão produtor.

Com relação ao gerenciamento da informação e da gestão de documentos aplicada aos arquivos governamentais, julgue os itens seguintes.

A instalação de depósitos de arquivos intermediários como solução para os problemas de saturação de espaço nos setores de trabalho constitui uma iniciativa bem sucedida, difundida e praticamente adotada em todo o mundo, principalmente nos países de tradição anglo-saxônica.

• C. Certo
• E. Errado

Determinada organização instalada em Brasília enviou um documento a funcionário do MMA, a fim de que fossem resolvidos problemas entre as duas instituições. No MMA, o setor que recebeu o documento coletou algumas informações deste, incluindo-as em uma base de dados. Em seguida, o documento foi enviado para o destinatário, tramitando, posteriormente, em vários setores até que os problemas fossem resolvidos. Depois de arquivado por determinado período no último setor para onde havia sido enviado, o documento foi encaminhado a outro espaço, onde deve ser mantido até ser eliminado.

Considerando a situação hipotética acima, julgue os itens subsequentes, acerca de arquivo.

Após ter tramitado e ter sido classificado, o documento deve ser arquivado, obedecendo-se às seguintes operações: inspeção, ordenação, arquivamento, retirada e controle.

• C. Certo
• E. Errado

Uma avaliação bem sucedida não pode prescindir de outra importante função arquivística, que deve necessariamente antecedê-la. Trata-se

• A.

  da difusão.

• B.

  da informatização.

• C.

  da classificação.

• D.

  do tombamento.

• E.

  da conservação.

Com relação ao gerenciamento da informação e da gestão de documentos aplicada aos arquivos governamentais, julgue os itens seguintes.

Na medida em que diminui a possibilidade de uso da informação arquivística, há uma tendência a eliminá-la ou a conservá-la temporariamente. Em ambas as situações consideram-se as possibilidades de uso eventual da informação pelo organismo produtor, ou a sua condição de documento de valor permanente.

• C. Certo
• E. Errado

A estrutura formal dos atos escritos permite distinguir, no âmbito dos arquivos, espécies e tipos documentais. Quando se trata de documentação audiovisual, sonora ou iconográfica, no entanto, os documentos costumam ser equivocadamente nomeados pela técnica de registro, pelo invólucro ou pelo suporte, como ocorre, respectivamente, com

• A.

  disco, álbum e vídeo.

• B.

  caixa, papel e fotografia.

• C.

  diapositivo, fita magnética e digitação.

• D.

  disco óptico, negativo e cartucho.

• E.

  gravação, cassete e filme.

Com relação ao gerenciamento da informação e da gestão de documentos aplicada aos arquivos governamentais, julgue os itens seguintes.

Um documento com valor secundário apresentaria sempre um valor administrativo, ou seja, derivado da informação contida nos documentos oficiais relativa aos assuntos de que tratam as repartições públicas.

• C. Certo
• E. Errado

O ato pelo qual se pede a determinada autoridade ou instituição novo exame de decisão tomada chama-se

• A.

  recurso.

• B.

  despacho.

• C.

  consulta.

• D.

  foral.

• E.

  carta reversal.

Com relação ao gerenciamento da informação e da gestão de documentos aplicada aos arquivos governamentais, julgue os itens seguintes.

A tramitação de documentos é o curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa. É uma atividade de protocolo e está vinculada ao funcionamento dos arquivos correntes.

• C. Certo
• E. Errado