Questões sobre Gerenciamento da Informação e Gestão de Documentos

Segundo Janice Gonçalves, autora do manual Como classificar e ordenar documentos de arquivo (São Paulo, 1998), é em decorrência da distinção tradicional entre “classificação” e “arranjo” que os esquemas ou quadros gerais que os expressam costumam ser denominados diferentemente: plano de classificação (para os documentos de caráter corrente) e quadro de arranjo (para os documentos de caráter permanente). Ambos, porém, têm a finalidade de

• A. encaminhar documentos à guarda temporária ou permanente, indicando também eventuais mudanças de suporte.
• B. distribuir as áreas de depósito do arquivo, indicando o local das estantes já ocupadas e dos espaços ainda disponíveis.
• C. determinar prazos para transferência, recolhimento, eliminação e reprodução de documentos.
• D. traduzir visualmente as relações hierárquicas e orgânicas entre as classes definidas para a organização da documentação.
• E. estabelecer relação de concordância entre diferentes notações dos mesmos documentos.

Os arquivos são classificados em quatro grupos, de acordo com: entidade que os criou; os estágios de sua evolução; a extensão da sua atenção e a natureza dos seus documentos. Assinale a alternativa que apresenta um arquivo de acordo com a entidade que os criou:

• A. Arquivo público - arquivo de instituições governamentais de âmbito federal (central ou regional) ou estadual ou municipal.
• B. Arquivo setorial -estabelecido junto aos órgãos operacionais, cumprindo as funções de um arquivo corrente.
• C. Arquivo central ou geral - destina-se a receber os documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição. Nesse caso, portanto, as atividades de arquivo corrente são centralizadas.
• D. Nenhuma das alternativas.

Acerca de princípios e conceitos arquivísticos, julgue os itens que se seguem. A existência jurídica resultante de lei, decreto ou resolução, a subordinação firmada por lei, a chefia com poder de decisão e a organização interna fixa da Secretaria de Estado de Educação do DF (SEE/DF) caracterizam esse órgão como detentor de um fundo de arquivo.

• C. Certo
• E. Errado

Os documentos de um arquivo apresentam características, conteúdo e formas diferentes. Referente ao documento confidencial é CORRETO afirmar:

• A. Seu assunto requer excepcional grau de segurança que deve ser apenas do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.
• B. Seu assunto, embora não requeira alto grau de segurança, só deve ser do conhecimento de pessoas autorizadas, para não prejudicar um indivíduo ou criar embaraços administrativos.
• C. Seu assunto exige alto grau de segurança, mas pode ser cio conhecimento de pessoas funcionalmente autorizadas para tal, ainda que não estejam intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.
• D. Nenhuma das alternativas.

Julgue os itens subsequentes, relativos à legislação arquivística e a sistemas de arquivo. Os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público e por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos não são considerados arquivos públicos.

• C. Certo
• E. Errado

As funções arquivísticas são, comumente, enumeradas emsete. De acordo com essa visão, assinale a alternativa que contém somente funções arquivísticas.

• A. Criação – Classificação – Preservação.
• B. Avaliação – Gestão – Difusão.
• C. Aquisição – Arquivamento – Conservação.
• D. Produção – Reprografia – Descrição.
• E. Eliminação – Acesso – Restauração.

A organização de arquivos pressupõe o desenvolvimento de várias etapas de trabalho. Analise as afirmativas abaixo sobre algumas dessas etapas:

I- Levantamento de dados: é o conjunto de documentos recebidos e produzidos por uma entidade.

II- Planejamento: analisar objetivamente a real situação dos serviços de arquivo, e fazer seu diagnóstico para formular e propor as alterações indicadas.

III- Análise dos dados coletados: em todos os estágios de sua evolução torna-se indispensável a formulação de um plano arquivístico.

Estão CORRETAS as afirmativas:

• A. Apenas I.
• B. Apenas II.
• C. Apenas II e III.
• D. Nenhuma das alternativas.

Com relação à gestão de documentos, julgue os próximos itens. O programa de gestão de documentos surgiu em razão da necessidade de redução dos espaços destinados aos documentos de arquivo; por isso, a avaliação passou a ser realizada no momento de transferência dos documentos aos arquivos permanentes.

• C. Certo
• E. Errado

Associe os elementos que compõem um artefato produzido por meio de recursos computacionais, apresentados na coluna à esquerda, às afirmativas destacadas na coluna à direita.

A sequência correta é

• A. 1 – 2 – 4.
• B. 2 – 1 – 3.
• C. 4 – 3 – 2.
• D. 1– 4 – 3.
• E. 2 – 4 – 1.

Com relação à gestão de documentos, julgue os próximos itens. O conceito de records continuum estrutura e fundamenta a gestão de documentos, além de definir as fases e os procedimentos a serem adotados em sua implementação.

• C. Certo
• E. Errado