Questões de Arquivologia da Centro de Seleção e de Promoção de Eventos UnB (CESPE)

Considerando o trabalho de um assistente administrativo em um setor responsável por funções de arquivo corrente e com base nas regras e na legislação relativas a esse tipo de arquivo, julgue os seguintes itens.

Ao receber documentos encaminhados ao arquivo corrente, o assistente administrativo deve examiná-los para ter certeza de que as ações neles descritas já se encerraram e de que realmente devem ser arquivados. Para isso, ele deve verificar se há despacho ou rotina pré-estabelecida que determine o arquivamento. Quando um documento chega ao arquivo apenas acompanhando uma solicitação de informações, o assistente administrativo não o arquiva.

• C. Certo
• E. Errado

Considerando o trabalho de um assistente administrativo em um setor responsável por funções de arquivo corrente e com base nas regras e na legislação relativas a esse tipo de arquivo, julgue os seguintes itens.

Para evitar que o arquivo tenha problema de espaço, causado por excesso de documentos, o assistente administrativo deve fazer, periodicamente, a eliminação dos documentos que ele considerar desnecessários, principalmente daqueles que não são utilizados há muito tempo. Por questões de segurança, os documentos não podem ser simplesmente jogados no lixo; por isso, o assistente deve destruí-los com uma máquina trituradora antes de jogá-los fora.

• C. Certo
• E. Errado

A questão da avaliação de documentos é uma das mais importantes no contexto da teoria arquivística. Considerando a legislação vigente, assinale a opção correta acerca da eliminação de documentos de arquivo de valor permanente oriundos do Poder Judiciário.

• A.

  A eliminação é prevista em lei e autorizada para todos os processos cujo arquivamento tenha ocorrido há mais de trinta anos.

• B.

  Nunca poderá ocorrer eliminação, devendo tais documentos ser preservados indefinidamente.

• C.

  Quando ocorrer eliminação de documentos, deverá ser utilizada a fragmentação mecânica, por questões de segurança das informações e a fim de possibilitar a reciclagem dos papéis.

• D.

  A eliminação é permitida apenas quando prevista em tabela de temporalidade, devendo ocorrer no processo de transferência para o arquivo intermediário.

Considerando o trabalho de um assistente administrativo em um setor responsável por funções de arquivo corrente e com base nas regras e na legislação relativas a esse tipo de arquivo, julgue os seguintes itens.

O plano de classificação usado pelo assistente administrativo deve ser elaborado por ele mesmo. Trata-se de um esquema de agrupamento de documentos em classes determinadas pela destinação, pelos suportes e pelos gêneros documentais. O código de classificação é composto pelo conjunto das identificações de cada classe.

• C. Certo
• E. Errado

Alguns conceitos básicos de arquivologia que visam mais especificamente a esfera pública devem ser conhecidos pelos funcionários que irão produzir, manipular e guardar documentos em órgãos e instituições dessa esfera. Nessa perspectiva, julgue os próximos itens.

Os documentos em formato eletrônico (ou digital) não são considerados documentos de arquivo porque não estão sujeitos à legislação que regulamenta a política nacional de arquivos públicos e privados.

• C. Certo
• E. Errado

É possível estabelecer uma série de diferenças entre arquivo e biblioteca. Acerca dessas diferenças, assinale a opção correta.

• A.

  Os documentos de arquivo são produzidos e conservados com objetivos funcionais e os de biblioteca, com objetivos culturais.

• B.

  Os documentos de arquivo são colecionados de fontes diversas e os de biblioteca, por atividades organizacionais.

• C.

  Os documentos de arquivo são classificados a partir de métodos predeterminados e os de biblioteca, pelas particularidades das atividades geradoras.

• D.

  Os documentos de arquivo devem existir em numerosos exemplares e os de biblioteca, em um único exemplar ou em limitado número de cópias.

Julgue os itens a seguir, acerca da fase corrente do ciclo de vida dos documentos.

I Uma boa organização dos arquivos correntes permite aumentar a eliminação dos documentos na fonte, diminuindo o volume documental total.

II Prevalece, nessa fase, o valor secundário dos documentos, pela importância administrativa que eles têm.

III A ausência de normas que guiam a organização dos arquivos correntes pode provocar a má utilização do espaço e do equipamento.

Assinale a opção correta.

• A.

  Nenhum item está certo.

• B.

  Apenas os itens I e II estão certos.

• C.

  Apenas os itens I e III estão certos.

• D.

  Todos os itens estão certos.

Julgue os itens a seguir, considerando os princípios e conceitos arquivísticos conforme mencionados na legislação brasileira no que é pertinente a essa área.

A legislação brasileira considera como arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos e acumulados por órgãos, entidades, sociedades de economia mista e organizações sociais, assim como por pessoas físicas, em suas atividades administrativas.

• C. Certo
• E. Errado

O conceito de fundo é dependente e tributário do princípio da proveniência, aquele só existe quando este for aplicado. Uma importante tarefa é a identificação do fundo. Nesse momento, o arquivista francês Michel Duchein esclarece, de forma muito apropriada, o tamanho e a complexidade dessa empreitada, quando analisa o princípio: “é mais fácil enunciar que definir e mais fácil definir que aplicar”. Acerca dos critérios para definição de um fundo de arquivo, assinale a opção incorreta.

• A.

  Um organismo deve assumir denominação e existência jurídica próprias, resultantes de um ato preciso e datado.

• B.

  Um organismo deve possuir atribuições específicas e estáveis, legitimadas por um texto dotado de valor legal ou regulamentar.

• C.

  Um organismo deve ter uma posição na hierarquia administrativa definida com exatidão pelo ato que lhe deu origem.

• D.

  Um organismo deve ter uma estrutura organizacional estável e elaborada com base na departamentalização.

A respeito dos conceitos, teorias e princípios fundamentais da arquivologia, julgue os seguintes itens.

Documento de arquivo é aquele que se torna útil à entidade ou à pessoa que o reuniu graças a seu conteúdo informativo único, fortemente ancorado nos assuntos substanciais, identificados por meio da análise documentária e organizados em sistemas de informações, os quais são ferramenta utilizada nos processos decisórios.

• C. Certo
• E. Errado