Questões de Conhecimentos Técnicos de um determinado Cargo/Área do ano 2006

A(o) Secretária(o), por sua formação, atinge muitas vezes o cargo de chefia, assumindo compromissos ainda maiores dos que os habituais, já que se deve corresponder à confiança depositada em si. A habilidade no trato aos subordinados manifesta-se nas afirmativas abaixo, EXCETO:

• A.

  A aceitação de sugestões e o debate das mesmas fortalece o espírito de equipe. A pessoa ouvida e respeitada é capaz de renunciar as atitudes de rivalidade, visando o bem comum.

• B.

  Raça, cor ou religião são características que não devem interferir no tratamento dedicado ao subalterno, nem servir de temas para discussão, para que pessoas não se sintam ofendidas.

• C.

  O elogio deve ser feito em público, mas a censura e a advertência, em particular.

• D.

  As ordens não devem ser firmes. É importante manifestar sempre um toque de gentileza nas palavras e no tom de voz.

• E.

  Posicionamentos políticos, sejam quais forem sua abrangência, não devem ser revelados e muito menos, impostos aos subordinados.

Uma das atividades inerentes à(ao) Secretária(o) é a comunicação oral, bem como o atendimento ao telefone. Em relação a isso é correto afirmar:

• A.

  Não é necessário empatia para se ter boas maneiras ao telefone

• B.

  É imprescindível saber lidar com telefonemas inconvenientes e não com o uso correto do aparelho.

• C.

  As boas maneiras ao telefone incluem fatores como atitude mental, saber falar e saber ouvir.

• D.

  Não se preocupe com a modulação e a ênfase apropriada da voz, nem sempre elas são responsáveis pela significação da linguagem.

• E.

  Deixar de observar uma simples regra ao telefone não faz com que você seja encarado como um "chato".

No que diz respeito ao atendimento ao telefone é importante, EXCETO:

• A.

  Atender prontamente, no máximo após três toques.

• B.

  Não desligar depois do seu interlocutor.

• C.

  Identificar a sua empresa ou seu setor, dizer seu nome e o cumprimento.

• D.

  Evite gírias e diminutivos.

• E.

  Tratar do assunto com objetividade.

A agenda registra as obrigações diárias tanto da(o) secretária(o) como do executivo. Para tanto, a agenda deve conter várias informações, EXCETO:

• A.

  Lembretes de compromissos futuros.

• B.

  Organograma da empresa

• C.

  Endereço, e-mail e telefone dos chefes e pessoais.

• D.

  Aniversário do pessoal do setor e nome completo.

• E.

  Telefones importantes e úteis à empresa.

De acordo com a Lei de número 9.621 de 1996 que dispõe sobre a profissão de Secretária(o), é correto afirmar que são atribuições de Técnica(o) em Secretariado:

• A.

  Coleta de informações para consecução de objetivos e metas da empresa.

• B.

  Redação de correspondências ou documentos de rotina, inclusive em idioma estrangeiro.

• C.

  Interpretação e sintetização de textos e documentos.

• D.

  Assistência e assessoramento direto a executivos.

• E.

  Planejamento, organização e direção de serviços de secretaria.

Dentre as diversas funções de um profissional de secretariado está a organização de eventos, bem como elaboração de Cerimonial e Protocolo. Para desempenhar essa função são necessários alguns aspectos pessoais, EXCETO:

• A.

  Personalidade simpática.

• B.

  Ser sóbrio em seus atos e palavras

• C.

  Ter atenção pronta e ação rápida.

• D.

  Ter uma dicção clara e permanecer ao microfone a maior parte do tempo.

• E.

  Preocupar-se em marcar o traje e a conduta com a maior discrição possível.

Em relação ao GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos que converte informações de voz, texto e imagem para a forma digital – é correto afirmar:

• A.

  No GED os documentos não precisam ser preparados para serem digitalizados em scanners especiais.

• B.

  As informações armazenadas em GED não podem estar armazenadas originalmente em mídias analógicas

• C.

  Não são necessários softwares e hardwares específicos para o armazenamento de documentos no GED.

• D.

  O GED objetiva gerenciar o ciclo de vida das informações desde sua criação até seu arquivamento.

• E.

  As informações armazenadas em GED só podem ser criadas em mídias digitais.

Uma das principais características de uma Secretária(o) é a sua habilidade e preocupação com a comunicação escrita. Sobre ela é correto afirmar:

• A.

  A comunicação eletrônica permite o uso de uma linguagem coloquial e mais informal.

• B.

  A excelência da escrita é também manifestada pela sofisticação do vocabulário.

• C.

  A língua escrita exige maior rigor de disciplina e expressão do que a língua falada.

• D.

  A comunicação empresarial moderna tornou a linguagem escrita mais clara, objetiva e informal, com o uso da linguagem coloquial.

• E.

  A clareza, objetividade e veracidade da linguagem escrita não influencia na agilidade das decisões.

De acordo com a Lei que dispõe sobre o exercício da profissão de Secretária(o), são atribuições da (o) Secretária(o):

• A.

  Organização e manutenção dos arquivos de secretaria.

• B.

  Classificação, registro e distribuição da correspondência.

• C.

  Execução de serviços típicos de escritório, tais como recepção, registro de compromissos, informações e atendimento telefônico.

• D.

  Redação de correspondência ou documentos de rotina, inclusive em outro idioma.

• E.

  Coleta de informações para consecução de objetivos da empresa.

Entre as competências e habilidades que compõem o perfil do profissional de Secretariado, é INCORRETO afirmar:

• A.

  Descomprometimento com a alta direção da empresa.

• B.

  Responsabilidade social e com a filosofia da empresa.

• C.

  Proatividade e mentalidade orientada para soluções.

• D.

  Planejamento estratégico e conhecimento de mercado.

• E.

  Busca pelo aumento do grau de flexibilidade e empatia nas relações interpessoais na empresa.