Questões sobre Gerenciamento da Informação e Gestão de Documentos

O Arquivo onde são preservados os documentos de menor freqüência de uso e que aguardam a destinação final recebe a denominação de

• A. privado.
• B. corrente.
• C. permanente.
• D. em depósito.
• E. intermediário.

Segundo Paes (2005), o método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade, razão pela qual pode ser dividido em duas classes, a saber:

• A. Básico e ideográfico.
• B. Básico e padronizado.
• C. Alfabético e numérico.
• D. Alfabético e geográfico.
• E. Variadex e mnemônico.

Julgue os itens abaixo, relativos aos arquivos no âmbito da gestão da informação.

I Os arquivos não podem, por suas características específicas, ser tratados como recurso informacional primário da organização.

II O acesso rápido e eficiente é incompatível com a manutenção da qualidade da informação.

III O arquivo é uma fonte privilegiada, pois registra, prova, testemunha e fala sobre as funções e atividades desenvolvidas pela organização.

IV O arquivo é um recurso estratégico, pois é uma fonte de informação para a tomada de decisão, para a garantia de direitos e deveres e para a produção de novas informações.

Estão certos apenas os itens

• A.

  I e II.

• B.

  I e III.

• C.

  II e IV.

• D.

  III e IV.

A UNESCO, por meio do Ramp/PGI, abordou o importante tema da gestão de documentos, a partir de um trabalho de James Rhoads, intitulado “A função da gestão de documentos e arquivos nos sistemas nacionais de informação”. Segundo esse autor, um programa geral de gestão de documentos, para alcançar economia e eficácia, deveria envolver as seguintes fases: produção; utilização e conservação; destinação. A fase de produção é formada pelos seguintes elementos:

• A.

  A UNESCO, por meio do Ramp/PGI, abordou o importante tema da gestão de documentos, a partir de um trabalho de James Rhoads, intitulado “A função da gestão de documentos e arquivos nos sistemas nacionais de informação”. Segundo esse autor, um programa geral de gestão de documentos, para alcançar economia e eficácia, deveria envolver as seguintes fases: produção; utilização e conservação; destinação. A fase de produção é formada pelos seguintes elementos:

• B.

  criação e melhoramento dos sistemas de arquivos e de recuperação de dados, gestão de correio e telecomunicações, seleção e uso de equipamento reprográfico, análise de sistemas, produção e manutenção de programas de documentos vitais e uso de automação e reprografia nesses processos.

• C.

  identificação e descrição das séries documentais, estabelecimento de programas de avaliação e destinação de documentos, arquivamento intermediário, eliminação e recolhimento dos documentos de valor permanente às instituições arquivísticas.

• D.

  plano de classificação, tabela de temporalidade, instrumento de pesquisa, quadro de arranjo e listagem de eliminação.

A gestão de documentos veio contribuir para as funções arquivísticas sob diversos aspectos. Não se inclui entre tais contribuições

• A.

  garantir que as políticas e atividades dos governos fossem documentadas adequadamente.

• B.

  garantir que menor número de documentos inúteis e transitórios fossem reunidos a documentos de valor permanente.

• C.

  garantir a melhor organização desses documentos, caso atingissem a fase permanente.

• D.

  inibir a eliminação de documentos de valor primário.

O diagnóstico da situação arquivística é um instrumento fundamental para se conhecer a amplitude dos problemas e construir soluções adequadas. Assinale a opção incorreta sobre o diagnóstico.

• A.

  O estado de conservação dos documentos é uma informação relevante e deve ser incluída no diagnóstico.

• B.

  O diagnóstico é uma fase que precede a elaboração do plano de classificação e da tabela de temporalidade.

• C.

  O conhecimento sobre a existência ou não de padronização de uso do mobiliário e do material de acondicionamento é um dos elementos do diagnóstico.

• D.

  O diagnóstico pode ser elaborado simultaneamente ao instrumento de pesquisa.

Em um diagnóstico da situação arquivística, é fundamental quantificar o acervo documental. As informações quantitativas servirão para prever tempo, equipe e material. Acerca da quantificação de documentos de arquivo, assinale a opção correta.

• A.

  As ampliações fotográficas devem ser mensuradas por metro linear.

• B.

  Os negativos fotográficos devem ser quantificados por fotograma.

• C.

  Os mapas e plantas devem ser mensurados por metro cúbico.

• D.

  Os filmes cinematográficos devem ser quantificados pelo número de planos existentes em cada rolo.

Em relação aos arquivos correntes, é correto afirmar que

• A.

  os documentos têm valor secundário.

• B.

  o acesso aos documentos é aberto.

• C.

  a sua localização física tem de ser fora do setor de trabalho.

• D.

  a conservação é justificada por apoiar as atividades cotidianas.

Em relação aos arquivos intermediários, assinale a opção incorreta.

• A.

  Os documentos têm valor primário.

• B.

  O acesso aos documentos é restrito aos acumuladores ou às pessoas autorizadas.

• C.

  A justificativa para sua conservação está em razões administrativas, técnicas, legais ou fiscais.

• D.

  Os documentos representam de 5% a 10% do que havia sido acumulado nos arquivos correntes.

Com relação ao gerenciamento da informação e à gestão de documentos aplicada aos arquivos, julgue o item a seguir.

Uma das fases básicas da gestão de documentos de arquivo é a destinação, que se refere ao fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao cumprimento da função administrativa e da guarda desses documentos após cessar seu trâmite.

• C. Certo
• E. Errado