Questões sobre Sistemas e métodos de arquivamento

Assinale a alternativa que contém as vantagens da utilização do sistema horizontal de arquivamento:

• A.

  Iluminação direta, anotações locais, redução da perda de documentos.

• B.

  Baixo custo, fácil manuseio e fácil atualização.

• C.

  Fácil manuseio, visibilidade ampla e ocupa pouco espaço.

• D.

  Guias, projeções e tiras de inserção.

Em determinado setor de trabalho de um ministério, tramitam cerca de quinhentos processos por ano. Enquanto permanecem nesse setor, os processos são acondicionados em caixas-arquivo e dispostos por número. O acesso a esses documentos só é possível com a informação do número do processo, que é gerado no momento de sua autuação. Os demais documentos, como ofícios, memorandos, contratos, relatórios etc., são arquivados pela origem (órgãos governamentais, entidades da sociedade civil etc.) ou pela espécie documental (ofícios recebidos e expedidos, memorandos, contratos etc.), tornando complexa e demorada a localização dos documentos desejados. Em geral, os processos são solicitados pelos interessados segundo os assuntos de que tratam (aquisição de material e contratação de serviços; solicitação de transporte; pedido de férias etc.).

Considerando essa situação hipotética, julgue os itens subsequentes.

As folhas do processo que tramita pelos setores que decidirão sobre a matéria nele tratada devem ser numeradas em ordem crescente.

• C. Certo
• E. Errado

Acerca das técnicas de arquivo, julgue os itens subsequentes.

Os documentos relacionados a eventos preparados pela empresa ou órgão público, por não serem considerados documentos de arquivo, são organizados por assunto.

• C. Certo
• E. Errado

Indique a ordem correta da forma de utilizar as regras de alfabetação para o arquivamento dos seguintes itens, segundo o método de classificação alfabético:

1. Ronaldo Santos de Pádua;

2. Sara de Albuquerque Palhares;

3. Regina Prado Padovani;

4. Sérgio Camargo Paes Filho;

5. Ricardo de Oliveira Paes.

• A.

  3 – 5 – 1 – 2 – 4.

• B.

  2 – 4 – 5 – 3 – 1.

• C.

  3 – 1 – 4 – 5 – 2.

• D.

  3 – 1 – 5 – 4 – 2.

• E.

  5 – 3 – 4 – 1 – 2.

Qual o método de classificação que utiliza fichas-índice arquivadas em ordem numérica e as demais em rigorosa ordem alfabética dos descritores? As fichas-índice refletem a ordem numérica do acervo, e a pesquisa é feita nas fichas de descritores.

• A.

  Decimal.

• B.

  Variadex

• C.

  Unitermo.

• D.

  Alfanumérico.

• E.

  Dígito-terminal.

Acerca das técnicas de arquivo para documentos, julgue os itens a seguir.

A maneira centralizada é a mais indicada para se dispor os arquivos correntes de uma organização, principalmente nas grandes organizações como um ministério.

• C. Certo
• E. Errado

Acerca das técnicas de arquivo para documentos, julgue os itens a seguir.

Arquivo de primeira idade ou corrente, arquivo de segunda idade ou intermediário e arquivo de terceira idade ou permanente são estágios de evolução dos arquivos.

• C. Certo
• E. Errado

Acerca de métodos de arquivamento ou ordenação, julgue os próximos itens.

Métodos de arquivamento ou de ordenação são aqueles usados para organizar os documentos de um arquivo ou coleção, uns em relação aos outros, dentro das unidades de armazenamento (pastas, caixas, gavetas etc.).

• C. Certo
• E. Errado

Acerca de métodos de arquivamento ou ordenação, julgue os próximos itens.

O método de ordenação mais comum e fácil de ser aplicado consiste na identificação e separação de documentos por assunto, por exemplo, correspondências, atas, acordos, pareceres, contratos, entre outros.

• C. Certo
• E. Errado

Acerca de métodos de arquivamento ou ordenação, julgue os próximos itens.

O método geográfico é muito preciso, mas tem aplicações muito específicas, uma vez que está embasado na identificação de características geográficas, como bacias hidrográficas, cadeias de montanhas, planícies, planaltos, flora e fauna.

• C. Certo
• E. Errado