Questões sobre Sistemas e métodos de arquivamento

Um técnico administrativo de uma empresa pública inicia a organização de um arquivo de correspondentes estrangeiros, utilizando as regras de alfabetação nos seguintes nomes: 1 – Al Bem-Hur, 2 – Francisco de los Rios, 3 – Julia de Oviedo y Baños, 4 – Julio Muller, 5 – George Churchill. A organização deverá apresentar a seguinte seqüência:

• A.

  1, 2, 3, 4 e 5

• B.

  1, 5, 4, 3 e 2

• C.

  3, 2, 1, 4 e 5

• D.

  5, 3, 1, 4 e 2

• E.

  5, 4, 2, 1 e 3

Acerca das técnicas de arquivamento e dos procedimentos administrativos, julgue os itens a seguir.

A disposição abaixo está correta, pois foi feita de palavra por palavra, podendo, também, ser feita de letra por letra.

Morro Alegre

Morro Branco

Morro Maior

Morro Santo

Monteiro

Montenegro

• C. Certo
• E. Errado

Acerca das técnicas de arquivamento e dos procedimentos administrativos, julgue os itens a seguir.

Os arquivos correntes de um órgão são formados pelas correspondências recebidas e expedidas, diferentemente do arquivo intermediário, que é responsável pela guarda de processos administrativos.

• C. Certo
• E. Errado

Acerca das técnicas de arquivamento e dos procedimentos administrativos, julgue os itens a seguir.

O método de ordenação dos documentos a partir do uso do nome da cidade ou de um estado é conhecido como Duplex.

• C. Certo
• E. Errado

Acerca das técnicas de arquivamento e dos procedimentos administrativos, julgue os itens a seguir.

Processo é o termo geralmente usado na administração pública para designar o conjunto de documentos reunidos em capa especial, e que vão sendo organicamente acumulados no decurso de uma ação administrativa ou judiciária.

• C. Certo
• E. Errado

Uma pesquisa com usuários do Centro de Informação Tecnológica do Instituto de Tecnologia Aplicada demandou a organização de um arquivo, utilizando rigorosamente as regras de alfabetação dos seguintes nomes: 1 – Ricardo Vila Verde, 2 – Roberto Villa Branca, 3 – Renato Zambrotti & Cia. Ltda., 4 – Dra. Raquel do Valle, 5 – Prof. Robson Vodopiles. Esta organização obedeceu à seguinte seqüência:

• A.

  1, 2, 3, 4, 5

• B.

  3, 4, 1, 2, 5

• C.

  4, 1, 2, 5, 3

• D.

  4, 3, 1, 2, 5

• E.

  5, 4, 3, 2, 1

Uma empresa de grande porte concentra um grande volume de documentos cujo elemento principal de identificação é o número, pois trata de uma organização com base no método dígito-terminal. Alguns documentos receberam os seguintes números: P – 56.212, Q – 86212, R – 94217, S – 218.703, T – 972.689. Desta forma, utilizando o método dígito-terminal para a organização, a ordem e estrutura é a seguinte:

• A.

  P, Q, R, S e T.

• B.

  Q, S, P, T e R.

• C.

  R, T, Q, P e S.

• D.

  S, P, Q, R e T.

• E.

  T, S, P, R e Q.

Uma das etapas mais importantes no arquivamento de documentos é a escolha do método a ser utilizado. Dentre os métodos existentes para o arquivamento de documentos está o Geográfico. Este método deve ser utilizado quando:

• A. O elemento principal a ser considerado é um nome. É classificado como um sistema direto, devido ao fato da pesquisa ser feita diretamente no arquivo, por ordem alfabética.
• B. A busca é realizada a partir de elementos de procedência ou local, os quais se encontram organizados em ordem alfabética.
• C. O principal elemento a ser considerado é o assunto, também chamado de ideográficos. Apesar de ser bastante utilizado, este não é de fácil aplicação em função da necessidade de interpretação dos documentos sob análise.
• D. O elemento principal é um número, sendo considerado um sistema indireto, pois, para localizar um documento torna-se necessário recorrer a um índice alfabético de assunto, o qual fornecerá o número a partir do qual o documento foi organizado.

Acerca das técnicas de arquivamento, julgue os itens seguintes.

Na alfabetação de nomes de espanhóis, o registro é feito pelo prenome.

• C. Certo
• E. Errado

Acerca das técnicas de arquivamento, julgue os itens seguintes.

Os métodos de arquivamento pertencem a dois grandes sistemas: direto e indireto. Sendo que o método alfabético é do sistema direto.

• C. Certo
• E. Errado